Temat tygodnia: Czekając na Inbox, czyli jak sobie radzić z mailami, zadaniami i projektami
Sprawdź jakich aplikacji, usług i rozszerzeń do przeglądarek używają blogerzy Spider's Web i podziel się nami, twoimi sposobami na organizacje pracy.
Mateusz Nowak: Głównie organizację pracy opieram na poczcie email i liście zadań. Od wielu lat korzystam głównie z Gmaila, który bardzo przypadł mi do gustu i w moim osobistym rankingu deklasuje m.in. Outlooka oraz pocztę Yahoo. Przyznam jednak, że z utęsknieniem czekam na testy Inbox by Gmail, gdyż mimo tego, że poczta Google jest najlepszą jaką przyszło mi testować, to jej funkcjonalność pozostawia wiele do życzenia. Głównie dlatego, że oferowane możliwości, na dobrą sprawę, nie zmieniły się od kilku lat.
W ostatnim czasie testowałem kilka narzędzi do realizacji zadań. Sporo spotkań i ważniejszych wydarzeń wpisuję do kalendarza Google, więc poszukiwania listy zadań zacząłem od testów google’owego rozwiązania. Niestety nie spisało się, gdyż jest toporne, niewygodne i działa oraz wygląda niczym wyjęte z zeszłej epoki.
Dlatego przerzuciłem się najpierw na Trello, potem na AnyDo, aż finalnie wylądowałem w Wunderlist. To świetny kombajn, pozwala na zapanowanie nad prywatnymi sprawami, służbowymi zadaniami i wszystkimi rzeczami, które mamy do zrobienia. Brakuje mu jednak funkcji obecnej w AnyDo, która na początku każdego dnia przypomina o sprawach do zrobienia i pozwala wybrać przedział czasowy, w którym chcemy się danym zadaniem zająć.
Równolegle korzystam też z Trello. To narzędzie, na którym w sporej mierze opiera się praca Spider’s Web. To w ten sposób rezerwujemy tematy, którymi chcemy się zająć, wymieniamy się pomysłami i informujemy o stanie prac nad danymi projektami.
Wspomagam pracę narzędziami pozwalającymi na wymianę informacji w chmurze. Notatki tworzę w Evernote, a dłuższe szkice oraz praktycznie wszystkie teksty zapisuję w Dokumentach/Dysku Google. Dzięki czemu mogę zapisać kilka pomysłów nawet będąc z psem na spacerze, a następnie rozwinąć je i zgłębić temat, gdy będę już przy komputerze. Zaś do synchronizacji dokumentów, korzystam przede wszystkim z chmury Dropbox.
Wszystkie wymienione wyżej usługi są dostępne z poziomu komputera oraz na smartfonie - u mnie z Androidem i częściowo również na Lumii z Windows Phone. Na komputerze korzystam głównie z przeglądarkowych wersji usług. Z małymi wyjątkami... Do Dropboksa używam oficjalnej aplikacji dla Ubuntu. Zaś do obsługi kalendarza Google, Evernote’a i Wunderlista (szczególnie polecam dodatek Wunderlist New Tab) wykorzystuję rozszerzenia dla przeglądarki Chromium.
Jako dodatki dla przeglądarki zainstalowałem też Save to Pocket oraz Send to Kindle, które podobnie jak Evernote Web Clipper pozwalają na wysyłanie artykułów do przeczytania w późniejszym terminie. Długie wywiady, reportaże i obszerne artykuły wysyłam na Kindle’a. Krótsze do Pocketa. Zaś do notatnika Evernote przesyłam treści, które chcę zapisać na później - tak, żeby móc je łatwo odnaleźć za kilka tygodni, miesięcy lub lat.
Często zmieniałem przeglądarki internetowe i rozszerzenia dla nich, smartfony i aplikacje do realizacji zadań oraz obsługi kalendarza, jednak bez zmian pozostaje jedno. Stale korzystam z Gmaila. Niestety nie dlatego, że jest idealny a dlatego, że nie znalazłem lepszej usługi. Dlatego też liczę, że upoluję niebawem zaproszenie do Inboksa i na własnej skórze sprawdzę jak się sprawuje nowa usługa Google.
Cała reszta aplikacji, rozwiązań mobilnych i cyfrowych usług została już przeze mnie starannie dobrana i w dużym stopniu sprostała oczekiwaniom. Teraz potrzebuję jeszcze tylko poczty email na miarę 2014 roku.
Dawid Kosiński: Nie będę zbyt oryginalny, ale używam przede wszystkim przepisywania wydarzeń z Gmaila na Google Kalendarze. Niestety tak samo jak większość agencji PR-owych nadal nie opanowała sztuki wklejania do maili linków do dysków w chmurze zamiast dodawania do nich załączników, próżno jest szukać firm, które przy zapraszaniu dziennikarzy na różnego rodzaju imprezy dodają ich do wydarzenia na Facebooku lub w Kalendarzu Google. To smutne, zwłaszcza w przypadku branży IT.
Może się to wydawać dziwne, ale nie potrzebuję dodatkowych aplikacji, które pomogą w zarządzaniu swoim czasem. Kilka platform, portali społecznościowych, trzeba mi jeszcze dodatkowych usług? Podejrzewam, że przypominanie haseł zajęłoby mi więcej czasu niż bym zaoszczędził przy okazji używania wspomnianych programów. Co nie zmienia faktu, że będę korzystał z Google Inbox. Główną zaletą tej usługi jest to, że robi wszystko za mnie i jest zintegrowana z Gmailem, jednym z najpopularniejszych klientów poczty na świecie.
Trello, Wunderlist, Any.do - Wszystkie te aplikacje są cudowne, ale żadna nie ma nawet dziesiątej części potencjału od ogromnej korporacji, przetwarzającej setki terabajtów danych dziennie. Teraz pozostaje nam czekać na odpowiedniki tej usługi od Apple i Microsoftu. Nie trzeba pytać, czy się one pojawią, ale kiedy to się stanie. Podejrzewam, że niebawem.
Do zarządzania zadaniami w metodologii GTD (Getting Things Done), stworzonej przez Davida Allena używam polskiej aplikacji Nozbe - którą mogę z czystym sumieniem polecić. Najczęściej korzystam z aplikacji webowej Nozbe, istnieją jednak natywne aplikacje na wszystkie platformy. Zapewnia integrację z Dropboksem, Evernote i Google Calendar.
Do notowania, pisania, zachowywania screenshotów, rachunków, list z zakupami i mnóstwa innych rzeczy używam od wielu już lat rewelacyjnego Evernote. Wcześniej używałem OneNote z pakietu biurowego Microsoftu i zgodzę się z tymi, którzy traktują to narzędzie jako równie dobre - również doskonale się do tego nadaje.
Google Inbox jeszcze nie widziałem, i nikt jeszcze mnie nie zaprosił, więc wiem czego się spodziewać jedynie z artykułów na Spider's Web i w innych miejscach sieci. Na pewno sprawdzę, gdy będę miał możlwość.
Piotr Barycki: Gmailowy mail oczywiście w Mailboksie. Bez tego nie wyobrażam sobie w ogóle korzystania z poczty. Szczególnie, że próbowałem już chyba wszystkich możliwych sposobów organizacji poczty - od skomplikowanych reguł, przez flagowanie, aż po po prostu próby odpisywania na wszystko od razu. Nic z tego nie wypaliło, więc został Mailbox, który sprawuje się doskonale - i docelowo na wszystko odpowiadam i mam spokój ducha zaglądając do skrzynki pocztowej np. w sobotę wieczorem. Wszystko czeka na swój czas.
Teraz testuje Inboxa od Google i choć wiele elementów jest podobnych, trochę jednak mu brakuje, ale o tym innym razem. Mam natomiast nadzieję, że po odpowiedniej rozbudowie będzie w stanie zastąpić i klienta poczty i prostą aplikację do zadań. Potencjał jest w każdym razie ogromny.
Kalendarz - Google, ale z pośrednictwem Sunrise. Może niekoniecznie z powodu jakichkolwiek dodatkowych funkcji, ale z powodu wyglądu i przejrzystości, z którymi trudno konkurować innym produktom.
Do kalendarza Google trafiają też zresztą zadania do wykonania. Po prostu lubię układać sobie wszystkie zadania w odpowiedni, czytelny sposób, ale też nie potrzebuję do tego niesamowicie skomplikowanych narzędzi. Po prostu to co robię ich nie wymaga. Z tego też powodu porzuciłem np. duet Any.do + Any.do Cal. Oczywiście są to świetne aplikacje i też nie należą do najbardziej skomplikowanych, ale i tak oferowały jak dla mnie za dużo. Za to Any.do Cal bez wątpienia należy do jednych z najpiękniejszych aplikacji i zdecydowanie warto spróbować.
Piotr Grabiec: W przeciwieństwie do wielu znajomych i kolegów z redakcji nie jestem szczególnie zainteresowany Google Inbox. Wszystko z tego względu, że po aktualizacji do OS X 10.10 Yosemite przesiadłem się wreszcie w pełni na pocztę od Apple. Owszem, ma ona mnóstwo wad, ale jednak integracja Mail.app w iOS i OS X ułatwia życie, tak samo jak działające wreszcie Handoff. Google mi tego nie zapewni.
Korzystam dziś z wielu adresów poczty email. Gmail zbiera je wszystkie i przekazuje dalej na iCloud. Oprócz tego do Mail.app mam wpięte służbowe konto Exchange. W Inbox nie mógłbym mieć więc całej poczty, bo nowa usługa Google obsługuje tylko Gmaila i odbieranie przekierowanych maili - a ze względu na politykę firmy nie mogę przekierować poczty z Exchange automatycznie...
Z Inbox jest też ten problem, o czym wspominał Przemek w swojej recenzji, że wymusiłoby to zmianę całego mojego workflow pracy na komputerze. Nie jestem przekonany, czy Inbox jako usługa webowa jest tego warta, skoro pracuję w ekosystemie usług i produktów Apple. Do zarządzania zadaniami korzystam z innych usług, wypracowałem sobie pewien tryb pracy i nie chcę go zmieniać. Patrząc na historię nie ufam też Google, że Inbox nie zniknie za rok i nie zostanę z ręką w nocniku.
Gdybym miał komputer z Windows i Androida jako główne narzędzia do pracy, to bym się nie zastanawiał i testował Inbox z chęcią. W obecnej sytuacji, czyli korzystając z Maka i iPhone'a dostęp do Google Inbox miałbym na telefonie w formie aplikacji (która nigdy nie będzie tak zintegrowana z systemem jak Mail.app) oraz w przeglądarce Chrome na komputerze (którą porzuciłem właśnie na rzecz Safari).
Koniec końców zostaję przy klasycznym podejściu do poczty z wszystkimi jego wadami, a Google by przekonać użytkowników urządzeń Apple musi zrobić coś więcej, niż usługę webową. A na to się nie zanosi.
Przemysław Pająk: Ja stosuję od dawna pielęgnowany system pracy. Korzystam z Gmaila, który jest dla mnie centrum informacyjnym nt. projektów, nad którymi pracuję. Stosuję - zawsze i bezwzględnie - politykę ‚inbox zero’, co oznacza, że w mojej skrzynce odbiorczej zawsze widnieje liczba 0 sygnalizująca liczbę nieprzeczytanych e-maili. Jeśli tak nie jest, oznacza to, że jeszcze jest praca do wykonania.
Maile odczytuję dosłownie w momencie, w którym przychodzą. Nigdy nie zostawiam ich na później. Oczywiście nie wszystko z maili od razu jest wykonywane - część z nich to informacje nt. realizacji projektów, dodatkowe informacje, itd. To wszystko jest przedmiotem mojego połączenia Gmaila z Things - doskonałym menedżerem zadań na OS X.
Tam też wpisuję kolejną aktualizację stanu danego projektu od razu wyznaczając datę kolejnego ‚follow-upu’, czyli kolejnego kroku, który musi być wykonany.
Korzystam także z Wunderlist do pracy grupowej, Facebooka, który jest dla mnie podstawowym narzędziem komunikacji w pracy oraz Reedera i Twittera, które obserwuję bezustannie w ciągu dnia. Tu także stosuję zasadę inbox zero - zawsze jestem na bieżąco z RSS-ami oraz tweetami, co w moim typie pracy jest najważniejsze. Tu utrzymać ‚inbox zero’ jest trudno ze względu na potężną dawkę źródeł, które obserwuję, ale w normalnych biurowych dniach nie mam z tym problemu.
*Zdjęcie główne pochodzi z Shutterstock.
