#HomeOffice: Przeniesienie biznesu do sieci to konieczność

Pracuję zdalnie od 10 lat. Od 9 lat nie melduję się w biurze, a swojego szefa widuję raz w roku. Home office to chleb powszedni przedsiębiorstwa, w którym jestem zatrudniony. Biorąc pod uwagę wypadki ostatnich miesięcy, można powiedzieć, że jako firma, byliśmy doskonale przygotowani do działania w szczególnych warunkach pandemii.

Z drugiej strony obserwuję z zainteresowaniem, jak inni radzą sobie w tym szczególnym czasie. Zdarzyło mi się nawet pomagać znajomym w przeniesieniu stanowiska pracy do domu. Mówię tutaj o elementarnym, można powiedzieć technicznym poziomie, gdy sam pracodawca miał problem z zapewnieniem stanowiska pracy i nie zdawał sobie do końca sprawy, jakie narzędzia i sprzęt są niezbędne, by ją wykonywać.

Pandemia COVID-19 pokazała, że przedsiębiorcy także z branż niezwiązanych z internetem nie mogą skutecznie działać bez cyfrowych narzędzi. Przy okazji problemów w moim aucie szukałem w ostatnich dniach strony internetowej warsztatu samochodowego, z którego zazwyczaj korzystam. Chciałem się dowiedzieć, czy naprawa jest w ogóle możliwa w obecnych warunkach, a telefon bezpośrednio do znajomego mechanika nie odpowiadał. Moje wysiłki okazały się próżne. Warsztat nie tylko nie ma własnej witryny, ale jego właściciel nie zadbał o dodanie firmy w Mapach Google. Jazda za miasto, by sprawdzić czy warsztat działa zupełnie mi się nie uśmiechała. Musiałem poszukać innego zakładu.

Podobnych sytuacji miałem kilka. Dotyczyły różnych branż: budowlanej, motoryzacyjnej czy handlu.

Wniosek jest jeden – jeżeli zależy ci na utrzymaniu klientów oraz pozyskiwaniu nowych, powinieneś mieć stronę WWW. Witryna internetowa  stała się niezbędnym minimum w realiach, których obecnie doświadczamy. Zwłaszcza że koszty stworzenia firmowej strony można uznać niemal za symboliczne.

Aby stworzyć stronę internetową oprócz domeny, która będzie naszym adresem i wizytówką w sieci, potrzebny jest również rzecz jasna hosting. Hosting to nic innego jak miejsce dla danych strony WWW. W końcu strona nie może być zawieszona w próżni. Witryna internetowa nie byłaby w stanie istnieć bez hostingu, dlatego domena i hosting to nierozłączna para, która umożliwi skuteczny start twojego biznesu w internecie.

Co roku odnawiam własną domenę i hosting w home.pl. Robię to, gdyż daje mi to pewność, że moi czytelnicy zawsze odnajdą mnie w sieci i ja również będę miał możliwość skontaktowania się z nimi.

Dlaczego akurat home.pl? Spośród firm hostingowych szukałem przede wszystkim dostawcy, który zapewnia regularne kopie bezpieczeństwa i posiada profesjonalne data center mieszczące się w Polsce. Dzięki temu wiem, że pliki mojej strony są odpowiednio zabezpieczone, a strona internetowa będzie działała bez zarzutu. Dodatkowo na moim hostingu nie muszę się martwić o wielkość transferu, gdyż jest on nielimitowany oraz mam dostęp do bezpłatnego instalatora CMS, co było dla mnie szczególnie ważne przy zakładaniu strony.

Założenie firmowej strony WWW i rozwinięcie biznesu online jest jednym z najczęściej podejmowanych kroków w świecie opanowanym przez COVID-19, szczególnie, że początkowe koszty są naprawdę niewielkie. Wykupienie domeny, np. popularnej domeny .pl to koszt zaledwie 3,66 zł netto/rok (czyli 1 grosz dziennie!), natomiast dobrej jakości hosting można założyć już za 23,10 zł netto opłaty rocznej.

Wśród znajomych mam osoby, które otrzymały, co prawda narzędzia do pracy, ale są one archaiczne lub zupełnie nie sprawdzają się w komunikacji w nowych realiach.

Przykład? W jednym z przedsiębiorstw praktycznie cała komunikacja wewnątrz firmy odbywa się teraz wyłączenie za pośrednictwem e-maila i telefonu. Uznano, że taki model się sprawdzi, bo wcześniej pracownicy musieli otrzymać ustną zgodę na ważniejsze działania.

Pracownik wysyła e-maila, czeka na odpowiedź, bywa, że trafia on do niewłaściwej osoby. Dochodzi do sytuacji, że dzwoni do swojego szefa, by poinformować go, że... Wysłał e-maila. Szef z rozbrajającą szczerością odpowiada, że go nie otrzymał, bo obsługą skrzynki, na którą wiadomość trafiła, zajmuje się sekretarka, która ma dziś problemy z dostępem do konta. Gdy byłem świadkiem powyższej sytuacji, złapałem się za głowę. Proces decyzyjny, który wcześniej trwał maksymalnie godzinę, wydłużył się do kilku godzin, a w skrajnych przypadkach kolejnego dnia.

Rzecz jasna, winić za taki stan rzeczy można kulturę organizacyjną w firmie i zarządzanie w skali mikro przez prezesa, który chce decydować o najdrobniejszych szczegółach działalności. Niemniej, nawet przy takim modelu nie zapewniono odpowiednich narzędzi do sposobu pracy.

Problem rozwiązałby np. Slack czy Microsoft Teams. Charakter Teams bardzo dobrze oddaje slogan stworzony przez Microsoft: „pracuj zdalnie bez poczucia odległości”. Teams zatem to komunikator i czat, miejsce wirtualnych spotkań pracowników i przestrzeń współdziałania.

Tym bardziej, że obecnie Teams jest darmowe przez pół roku. Przedsiębiorca może stworzyć na nim konta nawet dla 1000 pracowników. Dostęp do narzędzia uzyskamy nie tylko na komputerze, ale również urządzeniach mobilnych. Dostęp do darmowej usługi możemy zapewnić sobie również za pośrednictwem home.pl.

A co, gdy sam komunikator to za mało? home.pl oferuje również najważniejsze narzędzie Microsoftu, czyli Office 365. Większości użytkowników kojarzy się on z edytorem tekstu Word, arkuszem kalkulacyjnym Excel czy narzędziem do prezentacji PowerPoint. W praktyce możliwości Office'a 365 są znacznie szersze i zapewniają dostęp do wspomnianego już Teamsa, 1 TB pamięci w chmurze OneDrive dla każdego użytkownika czy pocztę Exchange. Office 365 pozwala również na edycję plików w trybie online, współpracując z innymi członkami zespołu (a to wszystko za pośrednictwem laptopa lub urządzenia mobilnego)..

Niezastąpionym narzędziem w pracy zdalnej staje się również TeamViewer. Pozwala on łączyć się zdalnie z dowolnym komputerem. Dzięki niemu dział IT w firmie pomoże każdemu pracownikowi, który ma problemy z wykonywaniem obowiązków w domu np. z powodu problemów technicznych. home.pl oferuje TeamViewera w 3 wersjach: Business, Premium i Corporate.

home.pl oferuje wszelkie istotne narzędzia przydatne do pracy zdalnej w czasach pandemii. Oprócz domen, hostingu i usług opisanych powyżej w jednym miejscu znajdziemy takie narzędzia jak NordVPN, G Suite, kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign by Asseco i wiele innych usług niezbędnych w każdym home office.

W tym trudnym czasie każda pomoc jest na wagę złota. Przedsiębiorcy zostali zmuszeni do podejmowania radykalnych działań. Wymaga to przyswajania wiedzy w obszarach, które do tej pory były poza ich zainteresowaniem. home.pl stara się pomagać klientom, którzy stanęli w obliczu konieczności dostosowania biznesu do obecnych realiów. Przez całą dobę działa infolinia pod numerem +48 504 502 500. Jej pracownicy pomagają przedsiębiorcom, odpowiadając na ich pytania i wątpliwości.

* Artykuł powstał we współpracy z home.pl