Produktywność to mit
W sieci znajdziemy dziesiątki tekstów dotyczących produktywności. Zestawienia najlepszych aplikacji do zadań. Podsumowania najlepszych programów do notowania ważnych informacji. Przeglądy najskuteczniejszych sposobów na sprawna walkę z upływającym czasem.
Po przeczytaniu każdego kolejnego tekstu z powyższego zestawienia ostatecznie i tak odczuwam pustkę. Nie dowiaduję się z nich niczego nowego. Czasem pojawi się jakiś banał, który warto zaadaptować we własnym życiu. Np. jeżeli wciąż zapominacie o tym, czy zamknęliście drzwi do mieszkania albo auta, to polecam zaraz po zamknięciu wypowiedzieć na głos to, co właśnie zrobiliście. Odkąd wyrobiłem w sobie ten nawyk, praktycznie nigdy nie zapominam o tych błahych czynnościach i przestałem się stresować tym, że auto tylko czeka na eksplorację przez nieznajomych.
Idąc dalej, jeżeli tobie również wydaje się, że przeglądając kolejne teksty na temat najlepszych sposobów na produktywność w dalszym ciągu odczuwasz pustkę, to masz racje. Produktywność to mit. Nie ma czegoś takiego jak złoty środek, dzięki któremu raz na zawsze pozbędziemy się problemów związanych z brakiem czasu, czy kłopotów z odnajdywaniem się w chaosie pracy, który sami tworzymy. Można próbować, ale jeżeli nie zrozumiemy tego, że produktywność to w dużej mierze rutyna i wygoda, to możemy zapomnieć o zmianie swojego życia na lepsze.
Wbrew pozorom nie powinniśmy na siłę szukać rozwiązania, które będzie wspomagać naszą produktywność
Przemek korzysta i zachwala Things, Mateusz preferuje Trello, Łukasz szuka złotego środka i chyba sam nie wie co dalej. Ja sam korzystam z WorkFlowy i Inboxa. Znam ludzi, którzy w dalszym ciągu korzystają z kartki papieru. Każda z tych osób uważa, że ich rozwiązanie jest dobre i pewnie każda ma rację, bo… tak naprawdę problemem nie są ludzie, którzy są w pełni świadomi technologii i dostępnych dzięki nim możliwości.
Problem produktywności jest bardziej złożony. Nie uczą nas o tym w szkole, nie mówią o tym w domu. Po wejściu w dorosłość okazuje się, ze tracimy czas na sprzątanie pulpitu, czy instalowanie aplikacji, które na dłuższa metę i tak nie są nam potrzebne.
Z produktywnością jest jak z przedsiębiorczością. Wiadomo, że jest, ale nie wiadomo jak to działa. Niby uczą nas o tym w szkole, ale kto po ukończeniu liceum wie jak założyć firmę, rozliczać podatki i wysłać PIT?
Rzeczywistość wygląda tak, że nikt nam nie powie jak mamy prowadzić firmę. Musimy dojść do tego sami. Mamy łatwiej, jeżeli rodzice lub ktoś z rodziny prowadzi biznes, ale nawet w takiej sytuacji realia naszego biznesu mogą być zgoła odmienne od tego, co robią rodzice. Różne są drogi do prowadzenia firmy, zarządzania zespołem, finansami. Wiele firm, różne modele biznesowe, ale wszystko prowadzi do jednego - generowania zysków.
Z produktywnością jest tak samo. Nikt nas tego nie nauczy. Chaos jaki panuje w naszym życiu musimy ogarnąć sami. Musimy uczyć się na błędach, wyciągać wnioski. Tak samo jak nie ma jednego sposobu na naukę, tak też nie ma jednego sposobu na ogarnięcie swojego workflow (wiem, sam też nie lubię zapożyczeń, ale to słowo pasuje tutaj idealnie). Różnego rodzaju aplikacji, narzędzi i porad jest pod dostatkiem. Rzecz w tym, że każdy powinien znaleźć coś dla siebie. Mimo że sam mam swój workflow opanowany do granic możliwości, wciąż sprawdzam i testuję nowe rozwiązania. Z reguły wychodzi na to, że i tak wracam do swoich ulubieńców, ale uwierzcie mi, testowałem wszystkie dostępne narzędzia. Sprawdzałem w każdy możliwy sposób. Ostatecznie znalazłem swoją ścieżkę i realizuję ją skutecznie od kilkunastu miesięcy. Zarażam swoim sposobem pracy kolejne osoby i nie obawiam się, że wprowadzam je na minę. Co więcej, po jakimś czasie dziękują za wskazówki i porady.
Jak być produktywnym?
Jeżeli nawet najlepszy program nie odpowiada metodologii naszej pracy, to nie zmienimy niczego na lepsze. Prawidłowy tryb pracy, a właściwie jego brak, doprowadza często do furii spowodowanej błahymi sprawami. Znów zapomniałem zrobić xyz. Nie wstawiłem prania. Nie zawiozłem garnituru do czyszczenia. Zapomniałem wysłać maila z ofertą. I tak dalej.
Codziennych problemów jest masa, więc pytanie brzmi: jak sobie z nimi radzić? Po pierwsze i najważniejsze, przestańmy się skupiać na tym co nas rozprasza najmocniej. Nie ważne jest, by zapisać sobie zadanie do realizacji. Ważne jest, by je zrealizować. Nie zapisujmy na liście zadań punktów, które będziemy przekładać z miesiąca na miesiąc. Może to brzmieć śmiesznie, ale działajmy projektowo i długofalowo. Nie ma sensu do aplikacji z zadaniami dodawać takich podpunktów jak wstawienie prania. Jeżeli o tym nie pamiętamy, to w końcu i tak będziemy musieli się tego nauczyć, bo zapas skarpetek i koszulek prędzej czy później się skończy.
Jeżeli przed nami jest remont mieszkania to nie - nie jest najważniejszym pojechać i zobaczyć jaki jest wybór tapet w promieniu 30 kilometrów. Istotne jest, by na spokojnie, wtedy kiedy mamy do tego głowę, wsiąść do auta i zrobić kurs po najbliższych sklepach. Zdecydowanie lepiej przed tym przejrzeć Internet i jechać w konkretnym celu. Przejrzeć milion inspiracji zamiast miliona kolorów farb. Najpierw zdecydować co chcemy robić, a dopiero później się za to zabierać.
Pamiętacie „Chłopaki nie płaczą” i tę scenę?
Wbrew pozorom, to pytanie jest bardzo wskazane na początku drogi ku produktywności. Jeżeli nie wiesz, co chcesz w życiu robić, to tego nie zrobisz. Jeżeli nie wiesz, co jest twoim celem, to nie rozbijesz tego na zadania, które musisz realizować. Jeżeli musisz zapisywać rzeczy banalne, to jeszcze nie rozumiesz, że musisz je robić “z automatu”, bo tego wymaga od ciebie dorosłość.
Swoją drogą znajomi często pytają mnie, jak znajduję czas na oglądanie seriali.
A odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta. Jeżeli czuję, że muszę odreagować kilka spotkań w ciągu dnia, to siadam i oglądam serial w trakcie posiłku. Dodatkowo mało sypiam, ale to już inna para kaloszy. Ważne jest, by umieć dobrze podzielić czas na rozrywkę i czas na pracę. Jeżeli faktycznie w danej chwili nie masz kompletnie werwy, by coś zrobić coś produktywnego, to przestań i wróć do tematu za godzinę. Brnięcie w bezproduktywność na pewno nie pomoże w zrealizowaniu kolejnego zadania.
Codzienna lista zadań nie powinna dotyczyć rutynowych czynności. Jeżeli macie coś do zrobienia i nie wiecie jak się za to zabrać, niech to będzie nawet praca magisterska, to zanim siądziecie do roboty zacznijcie czytać o tym jak inni zrobili to sami. Prędzej czy później zabłyśnie światełko w tunelu i zaczniecie pracować nad tym, co wcześniej wydawało się niemożliwe. Myśli w stylu „nie wiem”, „nie umiem”, „nie chce mi się”, „zrobię to jutro” zamienią się „ok, mam to i to, muszę zrobić jeszcze to”. I tutaj dochodzimy do meritum. Jeżeli pojawia się taki punkt w pracy, to jest to idealny moment, by dopisać coś do listy zadań na jutro, lub na kolejnych kilka dni.
Trzymając się tych zasad, nie jest ważne, z jakiej aplikacji będziesz korzystać. Czy to będzie Todoist, Wunderlist, Any.do, WorkFlowy, Asana, czy zwykły kalendarz. Najważniejsze to znaleźć swój własny system, mieć poukładane w głowie, wyrobić rutynę i pozostać z produktywnością przy zdrowych zmysłach.
Bajki w stylu “jak tylko wyznaczysz sobie cel, możesz osiągnąć wszystko” można odłożyć na półkę.
Nie ma możliwości, by osiągnąć wszystko, co sobie zaplanujemy. Podstawą działań jest wyznaczenie priorytetów i realizacja tych tematów, które przełożą się na konkretny cel. I nawet tutaj nie ma gwarancji, że uda się zrobić wszystko, co sobie zaplanowaliśmy. Nawet najlepsza aplikacja do zadań nie sprawi, że nagle posiądziesz umiejętność panowania nad czasem i zrobisz wszystko to, co planowałeś.
Prawdopodobnie żaden guru produktywności, który powiedział kiedyś, że można zrobić wszystko, nie zrobił nawet w kilkudziesięciu procentach tego, co miał zaplanowane. Nie zrobił, bo jest to niemożliwe.
Nie zrobił tego, bo produktywność to w dużej mierze mit, nakręcany przez kolejne, cudowne aplikacje, tworzone przez początkujących programistów. Produktywność to nic innego jak doświadczenie, umiejętność radzenia sobie z bieżącymi zadaniami, konsekwencja w ich realizacji i umiejętność oddzielania ziaren od plew.
Oddzielania tematów ważnych i potrzebnych, od tych, które są nieistotne.
* Grafika: Shutterstock
