Kończę z aplikacjami To-Do. Wystarczy (nie)zwykły kalendarz

Ulżyło mi. Z mojego docka zniknęła ikonka Todoista i Evernote’a, a ja od razu poczułem się lepiej. Konto tego pierwszego usunąłem permanentnie i choć jest to rewelacyjne narzędzie, to nie planuję zakładać konta ponownie.

Spędziłem dwa miesiące pedantycznie zapisując każde zadanie w aplikacji. Pilnując notatek każdego projektu i segregując je w Evernote na zmianę z OneNote. Regularnie czyszcząc maila by osiągać codziennie status „inbox zero”. Aż w końcu najzwyczajniej w świecie mnie to zmęczyło.

Jestem zasadniczo dość chaotycznym człowiekiem. Nie mogę powiedzieć, żebym był źle zorganizowany, ale zasadniczo jestem oddalony o lata świetlne od poziomu, jaki prezentują guru produktywności. I w końcu zacząłem się z tym czuć źle. Ostatecznie o rozpoczęciu takiego eksperymentu zadecydował jednak zwykły pragmatyzm - po prostu naraz zacząłem pracować nad tyloma rzeczami, iż w końcu nie byłem w stanie wszystkiego „ogarnąć”.

Po raz pierwszy więc zacząłem poważnie traktować te wszystkie „15 rzeczy, które robią ludzie sukcesu”, „10 narzędzi, dzięki którym będziesz bardziej produktywny”, „25 cech prawdziwego enterpreneura” i tak dalej, i tak dalej, wszystkie te bzdurki. Postanowiłem sprawdzić, czy te wszystkie mądre rady, które wdrażają ci wszyscy ludzie sukcesu, faktycznie mają szansę w starciu z moją dezorganizacją.

Pierwszym krokiem był wybór aplikacji To-Do. Nie było to moje pierwsze podejście do tego typu aplikacji, więc ostateczna decyzja zapadała między Wunderlist a Todoist i to ten ostatni wygrał, oferując znacznie bardziej przyjazny interfejs, lepsze zarządzanie projektami, i wprowadzając element gamifikacji w postaci punktów Karmy, które zbierałem z uporem maniaka… przez pewien czas.

Dotychczas nie korzystałem też przesadnie z kombajnów pokroju Evernote i OneNote, bo zwyczajnie nie miałem takiej potrzeby. OneNote skrywa w zasadzie tylko kolekcję moich notatek ze studiów i nic więcej. Guru produktywności polecają jednak Evernote’a jako narzędzie ostateczne, więc nie mogłem nie spróbować.

Ostatnim punktem było odnalezienie klienta poczty, który pozwoli mi zapanować nad bałaganem w mojej skrzynce. Po kilku dniach poszukiwań i testów wybór padł na Mailboxa, którego jedyną wadą jaką mogę wskazać (względem mojego użytkowania) jest za mały wybór kont email, które można przypisać - wyłącznie Gmail i iCloud, więc nie mogę do niego podpiąć mojego Hotmaila.

Na moich urządzeniach zagościł też szereg aplikacji wspomagających produktywność, playlisty z odgłosami pomagającymi się skupić, etc. Wszystko, co zaleca się osobom niezorganizowanym.

Wytrwałem w tym eksperymencie 60 dni i choć wiele z niego wyniosłem, to ostatecznie… chyba kiepski ze mnie materiał na „ąterprenera”. Chociaż kto wie, w końcu milionerzy też nie używają list To-Do.

A raczej mój workflow oparty o chaos okazał się być bardziej skuteczny, niż ten oparty o porządek. Zamiast na siłę organizować każdy dzień, zacząłem po prostu wykorzystywać narzędzia ułatwiające mi pracę. O wiele lepiej czuję się, kiedy nie mam przed sobą listy zadań na konkretny dzień, bo dobrze wiem, że o tych naprawdę ważnych po prostu będę pamiętał. Zawsze hołubiłem zasadzie, że jeśli o czymś zapominasz, to znaczy, że nie było to aż tak ważne (nauczyciele niekoniecznie się zgadzali, gdy zapominałem o pracy domowej…) i do dziś ta zasada sprawdza się w moim życiu całkiem nieźle.

Po początkowym okresie rzucenia się na główkę w nowe narzędzia, zacząłem więc z niektórych stopniowo rezygnować.

Pierwszy w odstawkę poszedł Evernote. Koncepcja „everything basket” (umieszczania wszystkich jajek w jednym koszyku) może jest kusząca dla wielu osób, ale w moim przypadku znacznie lepiej sprawdza się skuteczne rozdzielenie wszystkich sfer zawodowych ze sferą prywatną, jeśli chodzi o narzędzia.

Tym sposobem organizację pracy dla Spider’s Web przeniosłem do… Trello, z którego i tak korzystamy na co dzień, planując publikacje. To świetne, proste narzędzie do zarządzania projektami, a przejrzystość tablic nie ma sobie równych.

Wszystkie notatki i zadania związane z innymi projektami, nazwijmy to, „pisanymi”, przeniosłem do Scrivenera, w którym utworzyłem osobne manuskrypty dla każdego projektu. Osobny dla bloga, osobny dla książki, etc. Dzięki temu, że Scrivener jest niezwykle rozbudowanym programem do pisania, sekcja „research” z powodzeniem zastąpiła mi dedykowany notatnik.

W końcu sferę prywatną trzymam w większości na smartfonie. Najważniejsze informacje, których potrzebuję na co dzień mam zawsze pod ręką.

Do tego dochodzą trzy aplikacje, które wykorzystuję w każdej ze sfer, czyli Sunrise, Mailbox i Pocket. Ten ostatni stał się dla mnie centrum informacyjnym, które zastąpiło mi nawet zakładki w przeglądarce. Materiały do różnych zastosowań segreguję odpowiednimi tagami i zawsze wiem, gdzie szukać zapisanych treści.

Mailbox z kolei okazał się jedyną aplikacją, która przetrwała eksperyment i nie wyobrażam już sobie powrotu do innego klienta poczty. Prosty w obsłudze, niezawodny, synchronizuje się z Dropboxem… do tego faktycznie łatwo uzyskać w nim status „inbox zero” dzięki przejrzystej segregacji list i możliwości ręcznego wybrania terminu dostarczenia maila. Jeśli więc przychodzi do mnie wiadomość, którą będę mógł się zająć dopiero następnego dnia, automatycznie zmieniam datę jej otrzymania na inną, by nie musieć o niej pamiętać.

Jeśli zaś chodzi o Sunrise, to nadal nie znalazłem lepszej aplikacji kalendarza i odkąd podziękowałem za współpracę listom To-Do, zacząłem po prostu wpisywać zaplanowane wydarzenia do kalendarza znacznie częściej, niż robiłem to dotychczas. Ta aplikacja towarzyszy mi od ponad roku i choć próbowałem wielu innych, to wciąż żadna nie może się równać przejrzystością oraz estetyką, szczególnie z mobilną wersją Sunrise. Do tego dochodzi możliwość podpięcia innych usług i wielu kalendarzy, a skoro nie tak dawno przejął ją Microsoft, to spodziewam się w niedługim czasie jeszcze większej liczby udogodnień.

Główne powody są w zasadzie dwa. Przede wszystkim w pewnym momencie złapałem się na tym, że często brakuje mi czasu, żeby dodać jakieś zadanie do listy, albo też w ferworze zajęć zapominam odhaczyć wykonanego zadania. To z kolei przeterminowuje się, przechodzi na następny dzień, a punkty Karmy w Todoiście spadają… Do tego niemal codziennie zdarzały się takie zadania, które ustawicznie przesuwałem na kolejny dzień, bo były na tyle nieistotne, że nie było potrzeby zajmować się nimi od razu. A skoro tak, to po co w ogóle dodawać je do jakiejś listy?

Druga rzecz to proste przytłoczenie nadmiarem widocznych zadań do zrobienia. Nigdy nie zastosowałem całej metodologii GTD, nie wpisywałem do listy takich oczywistych oczywistości jak „umyć zęby”, „zrobić kawę”, „nakarmić kota”… bo i po co? Mimo tego bywały dni, w których patrzyłem z rana na listę zadań, gdzie czekało na mnie kilkadziesiąt pozycji. I nie, nie działa to motywująco. Moją reakcją było raczej „o mój Boże, jak ja znajdę na to czas?”.

A tak naprawdę… znajduję go i bez listy To-Do, robiąc dokładnie te same zadania (albo i więcej, bo przecież części nie zapisuję), i przynajmniej nie czując się w żaden sposób przytłoczony. Kiedy nie mam przed sobą listy To-Do, a wiem, że mam danego dnia bardzo dużo pracy, to po prostu skupiam się na tej pracy, zamiast na jakiejś liście, posiłkując się innymi narzędziami. I sądzę, że jest to zdrowe podejście, które niepotrzebnie próbowałem zmieniać.

O ile próby „enterpreneurskiego” trybu życia opartego o totalną produktywność kompletnie się nie sprawdziły w moim przypadku, o tyle po drodze zacząłem używać wielu naprawdę użytecznych narzędzi, które ułatwiają mi codzienną pracę. W tej chwili w kolejce do wypróbowania stoją agregatory - Buffer oraz IFTTT - oraz sporo innych, drobnych aplikacji, szczególnie proste notatniki. Chętnie przyjmę też sugestie ciekawych programów, bo zawsze warto poszukiwać nowych, lepszych narzędzi.

Eksperyment polegający na kompletnym uporządkowaniu pracy jednak kończę, z wyraźnym westchnieniem ulgi. Nie wątpię, że dla milionów ludzi jest to jedyny słuszny tryb życia, ale ostatecznie w moim przypadku nie sprawdził się zupełnie. Może to kwestia „kreatywnej osobowości”, może wrodzonego lenistwa, a może po prostu poczucia, że lista To-Do nakłada na mnie smycz. Której nie czuję, gdy na przykład wpisuję coś do kalendarza.

Tak czy inaczej, nawet mając tonę spraw na głowie i mnóstwo pracy każdego dnia, warto sobie chyba pozwolić na odrobinę chaosu.

* Grafiki: Shutterstock