Milionerzy nie używają list to-do

Artykuł o takim tytule zobaczyłem w „Forbesie” i zaśmiałem się jeszcze przed czytaniem. - No tak, to dlatego ja nie jestem milionerem. Bez list to-do nie potrafię sobie bowiem poradzić - pomyślałem. Potem jednak tekst w „Forbesie” przeczytałem i zrozumiałem, że klucz wcale nie leży w nieużywaniu list. Lecz w kalendarzu.

Powiedzieć, że jestem fanem aplikacji GTD (z ang. Get Things Done) to mało - jestem wręcz uzależniony od tego, co znajduje się w aplikacjach, które mają organizować mi czas w ciągu dnia. Bez aplikacji to-do nie wiedziałbym, czym mam się zajmować, co mam do zrobienia danego dnia, na jakim etapie są projekty, nad którymi pracuję osobiście i które nadzoruję.

Codziennie jedną z pierwszych czynności, które wykonuję po przebudzeniu jest szybkie spojrzenie na listę rzeczy, jakie mam do wykonania danego dnia. Hołduję też zasadzie „inbox zero”, czyli załatwiania spraw z maila na bieżąco. U mnie zawsze wszystkie wiadomości e-mail są odczytane, praca z nich do wykonania spisana i przekierowana do innych dedykowanych aplikacji.

Mój aktualny zestaw to: Things (na OS X oraz iPhonie/iPadzie) oraz Wunderlist. Ten pierwszy do projektów służbowych, ten drugi to spraw prywatnych. Ponadto oczywiście: Mail (w aplikacji Mail na OS X oraz Outlook na urządzeniach mobilnych), Slack, Evernote, Kalendarz. W takiej kolejności.

Milionerzy pracują inaczej.

Kevin Kruse, autor tekstu w „Forbes”, który w ramach swoich badań do książki, którą pisze, przepytał ponad 200 miliarderów, olimpijczyków, przedsiębiorców i wybitnych studentów, zauważył, że nikt, dosłownie nikt z nich, nie używa programów typu to-do. Wszyscy natomiast skrupulatnie używają kalendarza do organizacji swojej pracy.

Argumenty przeciw listom to-do?

• nie biorą pod uwagę czasu na wykonanie czynności
• nie rozgraniczają pomiędzy tym, co pilne i ważne
• powodują stres

Coś w tym rzeczywiście jest. Nic mnie tak nie stresuje jak przeterminowane pozycje to-do, albo takie, które przekładam na kolejny dzień (a potem w kolejnym dniu na kolejny). Często zdarza się też tak, że dana pozycja na liście zajmuje mi nieprzewidzianie dużo czasu na wykonanie. Zazwyczaj związane jest to z dodatkowymi wydarzeniami, które wpływają na zadanie. Niejednokrotnie rozwala mi to cały roboczy dzień.

Milionerzy pracują na kalendarzach.

Wszystko ma swój określony czas. Niektórzy rozpisują wręcz wszystko co do 15 minut: 15 minut na social media, 30 minut na odpisywanie na maile, 30 minut na spotkanie z pracownikami, itd. W ten sposób są wstanie zapanować nad czasem. Chodzi o to by:

• planować wszystko (zamiast sprawdzać maile co kilka minut, zaplanuj 3 sesje w ciągu dnia, gdy to robisz)
• blokuj czasowo najważniejsze rzeczy w swoim życiu (nie pozwól przypadkowym, codziennym sprawom przejąć kontrolę nad tym, co jest dla ciebie najważniejsze)
• ustal w kalendarzu 15-minutowy domyślny czas trwania wydarzeń (gdy wdrożone, to pozwala na znacznie lepsze rezultaty w wykonywaniu codziennych czynności).

Może więc milionerzy nie używają list to-do, ale za to świetnie pracują z kalendarzami. Spróbuję przestawić się na ten typ codziennego działania.

A wtedy… kto wie?

* Zdjęcie: Shutterstock