Pracownik gorzej znosi home office? Stwórz mu... firmowy portal społecznościowy

Epidemia wymusiła masowe przejście pracowników na tryb pracy zdalnej lub częściowo zdalnej. Dla technologicznych gigantów stworzyło to niepowtarzalną okazję dla rozwoju oprogramowania wspierającego zarządzanie zespołami rozproszonymi. Dziś nie tylko duże, ale też mniejsze firmy korzystają z platform chmurowych służących pracy zespołowej. Mimo ich popularności nie rozwiązują one jednak problemu zaangażowania pracownika. Pojawił się problem oddalania się czy nawet odchodzenia pracowników od pracodawców. W USA trend ten zyskał nawet miano Wielkiej Rezygnacji. W odpowiedzi wielu pracodawców zaczęło zastanawiać się, jak sprawić, by pracownik pracujący częściowo lub całościowo zdalnie, mimo wykonywania obowiązków z domu, dalej czuł się z firmą związany i zaangażowany.

Odpowiedzi postanowiliśmy poszukać poza technologią. Jak pokazują badania (CBRE „Praca z domu czy z biura?” 2021 r.) obecnie kluczowe dla utrzymywania zaangażowanego zespołu jest tworzenie zdrowej kultury, w której ludzie są odpowiednio wynagradzani za swoją pracę i mają możliwości rozwoju. W odpowiedzi na pytanie „Jakie byłyby teraz Twoje oczekiwania wobec pracodawcy, jeśli chodzi o środowisko pracy?” 81% wskazuje jako istotną zdrową kulturę organizacyjną, 74% zdrowie fizyczne, a 60% zrównoważone strategie i bezpieczeństwo. Dlatego najlepiej z zaangażowaniem pracowników radzą sobie firmy, które zaczęły kłaść szczególny nacisk na programy rozwojowe umożliwiające zdobywanie nowych kompetencji przez pracowników oraz wspierające ich well-being, a także dbające o komunikację.

Nadejście pandemii, choć zaskakujące, wymusiło na nas natychmiastowe działanie. W pierwszych tygodniach w komunikacji do pracowników najważniejsze było: odniesienie się do wiarygodnych źródeł informacji (dlatego nasi pracownicy mogli spotykać się z ekspertami, zadawać im pytania), przejrzyste komunikowanie zmian w organizacji pracy, wsparcie – w tym psychologiczne. Następnie utrzymanie relacji w zespołach - przygotowywaliśmy do nowej rzeczywistości menedżerów, rozmawialiśmy o potrzebach pracowników. Dziś jesteśmy na zupełnie innym etapie. Zwieńczeniem naszych działań jest portal społecznościowy, który od podstaw stworzyliśmy tylko dla naszych pracowników, czyli EH Portal - tłumaczy Dagmara Senda, Zastępca Dyrektora w Biurze Doboru i Rozwoju Kadr w ERGO Hestii, która niedawno została wyróżniona w prestiżowym rankingu Top Employers.

Jeszcze w czasie pandemii ubezpieczyciel położył duży nacisk na rozwój komunikacji wewnętrznej, tworząc m.in. wewnętrzną sieć społecznościową, bazującą na rozwiązaniu Power Apps – tzw. EH Portal. Jego działanie można porównać do medium społecznościowego w rodzaju Facebooka. Osią jest tablica, na której administratorzy zamieszczają posty. Można na nie odpowiedzieć reakcją bądź komentarzem. Ponadto pracownicy zgłaszają się do administratorów z propozycjami treści, jakimi chcieliby się podzielić. Każdy użytkownik platformy ma profil, w którym podane są takie informacje jak stanowisko, dane kontaktowe oraz dział w firmie. Ponadto użytkownicy mają możliwość dobrowolnego rozszerzenia informacji na swoich profilach o dane dotyczące wykształcenia, hobby, projektów, w jakich biorą udział czy umiejętności. Podpisywanie się własnym imieniem i nazwiskiem pod postami sprawia, że użytkownicy automatycznie biorą większą odpowiedzialność za to, co piszą. Dzięki temu dyskusje są bardziej merytoryczne i — po prostu — na poziomie.

„Głównym motorem napędowym naszego rozwoju są relacje i umiejętność współpracy. Od początku lockdownu zależało nam, by home office nie wpłynął negatywnie na tę kwestię. Wprowadziliśmy wiele rozwiązań pomagających utrzymać pracownika blisko wydarzeń w firmie. EH Portal to jedno z nich. To narzędzie, które nie tylko pozwala utrzymać relacje między pracownikami. Za jego pośrednictwem wiele osób, na przykład takich, które pracują w innych budynkach, miało okazję się poznać” – tłumaczy Małgorzata Sztabińska, Dyrektor Biura Doboru i Rozwoju Kadr w ERGO Hestii.

Dostęp do EH Portalu jest całkowicie dobrowolny. Jeżeli jakiś pracownik nie chce do niego dołączyć, to wystarczy, że będzie nadal korzystał z intranetu EH News, dzięki któremu będzie wiedział o najważniejszych wydarzeniach w firmie. Jednak traci wiele dodatkowych możliwości. Pomimo tej dobrowolności, to już teraz na platformie jest prawie 2 tysiące pracowników, a liczba ta rośnie z każdym dniem. Ludzie sami czują potrzebę uczestniczenia w życiu firmy, chcą oglądać sukcesy swoje i kolegów. Reagować na nie, komentować, stać się częścią społeczności. EH Portal odniósł sukces na polu zacieśnienia relacji pomiędzy pracownikami. Gdy w wielu firmach kilkumiesięczna rozłąka sprawiła, że pojawiły się problemy komunikacyjne, praca zespołowa stała się wyzwaniem, w ERGO Hestii te negatywne skutki udało się zminimalizować.

- EH Portal to narzędzie, które daje nowe możliwości w budowaniu cieplejszej, bezpośredniej komunikacji na linii firma – pracownik. Dzięki niemu łatwiej nam wypromować wydarzenia, które zostały przygotowane dla pracowników, a z drugiej strony – pozwala im reagować na nasze działania. Dzięki formule przypominającej medium społecznościowe możemy skuteczniej angażować użytkowników i bodźcować się nawzajem – mówi Agnieszka Sieracka, ekspertka ds. komunikacji wewnętrznej w ERGO Hestii. 

EH Portal wspiera także programy rozwojowe ERGO Hestii. Trenerzy wewnętrzni umieszczają na nim informacje o różnych szkoleniach, a pracownicy dostają przypomnienia o tym, że w każdej chwili mogą skorzystać z e-learningu. Projekt wpisuje się w szerszy program, w ramach którego ubezpieczyciel realizuje wiele inicjatyw, by pomagać pracownikom, gdy potrzebują wsparcia. Już w czasie pandemii firma udostępniała bezpłatną pomoc psychologiczną, a także wiele działań z zakresu well-being, takich jak choćby treningi online. Czas, który pracownicy spędzili zdalnie, został pożytecznie zagospodarowany. Pracownicy ubezpieczyciela nie siedzieli bezczynnie, tylko rozwijali swoje umiejętności lub uczyli się nowych. Jednym z takich przykładów są Bootcampy, w ramach których pracownicy potrafili między innymi z obsługi klienta na infolinii przekwalifikować się na programistów. Takie podejście procentuje.

Sopocki ubezpieczyciel pracuje nad kolejnymi rozwiązaniami, których celem jest wspieranie współpracy i budowanie zaangażowania pracowników. Postawienie na wzmocnienie relacji pomiędzy pracownikami i firmą to zadanie, które wymyśla się cały czas na nowo, a nic nie działa tak pobudzająco, jak zespół ludzi, którzy potrafią ze sobą rozmawiać, którzy wiedzą, jak radzić sobie z różnymi wyzwaniami i pracują na wspólny wynik.