Podpis elektroniczny - konieczny w nowoczesnej firmie. Oszczędza czas i pieniądze

Pandemia sprawiła, że cyfryzacja przestała być sloganem do wyświetlenia w prezentacji, a stała się koniecznością. W kilka tygodni przenieśliśmy się do modelu pracy zdalnej. Zamarły podróże i kontakty twarzą w twarz. Firmy musiały dostosować się do nowej normalności: braku gwarnego open space’a czy spotkań z klientami.

Jedną z nich bez wątpienia było podpisywanie dokumentów. Przykładowo, zespoły HR musiały wcześniej wysyłać pracownikom umowy do podpisu lub zapraszać ich do biura po parafkę. Podobnie sprzedawcy – w ich przypadku finalizacja kontraktu z klientem zajmowała tygodnie. Dokumenty należało wydrukować, przesłać do klienta i czekać na ich zwrot. Proces był nieefektywny, można więc go ulepszyć.

Nie każde podejście do transformacji okazało się równie dobre. Część firm wciąż wysyła skany podpisanych umów z prośbą o ich wydrukowanie, podpisanie i przesłanie pocztą. Zajmuje to wiele czasu, wymaga dwukrotnego wydrukowania dokumentu, zeskanowania i zaniesienia na biurko szefa. Później trzeba jeszcze zaangażować kuriera.

Zamiast nadawać dokumenty, można jednak wysłać ich zeskanowaną kopię. Niestety nie mamy wówczas pewności czy podpis nie został wklejony z innego dokumentu. Temu rozwiązaniu również brakuje do ideału bardzo dużo.

To nowoczesne i bezpieczne rozwiązanie, które pozwala na szybkie przysyłanie dokumentów do podpisania pomiędzy firmami i osobami. Polega ono na zatwierdzaniu dokumentów za pomocą komputera, tabletu, telefonu czy dedykowanej aplikacji i niesie za sobą identyczną wartość prawną jak podpis składany na papierze. Podpis elektroniczny pozwala bowiem na jednoznaczną identyfikację osoby podpisującej i przedstawia dowód jej zgody. Platformy do podpisu elektronicznego gwarantują również integralność dokumentu, tzn. potwierdzają, że po złożeniu podpisu nikt nie ingerował w jego treść.

Cały proces można prosto wyjaśnić to na przykładzie obecnego na polskim rynku Yousign, gdzie w kilka chwil po rejestracji mogłem już wysyłać dokumenty z prośbą o podpis do osób wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Wystarczy, że wgrałem umowę, zaznaczyłem miejsce podpisu i dodałem odbiorców. Po wysłaniu umowy mogłem zaś śledzić w czasie rzeczywistym jej losy i monitorować podpisy składane przez kolejnych współpracowników.

Yousign w przejrzysty sposób prezentuje całe postępowanie, co nie tylko daje jego lepsze zrozumienie, ale i usprawnia komunikację. Widząc kolejne etapy procesu, możemy się zawczasu przygotować i zmniejszyć ryzyko opóźnień.

Oszczędzamy papier, nie musimy nikogo, nigdzie wysyłać i zyskujemy większe bezpieczeństwo. O to ostatnie można zadbać, dodać drugi czynnik uwierzytelniania – np. numer telefonu. Yousign po swojej stronie dba zaś o szyfrowanie komunikacji. Dokumenty przechowuje na europejskich serwerach, a do każdej akcji dołącza znacznik czasowy, imię i nazwisko podpisującego i jego adres IP.

Sama platforma jest zaś łatwą do zrozumienia webową aplikacją, która również dobrze zadziała niezależnie od platformy czy ekranu. Nie wymaga dużych kompetencji technologicznych, więc powinna zostać łatwo zaadoptowana tak przez zespół sprzedaży, jak i HR.

Dzięki jego wprowadzeniu jednym ruchem możemy pożegnać drukowanie czy skanowanie umów i zaoszczędzić mnóstwo czasu. Skorzystanie z dobrodziejstw, jakie przynosi nowoczesna technologia, pozwoli firmom na wyprzedzenie konkurentów i szybsze dostosowywanie się do zmieniających się warunków. Możemy być bowiem pewni, że niedługo zaskoczy nas kolejny czarny łabędź na skalę COVID-19.

Więcej szczegółów o ofercie Yousign poznacie, odwiedzając stronę firmy i umawiając się na demo rozwiązania.