Jak pandemia wpłynęła na podejście do pracy w Polsce? Spytałem o to jednego z krajowych liderów rynku hostingowego

Miniony rok był wielkim sprawdzianem dla tak zwanego Big Techu. Musiał on w rekordowym tempie przystosować bądź usprawnić oferowane przez siebie narzędzia, by jego klienci mogli dalej sprawnie funkcjonować. Microsoft 365 – wiodący i dominujący na rynku pakiet usług cyfrowych dla firm – doczekał się serii błyskawicznych aktualizacji. Każda miała zapewnić jeszcze wygodniejsze narzędzia do komunikacji, coauthoringu czy wszelkich innych form współpracy.

Jak wyszło? Trudno mi to ocenić na bazie własnych doświadczeń, bowiem Grupa Spider’s Web w której pracuję jest relatywnie małą firmą. Na dodatek to byłby tak zwany przykład anegdotyczny – jedna firma to marna próba statystyczna. Lepiej zapytać kogoś, kto wspomniane usługi świadczy rozmaitym przedsiębiorstwom od wielu lat. Mowa o home.pl.

home.pl współtworzy polski Internet od niemal ćwierćwiecza. Na dziś może się pochwalić liczbą 375 tys. klientów i 1,2 mln obsługiwanych domen. Ponad 50 proc. polskich stron WWW hostowanych jest przez home.pl. Firma oferuje rozmaite usługi, od prostego hostingu, przez obsługę e-sklepów aż po zaawansowane rozwiązania informatyczne dla przedsiębiorstw. Jeśli ktoś ma mi udzielić właściwych odpowiedzi na pytania, co właśnie oni.

Maciej Gajewski, Spider’s Web: Zacznijmy od najważniejszego: jak właściwie pandemia wpłynęła na podejście do pracy w Polsce?

Szymon Młynarczyk, Business Development Manager, home.pl: Zabrzmi to banalnie, ale wpłynęła i to bardzo znacząco. Przed samą pandemią praca zdalna była postrzegana raczej jako domena pracy programistów czy deweloperów freelancerów, czasami jako jeden z benefitów, jak słynne owocowe czwartki. Sama możliwość pracy zdalnej była udzielana sporadycznie, ponieważ często kojarzyła się z dniem wolnym - bo przecież pracując z domu, na pewno zajmujemy się wszystkim, tylko nie pracą.

Wszystko się zmieniło w momencie konieczności przejścia przyspieszonej cyfrowej transformacji wywołanej pandemią. Wiele firm - oczywiście tych, które miały taką możliwość - musiało zmienić model na zdalny lub hybrydowy. Okazało się, że praca w takim modelu nie tylko jest możliwa, ale również nie wpływa negatywnie na efektywność pracowników. Wystarczyło zapewnić dostęp do odpowiednich narzędzi i zbudować procesy wewnątrz organizacji.

I jak wrażenia? Czy dostajecie jakiś feedback? To koszmar dla tych firm czy jednak niekoniecznie?

Wiele firm, które przeszło ten poligon pracy zdalnej, już przy niej pozostanie. Niekoniecznie w pełnym wymiarze, ale przynajmniej we wspomnianym przez ciebie modelu pracy hybrydowej. Ma to wielowymiarowy wpływ zarówno na pracowników, jak i samego pracodawcę.

Z perspektywy pracownika oszczędzam czas czy koszty dojazdu (oczywiście na rzecz większego rachunku za prąd), mam wybór skąd pracuję, otrzymuję większą elastyczność w wykonywaniu swoich obowiązków. To powoduje, że taki pracodawca jest atrakcyjniejszym podmiotem dla wielu osób już na samym etapie wyboru oferty pracy.

Z perspektywy pracodawcy otwieram się na rynek, oferując dopasowany do wymagań pracowników model pracy. Korzystam również z możliwości zatrudnienia osób nie tylko spoza innego miasta, ale nawet i kraju. Mogę dzięki temu pozyskiwać talenty nie tylko ze swojego podwórka.

Microsoft od samego początku przekonuje klientów, że warto inwestować w Microsoft 365, bo to nie zestaw aplikacji, a usług – które dynamicznie i na bieżąco się rozwijają. Pandemia COVID-19 brzmi jak doskonały weryfikator tych obietnic. To warto płacić abonament za tego rodzaju usługi?

Pandemia miała bardzo duży wpływ na przyspieszenie ewolucji pakietu oraz odkrywanie nowych potrzeb czy funkcjonalności. Na naszym blogu o samej aplikacji Teams w przeciągu roku napisaliśmy 21 newsów o nowych możliwościach aplikacji.

Microsoft słuchał użytkowników i wdrażał zarówno małe zmiany jak zamazywanie czy personalizowanie tła, wyciszanie szumów, udostępnianie spotkań za pomocą linku, jak i te trochę większe jak chociażby wdrożenie możliwości utworzenia i przeprowadzenia webinarów za pomocą aplikacji Teams. Zmiany te pozwalały na łatwiejsze dostosowanie swojego domowego biura do komfortowej pracy. Co też ważne Microsoft nie zamykał się we własnym ekosystemie. Przez ten rok do Teamsów dołączono zewnętrzne aplikacje takie jak TeamViewer, GitHub czy Todoist.

Teams to aniołek Microsoftu jeszcze sprzed czasu pandemii. To ta usługa miała przekonać przedsiębiorstwa do pracy zdalnej i hybrydowej. Mówisz, że szybko została przystosowana do COVID-owych realiów. Ale zanim to się stało czy w ogóle zdała egzamin w swojej pierwotnej formie?

Tak naprawdę te wszystkie funkcje, które tę pracę zdalną umożliwiały, były dawno obecne w usługach Microsoft 365. Po prostu często z nich nie korzystaliśmy lub nawet nie pamiętaliśmy o nich, pracując z biura. Nawet na własnym przykładzie mogę powiedzieć, że czat na Teamsach służył często wyłącznie do umówienia się na spotkanie w lobby czy sprawdzenia swojego kalendarza.

Obecnie Teams jest centrum komunikacyjnym, w którym nie tylko piszemy ze sobą, prowadzimy wideokonferencje, ale również wymieniamy się plikami, szkolimy nowych pracowników, tworzymy grupy zadaniowe, synchronizujemy swoje notatki i zadania czy świętujemy urodziny.

Podobnie jest z innymi aplikacjami – Wordem, Excelem czy PowerPointem. One od dawna posiadały ułatwienia dla zespołów rozproszonych w wielu miejscach. Przed pandemią często dokumenty wysyłane były na pocztę, a obecnie nikt nie wysyła plików jako załączniki. Działamy jednocześnie w kilka osób nad poprawkami do umowy czy prezentacji w 100 proc. online.

A możesz konkretniej? Jakiś przykład, który mnie przekona do tego, że Microsoft 365 w istocie usprawnia pracę zdalną?

Dużą przewagą pakietu jest fakt, iż wszystkie programy składają się w jedną całość. Każde z tych narzędzi czy funkcji, które tworzą Microsoft 365 - współpraca online nad dokumentami, dostępność aplikacji na dowolnym urządzeniu, zsynchronizowane kalendarze, łatwe i szybkie organizowanie spotkań, pliki w chmurze – to wszystko tworzy łatwy w obsłudze ekosystem.

Tym spinaczem jest wielokrotnie przywoływany Teams, który stał się komunikacyjnym hubem dla firm, które do tej pory komunikowały się głównie mailowo. Wszystkie informacje, spotkania online oraz pliki znajdę w jednym miejscu. Jeśli prześlę komuś plik przez Teamsy – będę mógł go otworzyć w 3 miejscach: bezpośrednio w aplikacji Teams, online lub w aplikacji klasycznej na komputerze.

To daje ogromną swobodę działania, niezależnie od tego, gdzie się znajdują pracownicy. Wystarczy, że mają dostęp do Internetu, a biurem może być każde miejsce. Popatrzmy chociaż na coraz popularniejszy trend łączenia pracy zawodowej z podróżowaniem do innych miast czy nawet krajów o podobnych kosztach życia do Polski. Dzięki dostępności do narzędzi cyfrowych i dokumentów firmowych oraz współpracy w chmurze i wspieraniu mobilności pracownicy jeszcze nigdy nie mieli tak dogodnych warunków co do wyboru miejsca, z którego chcą pracować.

Mówisz mi o tym długo po wybuchu pandemii, a ja naszą rozmowę opublikuję – co zapewne zachęci część czytelników do sprawdzenia oferty Microsoftu. Pandemia wybuchła jednak dawno temu. Czy to przełożyło się na zwiększenie popularności Microsoft 365? A może wasi klienci eksperymentowali też z czymś innym?

W trakcie pandemii wzrosła zdecydowanie popularność wszelkich narzędzi, które pozwalały na realizację pracy zdalnej. Na ogromne zwiększenie użycia pakietu Microsoft 365 na pewno wpływ miała decyzja o udostępnieniu Microsoft Teams do użytku dla firm za darmo aż na sześć miesięcy. To spowodowało, że firmy mogły zacząć korzystać ze sprawdzonego rozwiązania do pracy zdalnej, rozkładając koszty pełnego wdrożenia na dłuższy okres. To pozwoliło też w dużej mierze łatwiej przetrwać ten pierwszy etap, który był na pewno dużym wyzwaniem od strony technologii, procesów czy szkolenia pracowników.

Musimy też pamiętać, że wiele osób zna te rozwiązania i korzysta z nich na co dzień. Wystarczyło krótkie szkolenie i uświadomienie, że teraz praca na tych narzędziach wygląda właściwie tak samo, a jedyną zmianą jest fakt, że dokumenty, pliki czy budżetowe Excele nie muszą być przesyłane pocztą, ponieważ wystarczy je udostępnić linkiem czy wiadomością.

Wielu menedżerów do dziś się obawia, że brak kontroli nad pracownikiem oznacza, że ów pracownik będzie na pewno unikał obowiązków. Czy w uniknięciu tego problemu pomogły mechanizmy cyfrowej kontroli? A może obie strony równania – generalizując oczywiście – były tak zadowolone z tej formy pracy, że nic takiego raczej nie jest potrzebne?

Tak właściwie miernikami efektywności pracownika już dawno nie są wysiedziane w biurze godziny, a realny wzrost biznesu, który wyrażany jest w przyjętych przez organizację miernikach. Same narzędzia cyfrowej kontroli działają również podczas pracy, Wydaje mi się, że ten układ przyjął się z dnia na dzień, ponieważ po pierwsze innej drogi nie było, a po drugie taka nowość z punktu widzenia obu stron to nie tylko kwestia wyzwania, ale także nowości w pracy. Inna organizacja dnia, większe skupienie na pracy zespołowej w ramach ustalonych harmonogramów spotkań, cotygodniowe syncowanie tematów – to wszystko sprawiało, że zespoły pracowały efektywniej i mogły skupić się na pracy operacyjnej czy zadaniowej.

A jak to wygląda u was samych w home.pl? Bo klienci swoje, a wasi eksperci być może swoje. Rozumiem, że wy również korzystacie z rozwiązań Microsoftu? Jak pracujecie obecnie – zdalnie, hybrydowo?

My od wielu lat korzystamy z narzędzi Microsoft, ale chyba dopiero w trakcie pandemii potrafiliśmy odkryć ich pełen potencjał związany z pracą online. Wszystkie dokumenty, które do niedawna jeszcze staroświecko wysyłaliśmy mailem, trzymamy na dedykowanych witrynach w SharePoincie. Każda analiza umowy jest przeprowadzana online, a dyskusja nad nimi odbywa się w komentarzach.

Podobnie jest z Teamsami, które teraz są głównym kanałem komunikacji zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz z naszymi partnerami. Częściej korzystamy z wideokonferencji, tworzymy dedykowane kanały komunikacyjne czy czaty grupowe i dzięki temu przepływ informacji jest szybszy i łatwiej nam tych informacji szukać z jedną wyszukiwarką, która odnajdzie rozmowę czy plik. Te wszystkie funkcje pozwalały nam pracować swobodnie przez ponad rok wyłącznie zdalnie, a od kilku miesięcy działamy w modelu hybrydowym.

Pouczające. Dzięki za rozmowę.

Ja również!