Nie ma już powodu, by trzymać pliki na twardym dysku komputera. Mój chmurowy workflow od A-Z

Swego czasu nieodłącznym dla mnie gadżetem, zawsze przypiętym do breloczka z kluczami, był malutki pendrive. Trzymałem na nim najważniejsze dokumenty, pliki, których używałem każdego dnia i chciałem mieć zawsze w pogotowiu.

Od dobrych kilku lat już tego nie robię. Z pendrive’a jakiegokolwiek rodzaju korzystam góra raz na kilka miesięcy, a zewnętrzny dysk noszę ze sobą tylko pracując nad montażem wideo. Za pozostałą część zarządzania danymi w moim życiu odpowiada chmura.

Dziś najważniejsze pliki mam zawsze przy sobie. I to nie tylko te wybrane, ale wszystkie ważne pliki. Mogę mieć do nich dostęp z każdego miejsca na świecie, edytować je w dowolnym momencie z poziomu telefonu i dzielić się nimi z kim chcę, i kiedy chcę.

Rozwiązań chmurowych na rynku nie brakuje, ale dla mnie, w zasadzie od samego początku, najlepszym rozwiązaniem jest chmura Microsoftu – OneDrive. Gdy zaczynałem z niej korzystać, (wtedy nosiła jeszcze nazwę SkyDrive) nie mogłem się nadziwić, jak proste i intuicyjne jest trzymanie swoich danych w tym wirtualnym magazynie.

Kilka razy rozważałem zmianę dostawcy z tego czy innego powodu, ale Microsoft konsekwentnie przekonywał mnie, że to właśnie OneDrive powinien być moim miejscem na dane. Najpierw – poprzez integrację OneDrive’a z pakietem Office 365. Za niewielką roczną lub miesięczną opłatę dostaję nie tylko dostęp do najlepszego na rynku pakietu biurowego, ale też 1 TB danych w chmurze.

Potem Microsoft zintegrował OneDrive’a z Windowsem 10 w sposób tak płynny i intuicyjny, że nie wyobrażam już sobie powrotu do dawnego sposobu zarządzania danymi, zarówno w życiu prywatnym, jak i życiu zawodowym.

Odkąd pamiętam, religijnie przestrzegam zasady potrójnego backupu. Kiedyś wyglądało to tak, że ważne dla mnie pliki trzymałem w trzech miejscach – w pamięci komputera, na dysku zewnętrznym odpowiedzialnym za kopie zapasowe i na wspomnianym pendrivie, który zawsze nosiłem przy sobie.

Obecnie sytuacja wygląda zgoła inaczej. Dziś wszystkie ważne dla mnie pliki lądują zawsze w tym samym miejscu – w katalogu OneDrive na komputerze. Windows 10 połączony jest z chmurą w tak naturalny sposób, że foldery na dysku chmurowym wyświetlają się po prostu jako kolejne foldery w eksploratorze plików. Gdy chcę tam dodać plik, po prostu go przenoszę do folderu – jak robiłem to zawsze.

Niestety, wraz z postępem szybkości dysków (i wzrostem ich ceny) zmalała pojemność magazynów danych, które mamy dostępne w komputerach. Większość laptopów ma dziś 256, a czasem ledwie 128 GB pamięci na dane. W takiej sytuacji trudno by było trzymać na dysku wszystkie pliki, prawda?

Z tego względu na wszystkich komputerach, jakich używam, przechowuję tylko te dokumenty, do których dostępu potrzebuję absolutnie zawsze, nawet jeśli dostawca internetu będzie miał awarię. Pozostałe pliki widnieją obok siebie w katalogu OneDrive, ale nie zajmują miejsca na dysku twardym, dopóki nie postanowię ich pobrać.

Aby ułatwić sobie życie, w tych najważniejszych folderach mam ustawioną opcję „zawsze przechowuj na tym urządzeniu”. Tym sposobem nawet jeśli dodam plik z poziomu innego urządzenia, to wracając do domu na komputerze stacjonarnym czekać będzie folder ze świeżo pobraną zawartością.

Ta integracja OneDrive’a z Windowsem 10 ma też dla mnie ogromne znaczenie przy zmianie komputera. Jako tester sprzętu rocznie sprawdzam co najmniej 20-30 różnych urządzeń z Windowsem. Gdybym musiał ręcznie przenosić wszystkie pliki za każdym razem, chyba bym się zapłakał, ale dzięki synchronizacji w OneDrive gdy loguję się do nowego komputera wszystkie pliki są już na miejscu. Automatycznie.

Każdy tekst mojego autorstwa, jaki przeczytaliście na przestrzeni ostatnich trzech lat na Spider’s Web, rozpoczynał swoje życie jako dokument w programie Microsoft Word, zapisany w OneDrive. Tak również powstaje tekst, który właśnie czytacie – zapisałem go w chmurze, a dzięki funkcji autozapisu każde słowo, które teraz powstaje, automatycznie przekazywane jest na serwery Microsoftu.

Gdybym – dajmy na to – musiał w tym momencie nagle wyjść z domu (a np. tekst musi zostać oddany przed konkretną godziną i trzeba go natychmiast dokończyć), nie muszę ze sobą brać żadnego fizycznego nośnika. Mogę otworzyć ten sam plik na dowolnym komputerze, gdzie jestem zalogowany na konto Microsoft i kontynuować pracę. Ba, mogę to zrobić także z poziomu smartfona. I Bóg mi świadkiem, że mnóstwo razy zdarzało mi się rozpoczynać tekst na komputerze i kończyć go na telefonie, lub vice versa.

Praca na pliku tekstowym zapisanym w chmurze ma jeszcze jedną zaletę – w każdej chwili do pracy może dołączyć druga osoba. Nie muszę już zapisywać pliku i przekazywać go ręcznie do redaktora; mogę po prostu udostępnić mu plik, by mógł razem ze mną pracować na tym samym dokumencie w czasie rzeczywistym, nanosząc poprawki i zostawiając komentarze.

Pakiet Office 365 dla jednego użytkownika kosztuje tyle, co dwie średniej wielkości kawy miesięcznie.

OneDrive jest też dla mnie podstawowym narzędziem wysyłania plików do klientów. Gdy np. wysyłam klientom zdjęcia do wyboru, po prostu udostępniam im link do OneDrive’a.

Jest to banalnie proste: z poziomu komputera, aplikacji w telefonie czy przeglądarki. Wystarczy wybrać opcję „udostępnij”, a następnie wybrać zakres uprawnień (czy można edytować folder, czy nie). Można też ustawić czas wygaśnięcia linku, a nawet zabezpieczyć dostęp hasłem.

Ta wygoda i bezpieczeństwo udostępniania danych jest jednym z kluczowych powodów, dla których trzymanie swoich plików na komputerze, bez chmury, nie ma w dzisiejszych czasach większego sensu. Udostępnianie plików tradycyjnym sposobem – na dysku czy pendrivie – a nawet wysyłanie ich internetowymi sposobami – jak wetransfer czy myairbridge – jest ograniczone i uciążliwe.

W OneDrive udostępnienie dowolnego pliku sprowadza się do kilku kliknięć. Jest to bezpieczniejsze od rozwiązań pokroju wetransferu (sami decydujemy, w jakim zakresie udostępniamy plik drugiej osobie), nie mówiąc o tym, że jest o milionkroć większa szansa na zgubienie lub uszkodzenie fizycznego nośnika danych niż na to, że OneDrive nagle przestanie działać.

Nie mówiąc o tym, że nawet jeśli z jakiegoś powodu pliki z chmury rozpłynęłyby się w powietrzu (atak ransomware, złośliwe oprogramowanie), zawsze możemy je przywrócić za pomocą wbudowanego narzędzia odzyskiwania danych. Nie ma też ryzyka, że ktoś niepożądany zyska dostęp do danych po prostu logując się na moje konto. Jak w każdym ważnym dla mnie serwisie, również w OneDrive mam ustawione bezpieczne hasło, zabezpieczone dodatkowo mechanizmem weryfikacji dwuetapowej.

Pamiętacie czasy, kiedy zdjęcia robione telefonem trzymało się na karcie microSD, lub przerzucało na komputer kablem? Ja pamiętam i wolałbym do nich nigdy nie wracać. Na szczęście nic nie wskazuje na to, bym kiedykolwiek musiał.

Dziś każde zdjęcie, jakie wykonuję dowolnym telefonem, ląduje w chmurze. Opcję takiej „rolki zdjęć” posiada również OneDrive. Wystarczy w ustawieniach aplikacji na iOS czy Androida włączyć funkcję „Przekazywanie z aparatu”, by każde zrobione zdjęcie czy film trafiało na OneDrive’a.

A tam bardzo łatwo jest zapanować nad własnym foto-zbiorem. OneDrive automatycznie podzieli zdjęcia na albumy, a także pozwoli odszukać zdjęcie zależnie od jego tematyki czy miejsca, w którym zostało zrobione. No i skoro zdjęcia lądują od razu w chmurze, to fotkę ustrzeloną telefonem możemy od razu obejrzeć i pobrać na komputerze z większym wyświetlaczem.

To kolejny przykład wygody gwarantowanej przez chmurę, bez której nie wyobrażam już sobie cyfrowego życia.

Czasy, w których „magazyn danych” kojarzył się nam wyłącznie z dyskiem wirującym w obudowie komputera, słusznie powinny odejść w niepamięć.

Skoro za śmiesznie niską opłatą możemy mieć dostęp do tak potężnego zestawu narzędzi jak Office 365 z chmurą OneDrive, i mieć dostęp do wszystkich dokumentów z każdego miejsca na świecie, z gwarancją bezpieczeństwa, to… dlaczego w zasadzie z tego nie korzystać?

Jeśli o mnie chodzi, nie potrafię znaleźć choćby jednego powodu.

*Materiał powstał we współpracy z Microsoft Polska