Co okazało się największym przyjacielem przedsiębiorcy w czasie pandemii? Cyfrowy księgowy, e-urząd i to, że wreszcie zaczęła umierać kultura papieru. I wcale nam jej nie żal. Nawet czynny żal możemy wreszcie wyrazić przez system internetowy.
– Kilogramy papierów i setki dokumentów, faktur, pism do Urzędu Skarbowego. Tak nam się zawsze kojarzyły podatki. Wynikało to w dużej mierze z pewnego oporu przed cyfryzowaniem się administracji skarbowej – mówi Patryk Prus, doradca podatkowy i członek zarządu w Prus & Biernat-Baran Kancelaria Doradców Podatkowych. Na pytanie o to, czy pandemia zmieniła jego pracę, odpowiada z niezbitym przekonaniem, że stała się wręcz kamieniem milowym: – Owszem, w ostatnich latach wiele się tu zmieniło, ale nadal wiele osób wolało mieć faktury na papierze, zaufanie do cyfrowych dokumentów rosło powoli.
Prus jeszcze przed marcem miał każdego dnia kilka spotkań z klientami. Od wybuchu pandemii jednak już 100 proc. dokumentów i faktur przyjmuje do rozliczenia w postaci plików cyfrowych. – Klienci wrzucają je do chmury, a doradcy podatkowi mają do nich dostęp w każdej chwili i z każdego miejsca. Jedyny warunek to dostęp do internetu – opowiada doradca podatkowy.
Teoretycznie to nie jest wcale jakaś wielka rewolucja, przecież cyfrowe usługi istniały na długo przed pandemią COVID-19. Tyle że wciąż niejednokrotnie podchodziliśmy do nich, jak pies do jeża – i to zarówno jeśli chodzi o użytkowników, jak i dostawców usług. Urzędy, które jeszcze do niedawna wymagały stawienia się osobiście za byle błahostką, nagle potrafiły rozwiązać większość spraw zdalnie. Banki, które pomimo rozwiniętej bankowości elektronicznej zmuszały do regularnych wizyt w oddziałach, nagle odkryły, że prawie wszystko można załatwić aplikacją lub krótkim połączeniem telefonicznym.
Nagle okazało się, że wiele kwestii, które jeszcze kilka miesięcy temu wydawały się trudne do rozwiązania bez fizycznego kontaktu z daną instytucją czy firmą, można załatwić, nie ruszając się z domu. W sposób szybszy i wygodniejszy niż kiedykolwiek.
Zauważyli to wszyscy: rząd, urzędy, firmy oferujące e-usługi dla biznesu, a przede wszystkim sami ludzie.
Choć pandemia oznacza także poważny kryzys gospodarczy, a tym samym tysiące zamykanych działalności gospodarczych, to te, które chcą przetrwać, zaczęły wprowadzać spore oszczędności. A najłatwiej można zaoszczędzić, przenosząc pewne procesy do sieci. Stąd właśnie istny boom na cyfrowe usługi księgowe.
Zarówno te już działające, jak i zupełnie nowe – jak choćby Cyfrowy Asystent Finansowy stworzony przez grupę Tauron we współpracy z fintechem CashDirector.
– Chcemy, aby małe firmy powszechnie korzystały z ekologicznych, cyfrowych dokumentów i automatycznych narzędzi administrujących ich finansami – opowiada Patrycja Strzelecka, współzałożycielka i CCO CashDirector.
– Możliwość śledzenia bieżącej sytuacji finansowej to oszczędność czasu, mniej błędów i lepsze zarządzanie w sferze zarządzania finansami, a co za tym idzie zwiększenie efektywności i konkurencyjności małych firm – zapewnia i dodaje, że wdrożenie Asystenta Finansowego to także element wspierania przez Tauron polskiej gospodarki w czasie kryzysu związanego z pandemią.
– Małe i średnie firmy, w tym również te mikro, mają niemal 50 proc. wkład w polskie PKB, więc wsparcie tej grupy firm jest ważne dla gospodarki – opowiada Strzelecka.
– Cyfrowy Asystent Finansowy pozwoli w prosty i szybki sposób wykonywać operacje finansowo-księgowe. To kolejne funkcjonalne narzędzie oferowane przez Tauron dla przedsiębiorców. Jestem przekonany, że rozwiązanie będzie użyteczne w codziennej działalności firm – podkreśla Rafał Soja, prezes zarządu Tauron Sprzedaż.
Rozwiązanie przygotowane przez Tauron i Cashdirector nie jest oczywiście pierwszym tego typu produktem na rynku. Swoje rozwiązania e-księgowości świadczą banki, znane są też systemy, takie jak Comarch ERP XT czy Chmura Faktur. Tauron chce być jednak na ich tle konkurencyjny, oferując narzędzie proste w obsłudze i wyposażone w nowoczesne mechanizmy automatyzacji, oszczędzające czas małych przedsiębiorców.
Asystent Finansowy to nie tylko program do fakturowania, lecz cały zestaw narzędzi dla małego przedsiębiorcy. Od ściągania opłat od klientów dzięki automatycznym procesom wysyłającym przypomnienia i wezwania do zapłaty, poprzez rejestrator kosztów z dokumentów papierowych lub skanów faktur, po możliwość kontroli statusów płatności za faktury sprzedażowe i zakupowe. Wszystko to łącznie daje możliwość prowadzenia praktycznie samodzielnej księgowości. Cyfrowy Asystent Finansowy jest oferowany bezpłatnie do końca 2021 roku dla firm, które założą konto w systemie w 2020 r. Po okresach promocji cena Asystenta Finansowego będzie również konkurencyjna do obecnych na rynku rozwiązań.
– Nawet jeśli mały przedsiębiorca ma już księgową lub biuro rachunkowe, Asystent Finansowy pomoże mu zrobić te rzeczy, których księgowa dla niego nie zrobi: wystawianie faktur, ściąganie płatności, kontrolę kosztów, ciągłą analizę, czy wystarczy pieniędzy na zapłatę najważniejszych wydatków i podatków – opowiada Strzelecka.
Dodaje, że w efekcie ta usługa jest ukierunkowana również na wspieranie prowadzenia działalności i zarządzania finansami, a nie tylko na samą księgowość: – Dodaliśmy szczególną funkcjonalność ważną w dobie pandemii: portal do przesyłania dokumentów do księgowej z pomocą prostej aplikacji mobilnej (bez konieczności posiadania skanera w domu) z możliwością śledzenia statusu ich pobrań. To bardzo ważne w dobie ograniczonych kontaktów i pracy zdalnej.
Co więcej, platforma CashDirector ma być rozbudowana o multibanking, możliwość robienia płatności za faktury z dowolnych rachunków bankowych oraz automatyczne rozliczanie płatności z dokumentami robione na bieżąco przez system. Jak zapewniają jego twórcy, w planach jest dalszy rozwój funkcjonalności m.in. o mechanizmy do pozyskiwania kredytów dla przedsiębiorców lub faktoring. Ma być to system skierowany do mikro- i małych firm, ale z rozwiązaniami, jakie dotychczas były dostępne raczej w drogich systemach ERP, w które inwestują duże przedsiębiorstwa.
I właśnie u takich małych graczy widać największą cyfrową zmianę wymuszoną pandemią. – Wpłynęła ona także na mentalność właścicieli firm, którzy do tej pory często uważali, że dokumenty muszą być koniecznie gromadzone w postaci papierowej. Takie zaufanie do „papieru” było głęboko zakorzenione, dopiero ostatnie wydarzenia sprawiły, że to myślenie się zmienia, a zdalny obieg dokumentów staje się popularniejszy – mówi Wiktor Sarota, prezes firmy inFakt oferującej rozwiązania z zakresu e-księgowości. Sarota opowiada, że nowi klienci, którzy dołączyli do jego firmy w pierwszym półroczu 2020 roku, wygenerowali przychód o 62 proc. wyższy niż nowi klienci z pierwszej połowy 2019 roku.
I to nie jest jakiś wyjątkowy przypadek.
W efekcie zmienia się też życie prywatne prawników i doradców podatkowych. – Nasza kancelaria ma oddziały w Krakowie i Bielsku-Białej, ale w praktyce pracę wykonujemy z różnych miejsc. Moja wspólniczka od miesiąca przebywa w górach, skąd pracuje, a wolny czas wykorzystuje na trekkingi. Ja ostatnie dwa tygodnie spędziłem na Podlasiu, na moment nawet nie przerywając współpracy z klientami. Biznes, niestety, nie ma w tym roku wakacji – rozkłada ręce Prus.
Bycie przedsiębiorcą to nie tylko walka o klienta, nowe produkty, ścieżki dostaw, doskonalenie usług. To także w ogromnej mierze urzędy, banki, księgowość. I choćby był już koniec drugiej dekady XXI wieku, one wciąż okazują się być dosyć regularnie powiązane z koniecznością fizycznego stawienia się na miejscu lub przynajmniej załatwiania spraw papierowo.
Wystarczyło jednak kilka tygodni lockdownu, by okazało się, że wszystkie zachęty do bycia „paperless” można wprowadzić niemal od ręki. I tak choćby wreszcie zniknął papierowy „czynny żal”. Do 31 marca br. każdy, kto popełnił choćby drobne wykroczenie skarbowe, a nie chciał ponosić za to poważnych konsekwencji, musiał swój błąd ujawnić, opisać i przeprosić za niego na specjalnym papierowym druku. Relikt czasów papieru pogrzebała wreszcie Tarcza Antykryzysowa.
– Padł jeden z papierowych bastionów fiskusa. „Czynny żal” był jednym z ostatnich dokumentów, których składanie do urzędu skarbowego musiało dotąd odbywać się w formie papierowego pisma – mówi Prus.
Od 1 kwietnia jednak do skarbówek zawitał XXI wiek i przepraszać już można przez internet, za pośrednictwem platformy ePUAP.
Od lipca zaś nie jest już konieczna wizyta w banku, by założyć w nim konto firmowe. Wreszcie można w tym celu użyć e-dowodu. Nowe cyfrowe dokumenty osobiste wydawane są już od marca ub.r., ale dopiero teraz zwykli obywatele, niedysponujący podpisem elektronicznym czy specjalnym czytnikiem, zauważają, do czego warstwa elektroniczna tych dokumentów może się przydać.
Umożliwia to aplikacja eDO App, stworzona przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych. Z jej pomocą przedsiębiorcy na razie tylko w dwóch bankach mogą założyć swoje konta, potwierdzając tożsamość przy użyciu eDO App i e-dowodu osobistego. Nie potrzebna jest ani wizyta osobista, ani podpis elektroniczny. PWPW zaś zarzeka się, że to już tylko kwestia czasu, by do eDO dołączyły kolejne usługi.
Bez kontaktu z drugim człowiekiem możemy również zarejestrować numer telefonu. Dotychczas przy rejestracji numeru konieczne było potwierdzenie tożsamości: w punkcie sprzedaży lub w obecności kuriera dostarczającego umowę. Teraz operator T-Mobile wdrożył usługę mojeID, która od 2018 r. pozwala na cyfrową weryfikację tożsamości.
Podobne rozwiązanie funkcjonuje także od maja 2019 r. w Orange Flex. „Operator w aplikacji” również umożliwia w pełni zdalne potwierdzenie swojej tożsamości, wykorzystując do tego platformę Onfido.
Nie ma wątpliwości, że w ślad za T-Mobile i Orange podążą także inni operatorzy i wkrótce kolejna usługa, z którą Polacy mają styczność na co dzień, będzie możliwa do wykonania w 100 proc. cyfrowo.
Kiedy przez cały 2019 rok 2,6 mln Polaków założyło Profil Zaufany, Ministerstwo Cyfryzacji nie posiadało się z zadowolenia. Wreszcie po latach prób rozruszania e-administracji zaczęła ona budzić zainteresowanie obywateli. I rzeczywiście to był niezły wynik. Odkąd w 2018 roku resort podpisał umowy z kolejnymi bankami na potwierdzanie cyfrowej tożsamości, będące niezbędnym elementem do założenia PZ bez wychodzenia z domu, a wyłącznie za pośrednictwem e-konta bankowego, popularność rządowych e-usług ruszyła wreszcie z kopyta.
Ale ten niezły wynik i tak okazał się być niczym w porównaniu z tym, jak bardzo doceniliśmy przydatność zdalnej administracji w czasie pandemii. Joanna Dębek, zastępca dyrektora w biurze ministra cyfryzacji, opowiada, że widać to choćby w e-usłudze umożliwiającej zgłoszenie online narodzin dziecka.
– Jak wynika z danych Głównego Urzędu Statystycznego, w marcu, kwietniu i maju w Polsce w sumie urodziło się 85 100 dzieci. Ponad połowę z nich – a dokładnie 43 308 – rodzice zgłosili bez wizyty w urzędzie. To świetny wynik. Liczymy na to, że ta tendencja się utrzyma – mówi. I dodaje, że resort cyfryzacji widzi podobny wzrost zainteresowania we wszystkich e-usługach.
Najbardziej we wspomnianych Profilach Zaufanych. Od 1 marca do końca lipca 2020 r. Polacy założyli ich ponad 2,2 mln, czyli niemal tyle samo, co przez cały 2019 rok i cztery razy więcej niż dwa lata temu.
Chwyciło na tyle dobrze, że ministerstwo postanowiło wprowadzić dodatkowe rozwiązanie: tymczasowy profil zaufany, który umożliwia załatwianie spraw urzędowych online bez konieczności potwierdzania założenia profilu w banku czy punkcie. Od końca kwietnia założono ich ponad 16 tys. – Wniosków było zdecydowanie więcej, jednak ponad 38 tysięcy zostało odrzuconych z uwagi na – w zdecydowanej większości przypadków – fakt, że osoba wnioskująca ma już profil zaufany – mówi Dębek.
Swoje możliwości poszerzyła także aplikacja mObywatel, w której Polacy mogą uzyskać dostęp do cyfrowych wersji swoich dokumentów czy e-recepty. W tej chwili mObywatel umożliwia dostęp do dowodu osobistego, legitymacji szkolnej i karty pojazdu, ale już trwają prace nad powszechnym udostępnieniem także prawa jazdy i licznika punktów karnych.
Od lipca 2020 r. przy użyciu mObywatela można się też dostać do PZU, by otrzymywać skierowanie, wyniki badań, zgłosić szkodę czy wykupić polisę. Minister Cyfryzacji Marek Zagórski przekonuje, że trwają także zaawansowane rozmowy z firmami z branży fitness i operatorami usług medycznych, lecz te niestety spowolniła pandemia.
Za to resort cyfryzacji zapewnia, że w najbliższym czasie w aplikacji mObywatel pojawi się także mobilna Karta Dużej Rodziny.
Jak czytamy w przygotowanym przez IDC raporcie PIIT „Rynek IT i Telekomunikacji w Polsce”, w światowym rankingu najbardziej konkurencyjnych cyfrowych gospodarek w 2019 roku Polska zajęła 33. miejsce, awansując o trzy pozycje. Raptowny wzrost zapotrzebowania na e-usługi i e-administrację ma szansę podnieść naszą pozycję w rankingu – zwłaszcza gdy przyjrzeć się wzrostom raportowanym przez sektor internetu i telekomunikacji.
– Podczas pandemii i izolacji bardzo znacząco wzrosło zapotrzebowanie na usługi telekomunikacyjne: o 50 proc. w przypadku usług głosowych i o 40 proc. w przypadku transmisji danych. Co więcej, zmiany te w dużej mierze pozostaną trwałe. To wyraźnie pokazuje, że w obecnym świecie dla gospodarki kluczowa jest łączność i cyfryzacja: zdalny dostęp do zasobów, możliwość interakcji na odległość, zdalna obsługa procesów – wylicza PIIT.
* Materiał powstał we współpracy z grupą Tauron Polska Energia SA.
