Nie wyobrażam już sobie pracować inaczej niż zdalnie. Nie byłoby to jednak możliwe bez tych narzędzi

Bardzo dobrze pamiętam czasy „przedchmurowe”, kiedy jedyną formą wymiany służbowych plików były albo maile o ograniczonej wielkości załączników, albo… pendrive lub płyta, które trzeba było sobie przekazywać z rąk do rąk. Jeśli nad jednym plikiem musiało pracować kilka osób, droga, jaką ten plik przebywał, nierzadko była mierzona w kilometrach, a nie megabajtach transferu danych.

A nawet gdy połączenie sieciowe w naszym kraju upowszechniło się na tyle, by można było większość spraw załatwiać drogą internetową, gdy zachodziła konieczność pracy na jednym pliku przez wiele osób, trzeba było ów plik odbijać jak pingpongową piłeczkę, wymieniając się mailami z kolejnymi iteracjami tego samego materiału.

Jak łatwo się domyślić, w takich warunkach praca zdalna nie należała do najprostszych. Ostatecznie o wiele łatwiej byłoby np. podejść do biurka redaktora i wymienić na szybko kilka uwag, niż wysyłać mu mailem plik i czekać na odpowiedź.

Trzon mojej pracy to pisanie tekstów. Kwintesencją zaś pracy ze słowem pisanym są… niekończące się poprawki. Zanim tekst zapisany w formacie .docx stanie się książką lub artykułem na Spider’s Web, przechodzi mnóstwo zmian. Czasem drobnych, czasem radykalnych.

Te ostatnie bardzo dobrze zapamiętałem ze swojej pierwszej książki. Manuskrypt zapisany wówczas jeszcze w formacie .doc (wydawca korzystał z Office’a 2007) wrócił do mnie cały czerwony, z setkami komentarzy i sugestiami zmian. Jako – wówczas – żółtodziób, nie rozumiałem zasadności wielu poprawek i miałem wiele wątpliwości co do sugerowanych zmian. Niestety możliwości technologiczne edytora tekstu z czasów „przedchmurowych” były na tyle ograniczone, że… chcąc skonsultować jakąś zmianę, musiałem sięgnąć po telefon lub słać mail za mailem do redaktora.

Dziś praca z tekstem wygląda zgoła inaczej. Gotowy plik, zapisany w chmurze OneDrive, mogę w każdej chwili udostępnić drugiej osobie. Redaktor może nawet w czasie rzeczywistym przeglądać tekst i nanosić na niego poprawki czy komentarze. Nie muszę wysyłać maili, dzwonić ani pisać w komunikatorze, jeśli mam jakieś pytania. Wystarczy, że odpowiem na komentarz, a druga osoba korzystająca z pakietu Office 365 od razu się o tym dowie i będzie mogła na ów komentarz odpowiedzieć; choćby z poziomu aplikacji mobilnej na smartfonie.

Skoro o aplikacjach mobilnych na smartfonie mowa – jeszcze niedawno było nie do pomyślenia, żeby współdzielić jeden plik między komputerem i telefonem. Pewnie, można było ręcznie przerzucać dokumenty między jednym a drugim urządzeniem, ale wygodne to to nie było. Teraz nie ma z tym problemu – w każdej chwili mogę otworzyć dowolny dokument Office’a 365 w dedykowanej aplikacji mobilnej. Jeśli jestem poza domem, a zachodzi potrzeba pilnego naniesienia poprawek na tekst (zdarza się częściej, niż można by się spodziewać…), wystarczy, że wyciągnę telefon z kieszeni i już – jestem gotowy do pracy.

Oczywiście to samo dotyczy tabelek w Excelu czy prezentacji w PowerPoincie. Zabiegany biznesman może pracować ze swoją ekipą z każdego miejsca na Ziemi, otrzymując na bieżąco aktualizacje planów sprzedażowych czy niezbędne poprawki do prezentacji przed ważnym wystąpieniem.

Jestem aktywnym subskrybentem pakietu Office 365 od wielu lat. Chmura OneDrive to mój najważniejszy i główny magazyn danych, o czym pisałem w poprzednim tekście. Bardzo cenię sobie wolność, jaką daje mi to rozwiązanie we współpracy z innymi ludźmi, ale jeszcze bardziej doceniam zmiany, jakie zaszły w moim indywidualnym stylu pracy.

Kiedyś miałem w zwyczaju korzystać z analogowego notatnika. Zużyty Moleskine był moim „zapasowym mózgiem”, gdzie zapisywałem ważne notatki, pomysły na teksty, gdzie zbierałem materiały pomocnicze i wypisywałem listy zadań na dany dzień.

Od lat już tego nie robię. Notatki, pomysły i materiały pomocnicze zbieram w cyfrowym notatniku. Podczas pracy nad większymi tekstami, gdzie research obejmuje wiele dokumentów czy stron internetowych, zapisuję je wszystkie w dedykowanym notatniku OneNote, który mogę następnie przypisać do konkretnego dokumentu w Wordzie. Tym sposobem w każdej chwili mogę mieć dostęp do notatek w trakcie pisania, i to bez konieczności otwierania drugiego programu – notatki pojawiają się w formie bocznego okienka w edytorze tekstu.

Chmura też radykalnie ograniczyła ilość zużywanego w moim domu papieru. Od bardzo dawna nie przechowuję już w analogowej formie dokumentów innych niż te, które z powodów prawnych należy przechowywać na papierze przez minimum pięć lat. W razie gdyby jednak rząd postanowił zminimalizować wycinkę lasu na zbędne urzędnicze świstki – jestem gotowy. Każdy dokument, jaki na przestrzeni ostatnich lat trafił w moje ręce w formie papierowej, mam zarchiwizowany w dedykowanym katalogu w chmurze OneDrive.

Dawniej w tym celu używałem skanera, wiecie, takiego zintegrowanego z drukarką. Potem powstała aplikacja Office Lens i już nie musiałem niczego skanować – wystarczył smartfon i jego aparat. Dziś sprawa jest jeszcze prostsza, bo technologia Office Lens trafiła do aplikacji mobilnej OneDrive, więc aby dodać jakiś dokument do chmury, wystarczy go zeskanować wprost z poziomu aplikacji, bezpośrednio do wybranego katalogu.

Co bardzo istotne, wykonane w ten sposób skany wcale nie muszą być statycznymi plikami .jpg czy PDF, nawet jeśli zostały zapisane odręcznie – Office Lens oraz OneDrive potrafią przekształcić skan w pełni edytowalny plik .docx, a technologia OCR (optical character recognition) umożliwia odczytanie pisma odręcznego i przeobrażenie go w wirtualne, edytowalne literki. Tego nie potrafił żaden skaner zintegrowany z drukarką.

Dzięki temu, że wszystkie dokumenty mam skatalogowane w chmurze, nie zastanawiam się już „w której szufladzie posiałem tę fakturę”, ani „gdzie wrzuciłem te dokumenty sprzed 10 lat”. Po prostu wpisuję nazwę dokumentu w wyszukiwarce OneDrive’a, albo idę bezpośrednio do katalogu, gdzie zapisałem dany plik.

Chmura niebywale ułatwiła mi też życie firmowe. Zamiast tracić czas i pieniądze na kurierów, i wysyłać fizyczne dokumenty do biura księgowego, udostępniam je bezpośrednio z folderu OneDrive. Proste, szybkie i skuteczne.

Prawdę mówiąc… nie bardzo rozumiem ludzi, którzy jeszcze nie mogą się do niego przekonać, tkwiąc uparcie przy rozwiązaniach z czasów „przedchmurowych”. Licencja na pakiet Office 365, w ramach którego otrzymujemy szereg wiodących programów biurowych a do tego 1 TB miejsca na danych w chmurze OneDrive, kosztuje obecnie (w wersji na jedno stanowisko) mniej więcej tyle, ile średniej wielkości kawa w sieciówce miesięcznie. Za pakiet dla pięciu osób zapłacimy mniej więcej tyle, co za Netfliksa!

Sam płacę ponad 40 zł miesięcznie za eskapizm w świat filmów i seriali. Który – powiedzmy to sobie uczciwie – często przeradza się w marnowanie czasu. Jeśli chodzi o Office 365, za podobną kwotę otrzymujemy zestaw narzędzi, które w każdym przypadku oszczędzają nam czas. A wiele osób pewnie się ze mną zgodzi, że każde narzędzie, które oszczędza nam czas, jest bezcenne – bo zmarnowanego czasu nie można odzyskać ani złożyć nań reklamacji. Przepada, i już.

Z tego właśnie względu nie wyobrażam już sobie pracować inaczej, niż zdalnie. Inaczej, niż w chmurze.

*Materiał powstał we współpracy z Microsoft Polska.