To koniec dekad terroru Worda. Microsoft poprawia kluczową funkcję
Po latach udręki związanej z męczącymi monitami o zapisywanie dokumentów i losowym nadawaniem plikom nazw w stylu Dokument1 Microsoft w końcu postanowił położyć kres jednemu z najbardziej irytujących problemów pakietu Microsoft 365.
Przez dekady użytkownicy Worda musieli zmagać się z archaicznym systemem zarządzania plikami, który wymagał świadomego włączania funkcji autozapisu oraz ręcznego wskazywania lokalizacji w chmurze. Automatyczne zapisywanie było dostępne wyłącznie dla plików już przechowywanych w OneDrive lub SharePoint. To oznaczało, że każdy nowy dokument pozostawał bezbronny przed awariami systemu, przypadkowym zamknięciem aplikacji czy innymi nieprzewidzianymi sytuacjami.
Nowa funkcja, wprowadzona w wersji Word 2509 (Build 19221.20000) i nowszych, fundamentalnie zmienia ten stan rzeczy. Od teraz każdy nowy dokument jest automatycznie zapisywany w chmurze od pierwszej sekundy swojego istnienia. AutoSave jest włączony domyślnie, a pliki otrzymują nazwy bazujące na dacie utworzenia zamiast tradycyjnych DokumentN.
Czytaj też:
Koniec z męczącymi Dokument1 i Dokument2
Jedną z najbardziej widocznych zmian jest nowy system nazewnictwa plików. Zamiast bezsensownych nazw jak Dokument1, Dokument2 czy Dokument3, które nie niosą żadnej informacji o zawartości, Word automatycznie nadaje plikom nazwy oparte na dacie utworzenia. To może wydawać się drobnostką, ale dla każdego, kto kiedykolwiek musiał przeszukiwać dziesiątki plików o podobnych nazwach, to prawdziwe zbawienie.
Użytkownicy nadal mogą zmienić nazwę pliku w dowolnym momencie, naciskając Ctrl+S i klikając Potwierdź. System inteligentnie rozpoznaje również puste dokumenty - jeśli zamkniemy pusty plik to zostanie on automatycznie usunięty bez zbędnych pytań.
Bezpieczeństwo i dostępność na pierwszym miejscu
Nowa funkcja przynosi ze sobą znaczące korzyści w zakresie bezpieczeństwa danych. Pliki automatycznie chronione są przez firmowe zasady bezpieczeństwa i etykietowania. Użytkownicy nie muszą już podejmować dodatkowych kroków, aby zadbać o odpowiedni poziom ochrony swoich dokumentów.
Dostęp do plików z każdego miejsca to kolejna kluczowa zaleta. Dokumenty utworzone w Wordzie na Windows są natychmiast dostępne na urządzeniach z Androidem, iOS czy w przeglądarce internetowej. Zmiany wprowadzone na jednym urządzeniu są błyskawicznie synchronizowane z pozostałymi, co znacząco ułatwia pracę w środowisku wieloplatformowym.
Microsoft podkreśla również korzyści dla współpracy zespołowej. Wystarczy udostępnić plik w chmurze, aby od razu pracować na tych samych materiałach, wprowadzając informacje czy komentarze w czasie rzeczywistym. AutoSave utrzymuje synchronizację zmian, eliminując ryzyko konfliktów wersji.
Elastyczość i kontrola użytkownika
Microsoft zadbał o to, aby nowa funkcja nie była narzucana użytkownikom na siłę. W opcjach Worda znajduje się przełącznik, który pozwala wyłączyć automatyczne zapisywanie w chmurze i powrócić do tradycyjnego modelu pracy. Użytkownicy mogą również dostosować domyślną lokalizację zapisywania, klikając prawym przyciskiem myszy na dowolny folder w chmurze. To daje pełną kontrolę nad tym, gdzie trafiają nowe dokumenty.
Jak to często bywa z nowymi funkcjami Microsoft przyznaje się do kilku ograniczeń. Jeśli uruchomimy nową sesję Worda podczas gdy inna już działa to nowy plik może nie zostać automatycznie zapisany. Czasami po zmianie nazwy dokumentu występuje opóźnienie w odświeżeniu listy ostatnich plików.
Co szczególnie cieszy to zapowiedź rozszerzenia tej funkcjonalności na Excela i PowerPointa jeszcze w tym roku. To oznacza, że cały pakiet Microsoft 365 otrzyma spójne, nowoczesne podejście do zarządzania plikami, eliminując frustracje związane z utratą danych we wszystkich kluczowych aplikacjach biurowych. Wreszcie możemy skupić się na treści, zamiast martwić się o technikalia związane z zapisywaniem plików.
