Ochroni dane, zeskanuje i wydrukuje. Sprawdzamy urządzenie Kyocera TASKalfa 4054ci

Wydawać by się mogło, że w erze wszechobecnej cyfryzacji papierowe dokumenty odchodzą do lamusa. Nic bardziej mylnego. Choć coraz więcej procesów przenosimy do świata wirtualnego, drukarki i urządzenia wielofunkcyjne wciąż stanowią nieodłączny element wyposażenia niemal każdego biura. Wciąż potrzebujemy fizycznych dokumentów: od notatek, przez umowy, aż po kolorowe materiały marketingowe. 

Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne to już nie tylko maszyny do prostego przetwarzania dokumentów papierowych. To centra zarządzania, które oferują wiele funkcji – od szybkiego drukowania i kopiowania, przez zaawansowane skanowanie z digitalizacją i rozpoznawaniem tekstu, aż po integrację z systemami chmurowymi i mobilnymi. Co więcej, w dobie rosnących zagrożeń cybernetycznych, producenci kładą coraz większy nacisk na bezpieczeństwo, wyposażając swoje urządzenia w mechanizmy chroniące poufne dane przed nieautoryzowanym dostępem.

Dobór odpowiedniego urządzenia wielofunkcyjnego to niełatwa decyzja. Rynek oferuje mnóstwo modeli, różniących się parametrami, funkcjonalnością, ceną zakupu i kosztami eksploatacji. Kluczowe staje się więc dopasowanie sprzętu do konkretnych potrzeb firmy – wolumenu druku, rodzaju przetwarzanych dokumentów, wymagań dotyczących bezpieczeństwa czy oczekiwanej łatwości obsługi. To inwestycja na lata, która wpływa na efektywność pracy i komfort użytkowników.

Dziś pora na taki sprzęt – Kyocerę TASKalfa 4054ci. To kolorowe urządzenie wielofunkcyjne formatu A3, które, moim zdaniem, ma szanse stać się centrum zarządzania dokumentami w średnich i dużych firmach oraz instytucjach. W erze cyfryzacji, gdzie bezpieczeństwo i efektywność przepływu informacji są kluczowe, sprawdzamy, jak ten model radzi sobie z codziennymi wyzwaniami biurowymi.

Urządzenie prezentuje się solidnie, a jego centralny punkt to 10,1-calowy, kolorowy i dotykowy ekran. Muszę przyznać, że interfejs, przypominający tablet, znacząco ułatwia nawigację nawet mniej zaawansowanym technicznie użytkownikom. Menu jest logicznie uporządkowane, a dostęp do podstawowych funkcji – drukowania, kopiowania i skanowania – jest bardzo szybki.

Drukowanie: TASKalfa 4054ci oferuje druk w rozdzielczości 1200 x 1200 dpi. W praktyce oznacza to bardzo wysoką jakość zarówno dokumentów tekstowych, jak i tych zawierających kolorowe wykresy czy grafiki – np. miesięczne zestawienia finansowe dla zarządu, wielostronicowe umowy dla klientów czy materiały szkoleniowe dla nowych pracowników. Prędkość druku 40 stron A4 na minutę (w trybie mono i kolor) jest więcej niż wystarczająca, by nawet obszerne dokumenty były gotowe w krótkim czasie.

Elastyczność w obsłudze papieru – od formatów A6R po SRA3, z obsługą banerów do 1220 mm długości i papieru o gramaturze do 300 g/m² – to, moim zdaniem, duża zaleta urządzenia. Umożliwia przygotowanie firmowych ulotek, zaproszeń na wydarzenia czy okładek raportów na grubszym papierze, bez konieczności korzystania z usług zewnętrznych drukarni. Czas wydruku pierwszej strony – około 5,1 sekundy dla trybu mono i 6,5 sekundy dla koloru – znacząco skraca czas oczekiwania przy pojedynczych, pilnych zadaniach.

Kopiowanie: funkcje kopiowania są równie rozbudowane jak w przypadku druku, a prędkość działania - identyczna. W codziennym biurowym pośpiechu szczególnie przydatne wydają mi się opcje takie jak kopiowanie dokumentów tożsamości (np. szybkie przygotowanie kompletu dokumentów dla działu HR), automatyczne pomijanie pustych stron przy kopiowaniu wielostronicowych oryginałów czy tworzenie prostych broszur. Funkcja „Skanuj raz – drukuj wielokrotnie” to realna oszczędność czasu, szczególnie gdy potrzebujemy przygotować zestaw identycznych materiałów, np. szkoleniowych, dla kilku odbiorców.

Skanowanie: to jeden z mocniejszych punktów urządzenia – kluczowy dla efektywnej cyfryzacji dokumentów. Automatyczny podajnik dokumentów umożliwi skanowanie z prędkością do 274 obrazów na minutę (A4, 300 dpi, dupleks)  W połączeniu z dużą pojemnością wynoszącą aż 320 arkuszy, podajnik realnie zapewni szybkie przetwarzanie nawet dużych ilości dokumentów. Wyobraźmy sobie digitalizację archiwum faktur z kilku lat – z taką prędkością to zadanie staje się znacznie mniej czasochłonne. Model DP-7170 z ultradźwiękowym czujnikiem wykrywania podwójnego pobrania papieru to funkcja, którą osobiście bardzo doceniam, ponieważ minimalizuje ryzyko przypadkowego pominięcia skanowanej strony.

Urządzenie umożliwia skanowanie do wielu lokalizacji – e-maila, folderu SMB, FTP, pamięci USB czy usług chmurowych – oraz zapis w popularnych formatach, w tym jako przeszukiwalne pliki PDF czy edytowalne dokumenty MS Office (przy wykorzystaniu opcjonalnego pakietu Scan Extension Kit). Dzięki temu np. dział HR może bezpośrednio zeskanować dokumenty aplikacyjne bezpośrednio do dedykowanego folderu w chmurze, a dział prawny – umowy do zabezpieczonego folderu sieciowego.

Kyocera położyła duży nacisk na funkcje związane z cyberbezpieczeństwem. Jakie to rozwiązania? Dostrzegam osiem funkcji, które mają na celu zapewnienie firmie i jej użytkownikom poczucia bezpieczeństwa.

Wbudowane w urządzenie funkcje takie jak Secure Boot i RunTime Integrity Check dbają o integralność oprogramowania od momentu uruchomienia. W praktyce oznacza to, że firma minimalizuje ryzyko uruchomienia  na drukarce złośliwego oprogramowania, które mogłoby przechwycić drukowane dokumenty lub uzyskać dostęp do sieci firmowej.

Możliwość uwierzytelniania użytkowników (kod PIN, karty, logowanie sieciowe) jest kluczowa. Wyobraźmy sobie sytuację, gdzie w dziale kadr drukowane są listy płac. Dzięki uwierzytelnianiu tylko upoważniona osoba może odebrać wydruk, co zapobiega dostępowi do poufnych danych przez osoby postronne. To rozwiązanie, które powinno być standardem.

Standardowy moduł TPM (Trusted Platform Module) bezpiecznie przechowuje klucze szyfrujące. Nawet w przypadku fizycznej kradzieży dysku z urządzenia (standardowy SSD lub opcjonalny HDD), wszelkie dane pozostaną zaszyfrowane, a ich odczytanie poza urządzeniem nie będzie niemożliwe.

Funkcja Szyfrowanego PDF oraz obsługa S/MIME dla poczty e-mail zapewniają poufność przesyłanych dokumentów. Dział prawny wysyłający projekt umowy do klienta może skorzystać z S/MIME, aby mieć pewność, że e-mail nie zostanie odczytany przez niepowołane osoby w trakcie transmisji.

Integracja z systemami SIEM pozwala administratorom IT na centralne monitorowanie aktywności urządzenia, np. otrzymywanie alertów o nietypowych próbach logowania, co umożliwia szybką reakcję na potencjalne incydenty. A wisienką na torcie jest certyfikat Common Criteria (ISO/IEC 15408), który potwierdza wysoki standard zabezpieczeń.

W codziennym użytkowaniu oznacza to większy spokój – dokumenty są chronione na każdym etapie.

Ale bezpieczeństwo to tylko jeden z filarów. Na pokładzie 4054ci znajduje się również platforma HyPAS, która pozwala na instalację aplikacji usprawniających konkretne procesy. Przykładowo, aplikacja do obiegu faktur może automatyzować skanowanie, odczytywanie danych (OCR) i kierowanie ich do systemu księgowego. Integracja z systemami zarządzania drukiem jak MyQ pozwala na monitorowanie kosztów i wdrażanie polityk druku. Wbudowana funkcja druku podążającego (secure print) stanowi dodatkowe zabezpieczenie – użytkownik wysyła dokument do druku, ale może go odebrać dopiero po zalogowaniu się przy wybranym urządzeniu, co zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi do wydruków

Możliwości druku mobilnego i chmurowego (AirPrint, Mopria, KYOCERA Mobile Print, MyPanel, Microsoft Cloud) są nieocenione w elastycznych środowiskach pracy. Przedstawiciel handlowy w terenie może wysłać ofertę do druku w biurze bezpośrednio ze smartfona.

Testowany egzemplarz urządzenia posiadał pojemność wejściową papieru wynoszącą 2150 arkuszy, rozszerzalną za pomocą opcjonalnych podajników aż do 7150 arkuszy. W dużym dziale, gdzie drukuje się setki stron dziennie, rzadsza konieczność dokładania papieru to realna, odczuwalna oszczędność czasu.

Sercem urządzenia jest procesor ARM A53 Quad Core 1,6 GHz, wspierany przez 4 GB pamięci RAM oraz 64 GB dysk SSD (z opcją rozbudowy o tradycyjny dysk twardy HDD o pojemności 320 GB lub 1 TB). Taka konfiguracja sprzętowa ma bezpośrednie przełożenie na codzienną pracę. Z mojego doświadczenia wynika, że zapewnia płynne działanie interfejsu użytkownika, nawet gdy w tle przetwarzane są złożone zadania drukowania czy skanowania. Ani razu nie zauważyłem opóźnień, spowolnień czy zacięć, co świadczy o tym, że ten technologiczny kombajn pozwala na ekspresowe wykonanie każdego zadania.

Szybkie przetwarzanie jest szczególnie zauważalne przy obsłudze dużych plików PDF z wieloma warstwami graficznymi, skomplikowanych projektów czy przy jednoczesnym korzystaniu z urządzenia przez wielu użytkowników w sieci. Oznacza to mniej frustrujących przestojów i szybsze otrzymywanie gotowych dokumentów.

Kyocera słynie z komponentów o długiej żywotności, co jest kluczowym elementem filozofii firmy. W praktyce przekłada się to na większą niezawodność urządzenia i potencjalnie niższą awaryjność w porównaniu z rozwiązaniami, gdzie częściej wymienia się kluczowe podzespoły. 

Dla twojej firmy oznacza to mniejsze ryzyko nieplanowanych przestojów, które mogą generować dodatkowe koszty i opóźnienia w realizacji zadań. Dłuższa żywotność komponentów przekłada się również na niższy całkowity koszt eksploatacji urządzenia w dłuższej perspektywie – dzięki rzadszym interwencjom serwisowym oraz mniejszej liczbie wymienianych części.

Dla firm, które regularnie przygotowują większe ilości dokumentów i chcą nadać im profesjonalny wygląd bez konieczności zlecania prac na zewnątrz, dostępne są zaawansowane opcje wykończenia (finiszery). Umożliwiają one automatyzację wielu procesów, które normalnie byłyby wykonywane ręcznie lub przez zewnętrzne drukarnie.

Zszywanie: możliwość zszywania nawet do 100 arkuszy (w zależności od modelu finiszera i gramatury papieru) pozwala na tworzenie wielostronicowych raportów, analiz, ofert handlowych czy wewnętrznych biuletynów, które od razu są gotowe do dystrybucji. Dostępne są różne pozycje zszywania (np. narożne, podwójne boczne).

Dziurkowanie: opcjonalne moduły dziurkacza (2 lub 4 otwory, także w standardzie szwedzkim) pozwalają na przygotowanie dokumentów gotowych do wpięcia w segregatory. Uważam to za niezwykle przydatne przy tworzeniu materiałów szkoleniowych, dokumentacji projektowej czy archiwizowanych dokumentów.

Tworzenie broszur: bardziej zaawansowane finiszery oferują funkcję składania i zszywania grzbietowego, co pozwala na produkcję profesjonalnie wyglądających broszur, katalogów produktowych czy programów wydarzeń. Dział marketingu może samodzielnie przygotować niewielkie nakłady estetycznie zszytych i złożonych broszur, oszczędzając czas i pieniądze.

W zależności od konfiguracji dostępne mogą być również inne funkcje, takie jak składanie (np. Z-fold dla listów), sortowanie do oddzielnych przegródek (mailbox) czy dodawanie okładek lub przekładek (inserter).

Posiadanie takich możliwości wykończenia „pod ręką” znacząco usprawnia pracę, skraca czas realizacji zadań i daje pełną kontrolę nad finalnym wyglądem dokumentów, co jest istotne dla wizerunku firmy.

Kyocera TASKalfa 4054ci to zaawansowane urządzenie, które dobrze odpowiada na potrzeby biur ceniących szybkość, jakość, wszechstronność i przede wszystkim bezpieczeństwo. Szerokie możliwości konfiguracji i personalizacji oraz solidny pakiet zabezpieczeń czynią z niej bardzo wartościowe narzędzie do zarządzania obiegiem dokumentów.

Warto również wspomnieć o dostępnej ofercie promocyjnej, gdzie urządzenie można nabyć w ramach abonamentu. Więcej informacji na stronie: https://www.arcus.pl/task-alfa-4054ci-kserokopiarka-do-biura.