Masz firmę i chcesz jechać na urlop? 4 rzeczy, które musisz przed nim zrobić
Majówka nadchodzi wielkimi krokami i nawet jeśli masz własną firmę, fajnie byłoby się wyrwać i chwilę odpocząć. Jak przygotować się do urlopu, żeby po powrocie zastać wszystko w najlepszym porządku? Oto 4 rzeczy, na które lepiej zwrócić uwagę, zanim udasz się na wypoczynek.
1. Autoresponder, czyli automatyczna odpowiedź na e-mail
Niby oczywisty, a jak często się o nim zapomina. Lub nie zostawia się w nim istotnych informacji. Automatyczną odpowiedź na e-mail można ustawić w każdej szanującej się poczcie e-mail dla firm (na przykład w popularnej poczcie home.pl lub Outlooku, który jest częścią pakietu Microsoft 365).
Jak go napisać? Weźmy jako przykład nieobecność z powodu urlopu. Warto, aby w automatycznej odpowiedzi znalazły się takie elementy, jak:
- powitanie – w zależności od tego, kim są Twoi kontrahenci i/lub współpracownicy, możesz zacząć maila od „Cześć”, „Szanowni Państwo” lub neutralnego „Dzień dobry”;
- dni, w których jesteś na urlopie – warto, aby od razu po powitaniu znalazła się kluczowa informacja: od kiedy do kiedy jesteś na urlopie;
- czy jest jakaś możliwość kontaktu z Tobą – nie zawsze możesz sobie pozwolić na to, aby odciąć się w 100% od pracy, szczególnie, gdy masz małą firmę. Dlatego daj znać odbiorcy odpowiedzi, czy będziesz mieć w trakcie urlopu dostęp do swojej skrzynki albo czy można do Ciebie zadzwonić, gdy sprawa będzie naprawdę pilna. Wyznaczenie granic kontaktu zależy od rodzaju Twojej działalności i podejścia do pracy. Jeśli nie będziesz odbierał maili ani na nie odpowiadał, daj znać, że zrobisz to po powrocie;
- informacja o ewentualnym zastępstwie – daj znać, czy jest ktoś, kto przejął Twoje obowiązki lub ich część. Jeśli nie ma takiej osoby, pomiń ten element.
Oczywiście można też zawrzeć inne informacje istotne z punktu widzenia Twojej działalności.
2. Przedłużenie działania niezbędnych usług
W ferworze przedurlopowych przygotowań łatwo zapomnieć o niektórych sprawach służbowych i formalnościach, które mogą mieć olbrzymi wpływ na biznes. Na przykład? To nieco banalne, ale chodzi o przedłużenie działania usług, dzięki którym zachowujesz ciągłość działania swojego biznesu. Może to być abonament komórkowy, domena strony internetowej albo hosting, z którego korzystasz.
– Jeśli firma ma swoją stronę internetową, niezwykle ważne jest, aby usługi takie jak domena czy hosting były opłacone przed urlopem. Każdy dzień ewentualnej nieobecności w sieci z powodu wygasłych usług może oznaczać dotkliwe straty. W zależności od obrotów firmy to od kilkudziesięciu lub kilkuset złotych po kilkadziesiąt lub nawet kilkaset tysięcy. Oprócz tego są jeszcze straty wizerunkowe, bo każdy dzień z niedziałającą stroną to zniechęceni klienci, którzy mogą trafić w tym czasie do konkurencji – mówi Łukasz Machura, Dyrektor Website Development i E-commerce w home.pl.
Dobrym rozwiązaniem dla zabieganych właścicieli małych firm mogą być płatności cykliczne, które często można ustawić u dostawców usług. Dzięki nim przed końcem subskrypcji firmowe konto obciążane jest automatycznie, a abonament usług wydłuża się na kolejny okres. Nawet, gdy jesteś na urlopie.
3. Kopia zapasowa danych
Jak wiadomo, ludzie dzielą się na 2 typy: tych, którzy nie robią backupu i tych, którzy zaczną go robić…
Przezorny zawsze ubezpieczony. Kopia zapasowa, czyli backup danych jest dobrym zwyczajem, który w firmie trzeba pielęgnować na co dzień, a nie tylko przed urlopem.
Jeśli jednak do tej pory z backupem w Twojej firmie bywało różnie, to możesz nadrobić zaległości. I uchronić się przed poważnymi stratami.
Narzędzia do kopii zapasowej (tutaj możesz je poznać) pozwalają tworzyć backup urządzeń stacjonarnych i mobilnych, więc za jednym zamachem ochronisz firmowe komputery i telefony. Jeśli interesuje Cię osobna kopia bezpieczeństwa skrzynek e-mail, do tego także znajdziesz specjalne i relatywnie tanie rozwiązania (np. Dropsuite Email Backup).
Pamiętaj: lepiej zapobiegać utracie danych, niż leczyć skutki ich zniknięcia.
4. Zaraz, zaraz… Zarabiaj. Nawet kiedy odpoczywasz
Twoja strona internetowa cały czas jest dostępna, masz profile w mediach społecznościowych albo wystawione ogłoszenia o usługach i sprzedawanych produktach? Dzięki internetowi Twoja firma działa więc właściwie bez przerwy – nawet, kiedy odpoczywasz na urlopie.
Pamiętaj, aby powiadomić potencjalnych klientów, że obsłużysz ich zamówienia po powrocie (chyba, że jest ktoś na Twoje zastępstwo) i nastaw się na to, że w majówkę możesz… sporo zarobić. Na przykład wtedy, kiedy klienci będą szukać Twoich artykułów sezonowych. Załóżmy, że w długi weekend będzie brzydka pogoda (której nie życzymy Ci na urlopie) – jeśli sprzedajesz parasole, płaszcze przeciwdeszczowe albo gry planszowe, Twoja sprzedaż może wystrzelić.
Warto o tym pomyśleć przed urlopem, sprawdzić prognozę pogody i rozważyć uruchomienie reklamy internetowej. Dzięki niej Twoje produkty mogą się wyświetlić na górze wyszukiwania w Google albo na portalach społecznościowych, z których korzystają Twoi potencjalni klienci.
Odpoczywać i zarabiać jednocześnie, wypocząć nawet podczas krótkiego urlopu, wrócić i zastać wiele nowych zamówień lub zapytań o ofertę? Tego życzymy wszystkim właścicielom firm z okazji zbliżającej się majówki.
