Podpis elektroniczny, czyli szybciej, wygodniej i bezpieczniej. Po pandemii będziemy zastanawiać się, jak można było bez niego żyć

Dlaczego piszę w formie przeszłej? Bo jestem przekonany, że przyspieszająca w wyniku pandemii cyfryzacja sposobu prowadzenia biznesu dosięgnie i tę dziedzinę. W porównaniu z wdrażaniem w firmach pracy zdalnej, to naprawdę drobnostka.

Pomyślmy o tym w ten sposób: kurierzy mają pełne ręce roboty nawet bez wożenia naszych umów. Środowisko odetchnęłoby z ulgą, gdybyśmy przestali drukować dokumenty tylko po to, by złożyć na nich parafkę i wrzucić do skanera. Starając się iść z duchem czasu, większość z nas wysyła obecnie dokumenty w formie PDF-ów poprzez e-maile. Mało kto wyobraża sobie dzisiaj przesyłanie każdej informacji na papierze za pomocą listonosza.

Podpis elektroniczny to moim zdaniem naturalna kontynuacja tego procesu. Kolejna przesiadka na rozwiązanie, które jest po prostu szybsze, wygodniejsze i - koniec końców - generuje mniej kosztów.

Podpis elektroniczny oferuje dzisiaj kilka firm na rynku. Chciałbym jednak zwrócić uwagę na platformę Autenti. Dlaczego? Zbliża się Black Week, a Autenti uznało, że to dobry moment, by zachęcić użytkowników do skorzystania z ich oferty, rozdając płatne pakiety za połowę ceny. Ze zniżek będzie można skorzystać między 23 a 27 listopada, ale o szczegółach za chwilę.

Zacznijmy od konkretów. Autenti to platforma, która pozwala na przechowywanie dokumentów w szyfrowanej chmurze w europejskich centrach danych. Dzięki takiemu e-archiwum poszczególne umowy można szybko wyszukać, choćby po tytułach. W wersji papierowej nie zawsze bywa to takie proste, bo segregowanie dokumentów bywa bardzo czasochłonne. Przy okazji cyfryzacja tego procesu pozwala na pozbycie się naszego „bumagowego” archiwum, dzięki czemu możemy zaoszczędzić nieco miejsca.

Dzięki platformie podpis lub parafkę pod dokumentem możemy złożyć, mając pod ręką praktycznie dowolne urządzenie elektroniczne – tablet, laptop, a nawet zwykły smartfon. Do podpisania umowy nie trzeba mieć żadnych dodatkowych urządzeń.

Jakie dokumenty można podpisać elektronicznie? W przypadku przedsiębiorców e-podpis ma zastosowanie przy umowach NDA, sprzedażowych, fakturach, zamówieniach, umowach cywilnoprawnych i dziesiątkach innych dokumentów. Ponad 9 na 10 dokumentów w biznesie można podpisać za pomocą bazowego podpisu elektronicznego. Wyjątek stanowią umowy zawierane w formie pisemnej pod rygorem nieważności czyli np. takie, które obejmują przeniesienie autorskich praw majątkowych. W ich wypadku potrzebny będzie kwalifikowany e-podpis, którego wyrobienie jest już nieco dłuższą procedurą, ale również można go używać w Autenti.

Platforma działa w zgodzie z rozporządzeniem eIDAS (Electronic Identification and Trust Services Regulation), które ujednolica reguły stosowania e-podpisu we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Co za tym idzie, nasz podpis będzie prawnie wiążący na terenie całej UE.

Cała procedura podpisywania umowy, podkreśla Autenti, zajmuje zazwyczaj do kilku minut. Jej odbiorców nie widzimy jednak na żywo, dlatego platforma umożliwia potwierdzenie ich tożsamości np. za pomocą kodów SMS - tak jak autoryzacja w banku. Korzyści wynikające z tego rozwiązania są  oczywiste. Przedsiębiorca może np. wysłać towar dosłownie chwilę po uzgodnieniu i spisaniu warunków umowy. W tradycyjnych warunkach nawet po przesłaniu podpisanego skanu, firma musi poczekać na odesłanie dokumentu parafowanego przez drugą stronę. W przypadku bardziej zbiurokratyzowanych przedsiębiorstw może to trwać dni, jeśli nie tygodnie. Tymczasem Autenti daje możliwość zintegrowania systemu CRM ze swoją platformą, co zrzuca z barków księgowości połowę roboty.

Plusy korzystania z Autenti odczuwają również freelancerzy. Mając do podpisania kilka umów miesięcznie inwestycja w drukarkę ze skanerem wydaje się mało opłacalnym pomysłem. Z drugiej strony korzystanie z punktów ksero nie jest do końca bezpieczne. Podajemy przecież ich pracownikom większość swoich danych osobowych na tacy.

E-podpis staje się więc wartym do rozważenia rozwiązaniem tym bardziej, że Autenti udostępnia swoje usługi w wersjach kont FREE i PRO. Ta pierwsza, jak wskazuje nazwa, jest całkowicie darmowa. W jej ramach możemy wysłać do pięciu dokumentów miesięcznie. Dla przeciętnego „wolnego strzelca” powinna być to wystarczająca ilość.

Konto PRO będzie natomiast bardziej odpowiedni dla firm, które miesięcznie wystawiają zdecydowanie większą liczbę dokumentów. W pakiecie rocznym usługa ta kosztuje 576 zł netto i pozwala na przesyłanie nieograniczonej ilości umów. Oprócz tego kupujący dostanie szereg mniejszych udogodnień, takich jak nadawanie dokumentów z opcją parafowania, sekwencją podpisów czy możliwość używania szablonów dokumentów.

W trakcie Black Week będzie można nabyć konto PRO na 12 miesięcy za połowę tej ceny czyli za 288 zł netto.

Oba pakiety łączy brak limitów co do liczby użytkowników, którzy mogą korzystać z jednego konta. Trzeba jednak pamiętać, że korzystając z listopadowej promocji Autenti pozwoli na zakup kont w obniżonej cenie dla maksymalnie 5 osób. Mimo to nad ofertą z pewnością warto się pochylić. Kto wie, jeżeli więcej firm zdecyduje się na skorzystanie z tej promocji, Black Week może stać się motorem napędowym cyfrowej transformacji polskich firm.

* Materiał powstał we współpracy z firmą Autenti