Na takie centrum zarządzania projektami czekałem. Copilot Notebooks to przełom w zespołowej pracy

Pliki w różnych folderach, notatki w kilku aplikacjach, wątki e-mail rozrzucone po skrzynce odbiorczej, wyniki rozmów z AI w historii czatów - wszystko to sprawia, że trudno utrzymać spójne zarządzanie projektami i efektywnie wykorzystać zgromadzone informacje. To właśnie ten problem rozwiązują Microsoft 365 Copilot Notebooks - inteligentne centrum, które skupia wszystkie istotne dla danego projektu zasoby w jednym miejscu, pozwalając sztucznej inteligencji pracować na precyzyjnie dobranym kontekście.

Microsoft 365 Copilot Notebooks to nowa funkcja w ramach przeprojektowanej aplikacji Microsoft 365 Copilot, która zadebiutowała w kwietniu. Stanowi ona przestrzeń roboczą napędzaną sztuczną inteligencją, skoncentrowaną na treściach istotnych dla konkretnego zadania lub projektu. Kluczową ideą Notebooks jest możliwość gromadzenia w jednym miejscu wszystkich powiązanych zasobów, takich jak czaty z Copilotem, dokumenty Microsoft 365, strony, notatki ze spotkań, linki i wiele innych materiałów.

Warto zaznaczyć, że Notebooks zostały zaprojektowane jako część większej aktualizacji Microsoft 365 Copilot, która obejmuje również usprawnione wyszukiwanie AI oraz nowe możliwości generowania obrazów przy wykorzystaniu modelu OpenAI GPT-4o. Całość tworzy kompleksowe środowisko dla nowoczesnego pracownika, który potrzebuje efektywnych narzędzi do zarządzania złożonymi projektami.

Notebooks są skierowane przede wszystkim do użytkowników biznesowych posiadających licencję Microsoft 365 Copilot. Jak podkreśla dokumentacja Microsoftu funkcja ta nie jest dostępna dla kont osobistych (Microsoft 365 Personal i Family). Dodatkowo do tworzenia notebooków niezbędna jest licencja SharePoint lub OneDrive. Warto zaznaczyć, że w momencie publikacji funkcja Notebooks znajduje się wciąż w fazie preview i nie została jeszcze w pełni wdrożona dla wszystkich użytkowników.

Podstawową zaletą Notebooks jest możliwość zebrania wszystkich istotnych zasobów dotyczących danego projektu lub zadania w jednym miejscu. W praktyce oznacza to, że możesz łączyć różne typy treści:

Ta centralizacja informacji eliminuje problem rozproszonych danych i pozwala na szybki dostęp do wszystkiego, co jest związane z danym projektem.

Po utworzeniu notatnika z odpowiednimi referencjami Copilot może analizować jego zawartość, aby znaleźć odpowiedzi na pytania, identyfikować kluczowe tematy i wyciągać wnioski. Zapytania kierowane do Copilota są automatycznie kontekstualizowane w oparciu o zawartość notatnika, dzięki czemu otrzymujesz bardziej precyzyjne i dostosowane odpowiedzi.

Ta funkcjonalność jest szczególnie przydatna w przypadku złożonych projektów, gdzie potrzebna jest dokładna analiza wielu dokumentów i źródeł. Zamiast ręcznie przeszukiwać każdy dokument możesz po prostu zapytać Copilota, który wykona tę pracę za ciebie, bazując na zawartości notatnika.

Notebooks pozwalają na tworzenie nowych treści przy wykorzystaniu zgromadzonych materiałów. Możesz poprosić Copilota o napisanie raportu, podsumowania lub analizy bazując na dokumentach i innych treściach w notatniku. System wykorzysta wszystkie dostępne informacje, aby stworzyć spójny i wartościowy materiał.

Ważną cechą Notebooks jest to, że są one dynamiczne - wszystkie referencje pozostają aktualne w czasie rzeczywistym, gdy projekt ewoluuje. Oznacza to, że jeśli zaktualizujesz dokument, który jest częścią notatnika, Copilot będzie miał dostęp do najnowszej wersji podczas odpowiadania na pytania lub generowania nowych treści.

Proces korzystania z Notebooks jest intuicyjny i zoptymalizowany pod kątem użyteczności. Aby rozpocząć pracę z Notebooks, należy zalogować się na stronie https://microsoft365.com/copilot przy użyciu konta służbowego lub szkolnego. Po zalogowaniu, w lewej części ekranu pojawi się opcja Notebooks.

Tworzenie nowego notatnika przebiega w kilku prostych krokach:

Po utworzeniu notatnika możesz dodawać do niego kolejne referencje, usuwać zbędne materiały oraz zadawać pytania Copilotowi w kontekście zgromadzonych treści. Interfejs jest podzielony na dwie części: po lewej stronie znajduje się pole do wprowadzania zapytań, a po prawej wyświetlane są wyniki.

Warto zauważyć, że limit znaków w notebookach wynosi 18 tys., co jest znacznie większe niż standardowy limit 4000 znaków w zwykłym czacie Copilot. Pozwala to na zadawanie bardziej złożonych pytań i otrzymywanie obszerniejszych odpowiedzi.

Notebooks wprowadzają kilka istotnych usprawnień w porównaniu do standardowych funkcji czatu Copilot. Jak wspomniano wcześniej Notebooks oferują limit 18 tys. znaków zarówno dla zapytań, jak i odpowiedzi, podczas gdy standardowy czat Copilot ograniczony jest do 4 000 znaków. Ta różnica jest kluczowa dla złożonych projektów wymagających szczegółowej analizy.

Standardowy Copilot ma dostęp do ogólnych informacji z Internetu oraz do danych użytkownika, ale w sposób mniej ukierunkowany. Notebooks pozwalają na precyzyjne określenie, które dokumenty i materiały mają być brane pod uwagę podczas analizy, co przekłada się na bardziej trafne odpowiedzi.

Notebooks można udostępniać współpracownikom, co ułatwia pracę zespołową nad projektami. Wszyscy uczestnicy mogą korzystać z tych samych referencji i kontekstu, co zapewnia spójność w komunikacji i analizie danych.

Notebooks są ściśle zintegrowane z przeprojektowaną aplikacją Microsoft 365 Copilot, co oznacza płynne współdziałanie z innymi funkcjami, takimi jak Copilot Create (do generowania obrazów i innej treści) oraz wyszukiwanie napedzane przez AI.

Microsoft 365 Copilot Notebooks oferują szeroki wachlarz zastosowań w różnych scenariuszach biznesowych. Notebooks są idealne do zarządzania złożonymi projektami, gdzie konieczne jest analizowanie wielu dokumentów, notatek ze spotkań i innych materiałów. Menedżer projektu może utworzyć notatnik dla każdego projektu, gromadząc wszystkie istotne informacje w jednym miejscu i wykorzystując Copilota do szybkiego znajdowania odpowiedzi na pytania dotyczące harmonogramów, budżetów czy zasobów.

Dla analityków biznesowych i badaczy Notebooks stanowią potężne narzędzie do gromadzenia i analizowania danych z różnych źródeł. Mogą oni łączyć raporty, dane liczbowe i notatki badawcze, a następnie wykorzystywać AI do wyciągania wniosków i identyfikowania trendów.

Notebooks można wykorzystać jako narzędzie do onboardingu nowych pracowników, gromadząc wszystkie istotne dokumenty, procedury i materiały szkoleniowe w jednym miejscu. Nowy pracownik może zadawać pytania Copilotowi, który udzieli odpowiedzi w oparciu o oficjalne dokumenty firmowe.

Dzięki funkcji inteligentnego redagowania treści Notebooks ułatwiają przygotowywanie raportów i prezentacji bazujących na wielu źródłach danych. Użytkownik może poprosić Copilota o stworzenie syntezy najważniejszych informacji z kilku dokumentów, co znacznie przyspiesza proces tworzenia materiałów biznesowych.

Wprowadzenie Microsoft 365 Copilot Notebooks stanowi istotny krok w kierunku pełnej integracji sztucznej inteligencji z codzienną pracą biurową. Microsoft intensywnie rozwija swoje narzędzia AI, a Notebooks są tylko jednym z elementów większej układanki.

Microsoft pracuje nad sklepem z agentami AI (agent store), który pozwoli użytkownikom na dodawanie niestandardowych agentów AI, zarówno od Microsoftu, jak i od zewnętrznych dostawców. Ta integracja umożliwi jeszcze bardziej spersonalizowane doświadczenia pracy z Notebooks, gdzie specjalistyczne agenty będą mogły analizować dane z określonych dziedzin.

Microsoft rozszerzył też niemalże kilka dni temu możliwości Notebooks o funkcje audio, takie jak generowanie przeglądów audio zawartości notatnika. Możliwe, że w przyszłości pojawią się również zaawansowane funkcje wideo, umożliwiające tworzenie prezentacji multimedialnych bezpośrednio z zawartości notatnika.

Microsoft opisuje wizję Frontier Firm - organizacji, w której agenci AI są standardową częścią zespołu, a pracownicy zasadniczo budują, zarządzają i kształtują tę sztuczną inteligencję w produktywnych partnerów w pracy. Notebooks stanowią ważny krok w kierunku tej wizji, umożliwiając płynną współpracę między ludźmi a AI.

Dzięki możliwości gromadzenia różnorodnych materiałów w jednym miejscu i wykorzystania sztucznej inteligencji do ich analizy, Notebooks oferują nowy poziom produktywności i efektywności w pracy biurowej. Dla entuzjastów elektroniki użytkowej i profesjonalistów poszukujących nowoczesnych rozwiązań zwiększających produktywność Notebooks stanowią fascynujący przykład tego, jak sztuczna inteligencja może transformować codzienne zadania.

Integracja z całym ekosystemem Microsoft 365, zaawansowane funkcje analizy treści oraz możliwości współpracy zespołowej czynią z tego narzędzia potężnego sprzymierzeńca w cyfrowej transformacji miejsca pracy. Potencjał jest ogromny. W miarę jak Microsoft będzie rozwijał swoje narzędzia AI, można spodziewać się jeszcze większej integracji i funkcjonalności, które uczynią Notebooks niezbędnym elementem nowoczesnego środowiska pracy.