Już nie musisz w nieskończoność przerzucać się mailami

Osoby, które wciąż żyją w czasach programów konfigurowanych lokalnie, często nie zdają sobie sprawy z tego, że wcale nie muszą spędzać połowy dnia na  przerzucaniu się mailami; poszukiwaniu piętnastej wersji dokumentu i upewnianiu się, czy aby na pewno pobrały odpowiedni plik z poprawkami naniesionymi po kolei przez cztery różne osoby.

Otóż drodzy użytkownicy, rzeczywistość biurowa w wielu miejscach wygląda dziś zupełnie inaczej, a praca w zespole może być sprawna, wygodna i efektywna. Wszystko za sprawą chmurowych narzędzi do tworzenia i komunikacji, takich jak na przykład Google Workspace. 

O czym mowa? Google Workspace to zestaw aplikacji biurowych, które występują w pakiecie z Gmailem. Na rynku dostępne są dwa rodzaje tej usługi – podstawowa (powstała z myślą o użytkownikach prywatnych) oraz rozszerzona (stworzona specjalnie dla klientów biznesowych). Google Workspace dla firm pozwala tworzyć adresy we własnej domenie i zarządzać użytkownikami w obrębie organizacji. Charakteryzuje się też większą ilością miejsca na Dysku (nawet do 5 TB) i rozbudowaną funkcjonalnością aplikacji do pracy biurowej.

Ale wróćmy do samych narzędzi. Te od wielu lat są dostępne po zalogowaniu się na pocztę – kiedy wybierzesz odpowiedni program, otworzy się on w osobnej karcie przeglądarki. Oznacza to, że swój pakiet aplikacji do pracy będziesz mieć zawsze przy sobie, niezależnie od tego, z jakiego urządzenia akurat korzystasz.

Co więcej, wszelkie pliki, które w nich stworzysz, automatycznie zapiszą się na chmurowym Dysku Google. Tu również mamy więc do czynienia z sytuacją, w której wszystkie swoje pliki masz w zasięgu jednego logowania do Gmaila. Bez przenoszenia dokumentów, bez tworzenia kopii i bez konieczności pamiętania o którejkolwiek z tych czynności. 

Co więcej, pliki automatycznie też synchronizują się w chmurze, co sprawia, że zawsze będzie wyświetlać Ci się ich najbardziej aktualna wersja. Oczywiście jeśli akurat nie masz dostępu do Internetu, możesz normalnie pracować offline – synchronizacja po prostu będzie opóźniona i nastąpi w chwili, kiedy połączysz się z siecią. No dobrze, ale jak ma się do tego wszystkiego praca w zespole?

Każdy stworzony przez siebie plik możesz udostępnić innym użytkownikom – zarówno w obrębie Twojej organizacji, jak i poza nią. Wystarczy, że skopiujesz link, który będzie prowadził do danego dokumentu, a w kolejnym kroku prześlesz go – w zależności od potrzeb – współpracownikom, klientom czy kontrahentom. 

Możesz też określić, w jakim zakresie dana osoba ma prawo ingerować w dany dokument – do wyboru są tu: przeglądanie, komentowanie i edytowanie. Takie podejście do pracy w zespole sprawia, że wszyscy zawsze mają dostęp do najnowszej, aktualizowanej na bieżąco wersji pliku. Niczego nie trzeba zapisywać, wszelkie zmiany wprowadzone przez współpracowników są widoczne gołym okiem i nikt nie musi się zastanawiać, czy wersja, nad którą pracuje, to aby na pewno ta obowiązująca.

Jak już wspomnieliśmy, korzyści z pracy w narzędziach chmurowych są o wiele większe, niż w przypadku treści tworzonych za pomocą programów instalowanych lokalnie. Jedną z największych zalet Google Workspace jest możliwość wspólnej edycji plików przez kilka osób. I to w tym samym czasie! 

Google zadbał o to, aby współpraca w takich programach jak Dokumenty, Arkusze, Prezentacje czy Formularze, była wygodna, a komunikacja pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu przebiegała sprawnie. 

Dlatego wszystkie wymienione powyżej aplikacje biurowe wyposażone są w takie funkcje, jak m.in.: 

A co, jeśli będziecie chcieli cofnąć wprowadzone zmiany? Wówczas wystarczy, że wejdziecie w historię i przywrócicie jedną z wielu automatycznie zapisanych, starszych wersji pliku.

Aplikacje Google Workspace dostępne są w przeglądarce, ale jeszcze do niedawna każdy z programów otwierał się w osobnej karcie, więc użytkownik musiał przełączać się pomiędzy nimi, aby móc pracować w różnych narzędziach. W 2022 roku Google poszedł jednak o krok dalej i zintegrował interfejs Gmaila w taki sposób, aby z podstawowych aplikacji do komunikacji (poczta, czat oraz Meet) można było wygodnie korzystać z jednego miejsca.

Dzięki temu usprawnieniu możesz odpowiedzieć na swoje maile, po czym jednym kliknięciem przełączyć się na chat, gdzie w czasie rzeczywistym ustalisz z współpracownikiem szczegóły projektu, nad którym właśnie pracujecie. 

Co więcej, jeśli w komunikatorze tekstowym ktoś prześle Ci link do dokumentu przechowywanego na chmurowym Dysku Google, ekran podzieli się na mniejsze części i w jednej z nich zostanie wyświetlony podgląd tego pliku. To z kolei sprawia, że zyskujesz wygodny podgląd przesłanej treści, o której na bieżąco możesz rozmawiać w komunikatorze. A jeśli i to nie wystarczy to w kilka sekund przełączysz się na rozmowę wideo w Google Meet.

Takich połączeń między aplikacjami są w Google Workspace dziesiątki, jeśli nie setki. Wszystkie narzędzia są ze sobą zmyślnie połączone, co w rozrachunku codziennej pracy pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. 

Być może teraz zastanawiasz się ile kosztuje Google Workspace i w jakim modelu amerykański gigant sprzedaje firmom swój pakiet narzędzi chmurowych. Otóż dostępny jest on w czterech planach subskrypcyjnych, których cena zaczyna się już od 27 zł netto miesięcznie na użytkownika. Warto przy tym pamiętać, że cenę tę można obniżyć, wykupując licencję u lokalnego partnera Google Cloud, takiego jak wrocławska firma FOTC. 

Zresztą rabat na licencje Google Workspace to nie jedyna zaleta współpracy z partnerem. FOTC oferuje również 30-dniowy okres bezpłatnego testowania usługi (bezpośrednio w Google to tylko 14 dni!), pomoc w migracji ze starego rozwiązania, wsparcie techniczne w trybie 24/7, szerokie doradztwo w zakresie doboru planu i optymalizacji kosztów, czy faktury w złotówkach z odroczonym terminem płatności. Jeśli więc chcesz w praktyce przekonać się, jakie możliwości daje Twojej firmie Google Workspace, już dziś zapisz się na darmowe testy.

Zdjęcie główne: monticello / Shutterstock