Przegląd aplikacji do zarządzania projektami. Czy warto używać czegoś oprócz Trello?

Z tego artykułu dowiesz się, co to jest:

Ta aplikacja sprawdzi się idealnie, jeśli potrzebujecie jednej apki do zarządzania wszystkimi projektami i zadaniami grupowymi. Możecie tam bowiem organizować pracę praktycznie od podstaw - tworzyć tzw. to do list, plany nowych projektów z podziałem na stopień pilności, dodawać zadania i eventy do wbudowanego kalendarza oraz komunikować się z wybranymi osobami na czacie.

ClickUp posiada też własną pocztę oraz arkusze tekstowe, dzięki czemu nie będziecie musieli korzystać z zewnętrznych aplikacji. Program ten pozwala także na szybki transfer danych z innych aplikacji, więc jeśli do tej pory korzystaliście z Trello, ale chcecie przerzucić się na ClickUp, nie będziecie musieli konfigurować i tworzyć wszystkich projektów od nowa. Aplikacja ta jest zintegrowana z ponad tysiącem innych aplikacji, typu Google Drive, Outlook czy Zoom oraz działa na wszystkich systemach operacyjnych - Windows, macOS czy Linux, także w trybie offline.

Podstawowa wersja aplikacji jest darmowa, jednak bardzo ograniczona. Wersje płatne różnią się ceną w zależności od liczby użytkowników, lecz wynosi ona od 5 do 9 dolarów za miesiąc. O cenę możecie się jednak targować - wystarczy napisać do ClickUp w sekcji Let’s make a deal (ClickUp™ Pricing | Free Forever, Unlimited, & Business Plans) i samemu zaproponować kwotę. 

W Workzone, podobnie jak w Trello czy ClickUp, główny panel projektowy pozwala na tworzenie zadań, przypisywanie do nich członków, ustalanie deadline’u i określanie stopnia wykonania zadania. Workzone umożliwia także wpisywanie wydarzeń do kalendarza, bezpieczne udostępnianie plików oraz integrację z mnóstwem innych aplikacji.

Możliwe są tu 3 opcje subskrypcji - team, professional oraz enterprise, które zalecane są dla różnych rodzajów firm. Ceny podane są za 15 użytkowników i wahają się między 24$ a 43$ miesięcznie, jednak należy pamiętać, że płatności rozliczane są rocznie. Przed zakupem można poprosić o wersję demo, aby wypróbować funkcje Workzone i wówczas podjąć decyzję. Dużym plusem tej aplikacji jest to, że jeśli płacimy za konto, mamy nieograniczoną możliwość wsparcia i szkolenia się z zakresu funkcjonowania apki - wystarczy umówić spotkanie, bez dodatkowych opłat. 

Kolejne rozwiązanie to aplikacja od giganta, jakim jest Microsoft. Microsoft Project powstał już w 1984 r., jednak wyglądał wówczas zupełnie inaczej. Najnowsza wersja programu to Microsoft Project 2019 i tak jak jego konkurenci, ułatwia zarządzanie projektami dzięki tworzeniu tablic z zadaniami, które można przypisywać poszczególnym użytkownikom, określać terminy trwania projektów, a za pomocą wykresu Gantta określać postępy w pracy.

Dużym ułatwieniem jest tu narzędzie do tworzenia raportów z pracy, które pozwala na łatwe wprowadzanie danych i wyników z naszych projektów do programu, który sam przygotuje odpowiednią wizualizację. Microsoft Project jest jednak aplikacją płatną i mimo iż jest kompatybilny z innymi usługami pakietu Microsoft Office, sam do niego nie należy. Jeśli chcemy się zaopatrzyć w ten program, mamy 3 opcje do wyboru - plan 1, plan 3 i plan 5. Różnią się one dostępnymi funkcjami i oczywiście ceną, która wynosi odpowiednio 8,40, 25,30 i 46,40 euro miesięcznie za użytkownika. 

Podobnie jak powyższe programy, Asana oferuje swoim użytkownikom tablice, oś czasu, listę oraz kalendarz, dzięki którym umożliwia tworzenie i rozporządzanie projektami oraz kontrolowanie postępów. Asana jest łatwa w obsłudze i zawiera wiele przydatnych funkcji, takich jak możliwość wysyłania wiadomości prywatnych, w ramach projektu lub w ramach zespołu, dodawania komentarzy do zadań oraz załączania plików z komputera i załączników z wielu zintegrowanych aplikacji, typu DropBox.

Ponadto Asana dostępna jest także jako aplikacja mobilna na Androida oraz iOSa, aby ułatwić pracę z każdego miejsca. Wersja Basic aplikacji jest darmowa, jednak jeśli zależy wam na korzystaniu z pełnej wersji programu, dostępne są 3 wersje subskrypcji - Premium, Business oraz Enterprise. Ceny wahają się tu od 10,99$ do 30,49$ w zależności od usługi oraz rodzaju rozliczenia - miesięcznie lub rocznie. Cena za usługę Enterprise jest do ustalenia po indywidualnym kontakcie.

Aplikacji do zarządzania projektami jest naprawdę wiele i większość z nich jest do siebie stosunkowo podobna. ProofHub to kolejna z naszych propozycji - jest przydatna, łatwa w obsłudze i oferuje wszystko to, co powinna, aby usprawnić pracę zespołową w waszej firmie. Jej ciekawą funkcją jest niewątpliwie możliwość dodawania do projektu także klientów, którzy będą mogli obserwować progres w swoich zleceniach i akceptować poszczególne zmiany. Tak szybki feedback usprawnia pracę nad projektami i oszczędza wszystkim wiele czasu.

ProofHub posiada także dedykowaną aplikację mobilną, aby umożliwić pracę nad zadaniem także, gdy nie mamy dostępu do komputera. Program ten posiada dwie możliwości subskrypcji, których ceny są stałe, tzn. nie będą wzrastać w zależności od liczby użytkowników. Wersja Essential kosztuje 45$ miesięcznie przy płatności rocznej, natomiast wersja Ultimate Control jest obecnie na promocji, więc zamiast 150$ zapłacicie 89$ za miesiąc użytkowania przy rozliczeniu rocznym. 

IC Project to w 100% polskie narzędzie do zarządzania projektami, które jest jednym z najczęściej wybieranych przez polskie firmy. Przyczyna jest dość prosta – to system, który oferuje dużą kompleksowość w intuicyjnej formie. Z wykorzystaniem IC Project możesz zdecydowanie skuteczniej zarządzać projektami – prostszymi jak i bardziej zaawansowanymi, elastyczność. Każdy projekt możesz dowolnie podzielić na etapy lub tablice, a tam oddelegować zadania dla całego zespołu. 

Narzędzie zostało wyposażone m.in. w ciekawe połączenie funkcjonalne. Zarządzając projektem, otrzymujesz automatycznie widok jego harmonogramu oraz modułu finansowego. Dodatkowo w systemie mamy funkcjonalności do mierzenia i raportowania czasu pracy. Jeśli więc chcesz, możesz z IC Project wyliczyć realną czasochłonność projektów, skontrolować finanse projektowe, a także całą terminowość na wizualnym harmonogramie. To duża wartość przy prowadzeniu projektów.

Pamiętajmy również o tym, że IC Project to narzędzie intuicyjne w codziennej obsłudze, które potrafi spiąć organizacyjnie całą Twoją firmę. W programie znajdziemy wiele możliwości komunikacyjnych – od wbudowanego komunikatora, przez wspólny kalendarz, aż po system komentarzy. To bez wątpienia może być środowisko do pracy dla całego Twojego zespołu. 

Jak IC Project przedstawia się cenowo w kontekście zagranicznej konkurencji? Dla zespołu do 10 użytkowników to koszt w okolicach 2500 zł za cały rok w pełnej funkcjonalności narzędzia. W ramach pakietu otrzymujemy również dedykowane, polskie wsparcie, co jest dużym argumentem na plus. No i warto również wspomnieć o tym, że możemy dodatkowo wykorzystać specjalną usługę wdrożenia.