Erudion, czyli polski Facebook dla firm, co Yammera się nie boi

Komunikacja „społecznościowa”, według wielu niezależnych od siebie badań, jest jedną z najbardziej efektywnych i angażujących form wymiany informacji. Coraz częściej wykorzystywana jest nie tylko do publikacji zdjęć naszych kotków, piesków i zdjęć w wakacji, a również do komunikacji biznesowej. Jednym z profesjonalnych narzędzi, które zaczyna dojrzewać, jest Erudion.

Erudion, podobnie jak konkurencyjne rozwiązania, w tym microsoftowy Yammer, ma na celu usprawnienie komunikacji i obiegu informacji wewnątrz firmy. Intranetowy Facebook, bo tak to można w dużym uproszczeniu scharakteryzować, ma pomagać w wymianie wiedzy, celów i zbliżać do siebie poszczególne działy w firmach.

Erudion nie jest na rynku sam. Ale, co ciekawe, nie powstał on jako produkt na sprzedaż. To wewnętrzny projekt, który okazał się na tyle dobry, że jego twórcy postanowili podzielić się nim ze światem. Póki co, właściwie każdy może za darmo założyć konto na Erudionie i stworzyć swój własny intranet. Ale czy tak już zostanie? Jaka przyszłość czeka Erudion? I czemu właśnie to rozwiązanie powinniśmy wybrać? O tym postanowiliśmy porozmawiać z osobami odpowiedzialnymi za projekt.

Maciek Gajewski, Spider's Web: Na początek, przedstaw się proszę i powiedz, jaki jest twój związek z Erudionem.

Iza Mysiura, Erudion: Odpowiadam za rozwój i rozpowszechnianie Erudiona, które w przypadku firm komercyjnych kończy się sprzedażą, a w przypadku organizacji NGO nieodpłatnym przekazaniem Erudiona.

Erudion, z tego co mi już powiedziano, był wewnętrznym projektem, by usprawnić pracę spółdzielni. Co was skłoniło do „wyjścia na świat”?

Tak, Erudion powstał jako projekt wewnętrzny. Faktem jest, że szukając rozwiązania dla ANG Spółdzielni Doradców Kredytowych – jednej z firm Grupy ANG - początkowo popełniliśmy intranet na SharePoint, za który w 2011 otrzymaliśmy nagrodę na Internale Poland za „Najlepszy Intranet 2011 w kategorii Małe i Średnie Przedsiębiorstwa”. Szef odbierając tą nagrodę zdecydował się jednak  go skasować. Pomimo swoich zalet platforma nie spełniała naszych potrzeb; otwartej, angażującej komunikacji, inspirującej do dzielenia się wiedzą, budującej kulturę firmy . Tak zrodził się pomysł na stworzenie Erudiona, który będzie odpowiedzią na te potrzeby. Wtedy ktoś nam powiedział, że nie musimy tworzyć własnego narzędzia, bo jest dostępna  społecznościowa platforma - Yammer. Testowaliśmy ja i projekt ten jest niewątpliwie krokiem w dobrym kierunku w kontekście dostarczania narzędzi do komunikacji. Sami jednak finalnie postanowiliśmy pójść nieco dalej, tworząc narzędzie, które umożliwia komunikację w społecznościowej formie, ale także służy rozwojowi kapitału ludzkiego.

Początkowo sami korzystaliśmy z Erudiona, teraz go udostępniamy. Erudion jest dobry, a my chcemy szerzyć dobre praktyki komunikacji. Wierzymy, że społecznościowe platformy to sposób komunikowania się, w którym wszyscy uczestnicy otrzymują najwięcej korzyści na wielu płaszczyznach. Myślenie o nich jako o czymś co oderwie ludzi od pracy i jest kolejnym narzędziem, które trzeba wdrażać - należy schować do lamusa. Myślę, że komunikacja społecznościowa to kierunek przed którym nie uciekniemy, chociaż jeszcze wiele firm trzyma się kurczowo jednokierunkowej komunikacji, pozbawiając się choćby ciekawych wniosków z pierwszej linii kontaktu z klientem- płynących bezpośrednio od pracowników na niej pracujących. My chcemy inspirować takie organizacje do zmiany udostępniając im Erudiona.

W jakim stadium rozwoju znajduje się Erudion? Testując to rozwiązanie odniosłem wrażenie, że platforma na chwilę obecną jest w fazie otwartej bety. Czy już teraz mogę jej zaufać, czy na razie powinienem ograniczyć się do testów?

To co otrzymujesz po zalogowaniu się z pozycji strony www.erudion.pl  jest w pełni bezpieczne – od tego momentu możesz tworzyć społeczność, do której dostęp mają tylko osoby, które zaprosisz, nikt z zewnątrz tego nie zobaczy. Konstrukcja dostępu do danych jest zgodna z wymogami GIODO, platforma szyfrowana jest certyfikatem SSL 256 bitowym, zlecamy audyty bezpieczeństwa, dane zabezpieczane są codziennymi backupami, prowadzimy rozwój zgodny z dobrymi praktykami developerskimi, możliwe jest też podpięcie użytkowników za pomocą Active Directory (np. VPN/LDAP), aby logowali się tym samym loginem i hasłem, jakiego używają w obrębie systemu, z którym pracują na co dzień.

Erudion jest gotowym softem i w rozwoju. Tak będzie najprawdopodobniej długo, bo przecież czy można powiedzieć, że np. Facebook został już skończony? Erudion rozwija się za sprawą twórców, ale także uczestników platformy. Ze strony twórców mogę zadeklarować  ambitne plany.

Ile osób pracuje nad Erudionem? Mam na myśli ekipę techniczną, wyłączając z tego ewentualny dział marketingu i tym podobne

W tej chwili pracuje trochę więcej niż zwykle, bowiem staramy się czujnie odpowiadać na potrzeby użytkowników. Pracujemy nie tylko nad autorskimi aplikacjami połączonymi z Erudionem, rozwojem funkcji samego Erudiona, ale ostatnio także nad nowymi grafikami, spójnymi z obrazem finalnym platformy. Będzie bardzo ładnie, na co nie mieliśmy czasu w początkowej fazie projektu.

Odpowiadając precyzyjnie; w naszej organizacji to trzy osoby, oraz trzy zewnętrzne firmy, z którymi pracujemy nad softem i grafiką.

Erudion działa bardzo przyzwoicie, ale niejednokrotnie przeznaczenia kilku funkcji musiałem się domyślać. Każdego rozwiązania trzeba się nauczyć, więc to nie jest zarzut, ale czy poza oferowaniem samej platformy, zamierzacie inwestować w organizowanie szkoleń dla firm?

Nam Erudion wydaje się intuicyjnym narzędziem, jednak biorąc pod uwagę feedback użytkowników postanowiliśmy dokonać drobnych zmian, co wpłynie na użyteczność.  W nowej grafice zaszyjemy tutoriale, tak aby to co może nie być intuicyjne stało się jasne, do tej pory były one dostępne w formie filmików dostępnych na stronie pod hasłem „jak zacząć”. Tak, przewidujemy szkolenia, nie tylko dla firm, ale także dla instytucji, które będą korzystały z Erudiona nieodpłatnie.

Jak kształtuje się przyszłość biznesowa Erudiona? Póki co, właściwie każdy może z niego korzystać. Rozumiem, że może nie wszystkimi konkretnymi informacjami być może chcecie się na chwilę obecną podzielić, ale ile moją firmę będzie Erudion kosztował i czemu tak drogo?

No właśnie muszę Cię zaskoczyć. Erudion ma być dostępny i tani. Jesteśmy częścią Grupy ANG,  bez niej Erudion byłby startupem z niepewną przyszłością, dzięki modelowi w jakim zostaliśmy stworzeni, mamy zaplecze finansowe na rozwój. Chcemy w przyszłości stać się rentownym projektem, jednak przede wszystkim naszą misją jest dostarczanie narzędzia do komunikacji oraz inspirowanie do prowadzenia jej wedle dobrych praktyk.

Erudion, jak się domyślam po istniejących już funkcjach, ma strukturę modułową. Przykładem tego niech będzie system monitorujący… wzajemne wypożyczanie sobie książek w firmie. Czy Erudion będzie miał otwarte API? Czy firma będzie mogła dopisywać własne moduły i wtyczki, w zależności od potrzeb, czy też wolicie obserwować zapotrzebowania na poszczególne funkcje i sami je dopisywać?

Coś się we mnie buntuje, kiedy nazywasz Maktabę „systemem monitorującym wypożyczanie książek w firmie”. To nasza Biblioteka Zakładowa; nazwa być może archaiczna, ale z bardzo aktualnym i szczytnym celem wspierania czytelnictwa. Przede wszystkim firma może mieć realny wpływ na rozwój pracowników poprzez udostępnianie im ciekawych pozycji książkowych, zbieżnych z filozofią czy działalnością organizacji. Poza nią, także każdy uczestnik społeczności może udostępniać swoje książki dodając je na jakiś czas do Biblioteki. Jako narzędzie Maktaba umożliwia wprowadzenie informacji o książce – zdjęcia okładki, opisu i kilku dodatkowych danych, oraz późniejsze wypożyczanie jej w obrębie społeczności. Przy czym faktycznie system monitoruje kto aktualnie jest w jej posiadaniu, ale także umożliwia komentowanie, zdobywanie odznak w grywalizacji, poszukiwanie książek jeszcze nieudostępnionych i wiele innych. W ten sposób także lepiej się poznajemy, co zbliża nas do lepszej kooperacji. I tu kolejny plus dla firmy – pracownicy, którzy chętniej kooperują, pracują sprawniej.

Wracając do API to kwestia indywidualnych ustaleń w klientem, standardowo nie udostępniamy.

Nie jesteście na rynku sami. Pierwszym konkurentem, jaki przychodzi mi do głowy, jest Microsoft ze swoim Yammerem, który oprócz tego oferuje całą bazę innych rozwiązań biznesowych, jak Dynamics, SharePoint i cała reszta, a to tylko przykład. Niewątpliwie jesteście Dawidem wśród Goliatów. Co, twoim zdaniem, jest waszą „procą”? Co oferuje Erudion, czego konkurencja może wam zazdrościć?

Cieszy mnie obecność Yammera w portfolio Microsoftu. Mam nadzieję, że kiedyś nawet w większym gronie stworzymy klaster inspirujący firmy do otwartej komunikacji dla rozwoju pracowników, stwarzania kreatywnej przestrzeni,  integrowania zespołów, dostarczania narzędzi do kooperacji. Konkurencja jest tu faktorem napędzającym do działania jeszcze lepszego. To nasze podejście, które odbiega może nieco od Twojej metafory.

Od konkurencji różni nas podejście do narzędzia; my chcemy przede wszystkim wspierać  rozwój  kapitału ludzkiego, a nie skupiać się na podnoszeniu produktywności. Ten aspekt oczywiście także będzie miał miejsce, ale w efekcie pracy z kapitałem ludzkim.

Właściwie, to czemu moja firma w ogóle powinna wdrożyć takie rozwiązanie, Erudion lub konkurencyjne? Sieć społecznościowa kojarzy się wielu osobom przede wszystkim z marnowaniem czasu. Listy mailingowe i intranet działają i mają się dobrze. Czemu powinienem w taką platformę w ogóle inwestować?

Rynek powoli sam dostarcza nam twardych danych, wymieniając  używanie platform społecznościowych jako jeden z czynników wpływających na poprawę komunikacji w strukturach korporacyjnych i nie tylko. Wzrost satysfakcji z pracy ludzi – to ważny czynnik, a swobodny dostęp do informacji płynących od ekspertów w firmie to kolejny dowód na użyteczność tego rozwiązania. Jako praktyk zarządzania sprzedażą wiem, że posiadając takie rozwiązanie np. w czasach gdy odpowiadałam za wyniki  regionu w rozproszonej strukturze – miałabym idealne narzędzie do komunikacji dwustronnej. Można oczywiście nadal używać tylko intranetu i maili – ale po co? Erudion podpięty pod istniejący intranet jednym logowaniem, napędza ruch w intranecie i daje pole do dyskusji. Daje informacje zwrotne, jakich intranet już nie dostarcza zarządowi.

Na razie Erudion jest samodzielnym bytem, webowym i w aplikacjach mobilnych. Firmy korzystają jednak już z wielu innych rozwiązań. Czy planujecie jakąkolwiek integrację w przyszłości z takimi platformami, jak Google Apps czy Exchange czy jeszcze innymi?

Tak, chcemy się integrować. Myślimy w przyszłości na przykład o amerykańskim Box.

Rozczarowałbym moich Czytelników, gdybym nie zapytał: czy i kiedy planujecie dotykowe aplikacje dla telefonów i tabletów z Windows? :-)

Tak, aplikacja jest w fazie roboczej, potem testy, więc w czerwcu powinniśmy zadowolić także fanów urządzeń z oprogramowaniem Windows.

Jedną z ciekawszych funkcji Erudiona są grupy zewnętrzne, a więc nadanie partnerom ograniczonego dostępu do naszego intranetu. Od razu jednak pojawia się myśl: czy otwarcie się na zewnątrz jest bezpieczne? W jaki sposób Erudion zapewnia mi spokojność ducha, że nikt niepowołany nie ma dostępu do poufnych informacji?

Grupy są zawsze wewnętrzne, ze statusem publicznych lub prywatnych (w odniesieniu do społeczności organizacji). Tobie najprawdopodobniej chodzi o "użytkowników zewnętrznych".

Wspominałam na wstępie, że dostęp do informacji w społeczności mają tylko osoby zaproszone mailem przez administratora/ administratorów - najczęściej współpracownicy. Ich dostęp do grup jest scharakteryzowany według potrzeb firmy w komunikowaniu się w obrębie podgrup społeczności. Przykładem może być grupa „zarząd” - o statusie prywatnym,  będzie ona dostępna tylko osobom uprawnionym i tylko dla nich widoczna. A np.  grupa „pomysły do projektu X” może być publiczna- wtedy widzą ją wszyscy ze społeczności i każdy kto ma coś do wniesienia – może sam się dodać i zgłosić pomysł jako aktywator w prowadzonej tam pracy/ dyskusji.

Uczestnik zewnętrzny - bo to ten status pochodzi spoza społeczności - może być na przykład klientem w danym projekcie, zewnętrznym ekspertem, członkiem firmy outsourcingowej etc. Wtedy możemy stworzyć grupę „projekt Y” i zaprosić do społeczności osobę z firmy partnera czy klienta – dając mu dostęp tylko do tej grupy. Widzi on wtedy tylko treść postów, czatów i spisu osób, które są w tej grupie – nic więcej. Może tam postować treści,  omawiać je i wszystko co jest przedmiotem pracy - ale tylko w obrębie tej grupy.

To jest genialne rozwiązanie, bo jeśli z jakiejś przyczyny zmienia nam się osoba w projekcie po stronie naszej czy klienta, to nowa osoba dołącza do projektu i ma wszystko co było omawiane w dostępie natychmiastowym i chronologii priorytetów.

Doprecyzuję, że bez względu na to czy grupa "projekt Y" będzie miała status prywatny czy publiczny - użytkownik  zewnętrzny będzie zawsze widział jedynie treści tej grupy w obrębie społeczności.

Panuje coraz popularniejszy pogląd, że otwarcie kodu źródłowego usług przyspiesza jej rozwój. Czy w przewidywalnej przyszłości możemy liczyć na otwarcie chociaż części modułów Eurdiona?

W najbliższej przyszłości nie zamierzamy sięgać po takie rozwiązania w ramach rozwoju projektu.

Ostatnie pytanie pozostawiam otwarte. Co byś chciała przekazać Czytelnikom Spider’s Web na temat Erudiona i „sociali” w firmie? Mowa końcowa należy do Ciebie :-)

Niewątpliwie platformy społecznościowe to kierunek w którym idziemy. Pozwalają na dzielenie się informacjami oraz wiedzą, co daje synergię.  Zmieniają też środowisko pracy, pomagają budować kulturę firmy, są polem uwalniania wartości organizacji i angażowania w nie. Ich mechanizmy nakłaniają do otwartej komunikacji. Myślę, że jeszcze sami nie wiemy jak wielki potencjał kryje się w przejściu z komunikacji "rywalizacyjnej" do "kooperacyjnej".

Erudion na tym polu jest bardzo pożytecznym narzędziem i w przemyślanej administracji pozwala na integrację potencjałów członków każdej społeczności.

Pamiętać należy też, że platformy te nie zabierają nam możliwości kontaktu "skóra w skórę", która jest bezsprzecznie najwartościowszym kontaktem w budowaniu relacji, ale często w rozproszeniu czy zabieganiu nie jesteśmy w stanie zaistnieć wielokrotnie z osobami z organizacji w tym samym miejscu.

Obserwuję odbiór Erudiona, jego misji i możliwości i cieszy mnie, że nie tylko z natury otwarte na kooperacje fundacje czy spółdzielnie, ale też korporacje decydują się na dialog w obrębie swoich społeczności.

W promowaniu platformy postawiliśmy i my na otwartość , bo społeczność w Erudionie może stworzyć każdy z poziomu strony www.erudion.pl. Nie pobieramy opłat za testowanie narzędzia, więc nie ma obaw, że klikając w "nowa społeczność"  wejdzie się w deklarację ponoszenia kosztów. Dlatego chciałam zaprosić do zakładania społeczności i pierwszego kontaktu z Erudionem zarówno w wersji webowej jak i mobilnej.

Dzięki za rozmowę!