Webex to wszystko do pracy projektowej i wideokonferencji, czego potrzebujesz. Sprawdźmy go.

„Home-office” i „digital-first” to już nie są puste slogany, którymi zwykły chwalić się działy HR przy rekrutacji. To nowa rzeczywistość, w której nagle przyszło nam żyć. Na rynku już od dawna panowała duża konkurencja wśród oprogramowania do pracy zdalnej. Zespoły rozproszone od lat miały możliwość współpracy, łączenia się na „callach" czy przesyłania statusów za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. Dotychczas było tak jedynie w teorii, bo praktyka to zupełnie coś innego. Szef zwykle cały czas wolał trzymać pieczę nad pracownikami i mieć szybki dostęp do rozmowy w 4 oczy.

Z wirusem się nie dyskutuje. Musieliśmy się mu podporządkować, ale wszystko wskazuje na to, że zachodzące zmiany mają charakter permanentny. Jak w takim środowisku zachować produktywność? Jak wybrać najlepsze narzędzia, wspomagające pracę? Jak automatyzować, aby nie musieć spędzać czasu na żmudnych czynnościach, ale jednocześnie dbać o bezpieczeństwo w sieci?

Aby odpowiedzieć na te wszystkie pytania postawiłem przyjrzeć się bliżej Webexowi od Cisco, który jest nie tylko platformą do wideokonferencji, ale całym ekosystemem napędzającym pracę zdalną.

Przez ten czas zdążyłem dobrze poznać Webex Meetings. Zazwyczaj korzystam z aplikacji na moim komputerze, ale można również dołączyć do spotkania klikając na link bez konieczności instalowania żadnego oprogramowania.

Najważniejsze zadania to: łatwe zaplanowanie i szybkie startowanie spotkania.

Wysyłam do współpracowników link do spotkania. Najchętniej organizuję spotkania w moim osobistym pokoju do spotkań wideo. Ma on stały niezmienny, przypisany do mnie adres url.

Potem klikam na zielony guzik „rozpocznij spotkanie”, włączam kamerkę i mikrofon. I już! Zamiast długiego łańcucha maili mogę szybko omówić projekt.

To już praktycznie mem. Sam pamiętam, kiedy każde spotkania z czasów Skype’a czy Skype’a dla biznesu zaczynało się od sakramentalnego pytania o jakość połączenie głosowego. Z jakiegoś powodu bogowie wideokonferencji nigdy nie byli mi przychylni i kilka minut spotkania zlatywało na poszukiwaniu właściwego ustawienia źródła dźwięku.

Nietrudno było wówczas dojść do wniosku, że spotkania mogłyby być bardziej efektywne. Teraz już muszą – nie mamy innego wyboru. Niestety przeciętne spotkanie wciąż potrzebuje 10 minut, aby się na dobre rozpocząć. Na szczęście, od trzech lat omijają mnie już te problemy. Rozpoznanie właściwego urządzenia i skonfigurowanie połączenia działa jak należy. Pod ręką mam wszystkie niezbędne przyciski do wyciszania gości czy sterowania oknem, które akurat chcę udostępnić.

Do łączenia się na Webexie nie potrzebujemy również żadnej, dodatkowej wtyczki, bo dołączyć można bezpośrednio z przeglądarki.

Bezproblemowe łączenie się to jednak dopiero początek wyzwań. Platforma do wideokonferencji nie sprawi przecież, że z automatu osiągniemy zakładane cele – to tylko narzędzie. Webex ma jednak jeszcze kilka asów w rękawie. Zacznijmy od kilku najbardziej oczywistych: mamy chat, gdzie możemy rozmawiać prywatnie lub z całą grupą, a także możliwość nagrywania sesji.

Świetnie sprawdza się możliwość dzielenia kontrolą ekranu. Kilka razy ratowało mi to skórę, kiedy musiałem skonfigurować jakieś narzędzie. Szybciej jest obserwować, gdy ktoś manewruje twoim kursorem niż wykonywać jego polecenia w nieznanym ekosystemie.

Najważniejsze w trakcie spotkań wydaje mi się jednak robienie notatek. I to w taki sposób, aby każdy wiedział, co jest dyskutowane i jakie decyzje zostały podjęte. Dzięki temu wszyscy uczestnicy jeszcze w trakcie spotkanie mogą upewnić się, że dobrze rozumieją omawiane zadania i zainterweniować, jeśli coś zostało zrozumiane opacznie. Notatki prowadzić możemy bowiem w sposób prywatny, jak również publiczny, dzieląc się nimi na bieżąco z uczestnikami. Tych możemy również sondować, dzięki wykorzystaniu funkcji głosowań. W przypadku moich projektów często wykorzystuję tę opcje, gdy trzeba szybko podjąć decyzję, a każdy musi wyrazić swoje zdanie.

Mówi się, że jeśli chcesz nic nie robić przez cały dzień, to powinieneś wypełnić go sobie rozmowami ze współpracownikami. Jak w każdym korpo-powiedzeniu, także i tu mamy ziarno prawdy. Trzeba bowiem dbać o rezerwację części dnia na momenty głębszego skupienia się i sprawdzanie postępów w projekcie. A tu doskonale sprawdzają się narzędzia wspomagające zespoły, takie jak Webex Teams.

Webex Teams może pełnić rolę najszybszej formy komunikacji. Zastępuje Slacka czy Skype for Business. Możemy więc tworzyć własne czaty i kanały, załączać pliki, magazynować linki czy bezpośrednio wklejać zrzuty ekranu (to ostatnie rozwiązano szczególnie pomysłowo – jednym kliknięciem).

Zdalnie trzeba również organizować burze mózgów, w czasie których można wykorzystać tablice do szkicowania albo naklejania karteczek ze swoimi pomysłami – zupełnie jakby robiło się to w prawdziwej sali konferencyjnej i obmyślało strategię marketingową dla klienta.

Wideo-konferencje to dopiero początek. Do sieci przenoszą się przecież nie tylko komórki wewnątrz organizacji, ale całe, wielotysięczne organizacje, jak również firmy szkoleniowe. Wcześniej można było zgromadzić kilkudziesięciu ludzi w jednym pokoju i wytłumaczyć im podstawy SQL czy Photoshopa, ale teraz cały wysiłek edukacyjny skupia się na zdalnym dostarczaniu treści.

Tu z pomocą przychodzi Webex Training, czyli platforma, za pomocą której można dotrzeć ze swoim przekazem nawet do tysiąca osób jednocześnie. Wówczas skorzystać możemy nie tylko z udostępniania treści, ale również dzielenia uczestników na mniejsze zespoły do pracy grupowej czy administrowania sesjami pytań i odpowiedzi. W pakiecie znajdziemy śledziennie aktywności, zbieranie informacji zwrotnej, czat czy głosowanie.

Więcej – tu już się dzieje. Swoje konferencje w sieci zorganizowały Microsoft, Apple czy Google, a w ślad za nimi idą również mniejsze firmy, które wciąż chcą pozostawać w kontakcie ze swoimi developerami czy klientami i budować zaangażowanie.

Na ratunek przyjdzie tu z pewnością Webex Events, gdzie zgromadzić można 3 tysiące ludzi, czy Webex Webcasting, który pomieścić może nawet 40 tysięcy jednocześnie oglądających osób. Najprawdopodobniej będziemy musieli przyzwyczaić się, że jest tzw. nowa normalność. Wyobrażenie sobie dziesiątek tysięcy ludzi stłoczonych na ograniczonej przestrzeni wymyka się dziś zdrowemu rozsądkowi. Żaden kraj prawdopodobnie nie pozwoli na to w najbliższej przyszłości, mając w pamięci wypadki z Włoch, gdzie pandemia rozniosła się po całym kraju, m.in. przez mecz piłkarski i jego widownię.

Jeśli pracujesz w IT to informowanie cię o możliwości pracy mobilnej przywodzi na myśl początek dekady. Niezależnie od tego czy jesteśmy w biurze czy w domu, korzystamy z telefonów i tabletów. Czasami wygodniej jest po prostu usiąść na kanapie z telefonem i połączyć się z zespołem, aby przy okazji odpocząć od siedzenia przy biurku.

Sam praktykuję to nader często, więc moi współpracownicy doskonale znają nie tylko „moje biuro”, ale również salon. Korzystając z różnych narzędzi na telefonie bardzo często czułem się jak obywatel drugiej kategorii, który musi godzić się na obniżoną funkcjonalność aplikacji. Niczego takiego nie doświadczyłem jednak na Webexie, gdzie wdzwaniając się z telefonu wciąż mamy dostęp do dokładnie takich samych funkcji, jak w aplikacji desktopowej. I to nie tylko na Webex Meetings and również Webex Teams – niezależnie czy mówimy tu o iOS-ie czy Androidzie.

We wrześniu Gartner opublikował swoje badanie dotyczące platform umożliwiających wideokonferencje. Cisco zostało ocenione najwyżej zarówno pod kątem sprawności narzędzia, jak również możliwości zastosowań. Wyprzedziło takich konkurentów jak Zoom, Teams, BlueJeans czy Hangouts. Moje osobiste doświadczenia absolutnie potwierdzają te wyniki – sam testowałem wszystkie wyżej wymienione narzędzia.

Źródło: blog Cisco.

A na dodatek Webex może być darmowy w domowym użytkowaniu i możemy połączyć się nawet z setką osób naraz. Wersja dla małych zespołów to  koszt 13,5 dol. miesięcznie za osobę. Wówczas mamy dostęp do całego spektrum udogodnień od nagrywania i miejsca w chmurze, przez whiteboardy, integracje z innymi aplikacjami, po zarządzanie uczestnikami i wsparcie w razie problemów.

Firmy mogą zaś testować Webexa nawet przez 90 dni za darmo i to wszystkie cztery narzędzia: Meetings, Teams, Trainings i Events – cały ekosystem. W uruchomieniu testów pomaga warszawska firma Atende, która zjadła zęby na Webexie. Moim zdaniem główną siłą tej oferty jest to, że nie muszę przełączać się pomiędzy aplikacjami i zastanawiać, czy całość nie wybuchnie. A tego przecież oczekujemy od rozwiązań IT – aby były niewidzialnym narzędziem, pozwalającym na bardziej efektywną pracę.

 *Partnerem materiału jest Cisco, a także Atende – warszawski integrator rozwiązań IT, którego nowe biuro odwiedziliśmy w zeszłym roku.