Jak zarządzać kreatywnym zespołem w swoim biznesie? Najlepiej wcale. Już tłumaczę

W korpomowie nasz styl pracy określa się zgrabnym słowem „nooffice” – dosłownie „brak biura”. Dokładnie tak operujemy na Spider’s Web. Nie mamy stacjonarnej redakcji. Nasza ekipa rozsiana jest po całej Polsce – od Sosnowca, przez Wrocław, Katowice, Bielsko-Białą, przez Warszawę i Łódź, Lublin, aż po Białystok, Słupsk i Szczecin. Mówię tu nie tylko o blogerach, ale także o naszym dziale technicznym i sprzedażowym.

Wszyscy siedzimy we własnych domach, a mimo to pracujemy jak zgrany zespół, operujący w jednym biurze.

Cztery ściany (lub korpoboksy) zastępuje nam aplikacja do prowadzenia projektów. Ten komunikator jest centrum spiderswebowego wszechświata. To na nim prowadzimy wszystkie rozmowy, ustalamy tematy, planujemy, rozdzielamy zadania.

Potem ustalenia przelewane są na karty w Trello – aplikacji do zarządzania zadaniami, która jest podstawą naszego systemu organizacji pracy. Każdy pomysł na tekst, każde rozpoczęte zadanie i koncepcja lądują w osobnej karcie, która następnie wędruje poprzez listy, od „koniecznie do zrobienia” po „opublikowane”.

Ten nooffice’owy workflow mamy opanowany już do tego stopnia, że trudno mi sobie wyobrazić, byśmy mogli pracować inaczej.

Szczególnie dla redaktorów prowadzących, którzy muszą skoordynować pracę całego zespołu. Bywa to niełatwe. Nasi blogerzy nie mają stałych godzin pracy – każdego dnia ustalamy inne ramy czasowe dla dyżurnych. Niektórym lepiej pisze się nad ranem, innym w środku nocy; nie mamy z tym najmniejszego problemu. Od sztywnych godzin pracy ważniejszy jest komfort psychiczny, który przekłada się bezpośrednio na jakość pisanych tekstów.

W opanowaniu harmonogramu pracy pomaga nam Google Calendar, ale czasem i on bywa niewystarczający. Wielokrotnie zdarzają się gorące tematy wymagające natychmiastowego opisania, które skutecznie rozsadzają zaplanowane w kalendarzu okienka godzinowe.

Czasem więc rozmyślam sobie, jak by to było, gdyby redakcja Spider’s Web pracowała pod jednym dachem. I jak wtedy zarządzalibyśmy naszym zespołem.

Praktyka nauczyła mnie, że kreatywnym zespołem – wyjąwszy rozdzielenie godzin pracy – nie sposób po prostu „zarządzać”.

W środowisku wymagającym przede wszystkim kreatywnej pracy umysłowej, odgórne zarządzanie to killer kreatywności i motywacji. Widzę to wyraźnie każdego dnia w pracy naszej redakcji.

Nasi blogerzy to grupa indywiduów o bardzo silnych charakterach (może więc dobrze, że pracujemy zdalnie) wyrazistych opiniach i… cóż, dość ironicznym podejściu do sztucznie narzucanych ograniczeń. To cecha wspólna wszystkich kreatywnych umysłów: nie dają się zamknąć w klatce, a każdą próbę zarządzania ich działaniami traktują jak zakładanie smyczy, kagańca i przykuwanie do budy pod stodołą. Tak się nie da tworzyć.

W efektywnej pracy zdalnej pomaga nam drukarka HP OfficeJet Pro, która jest niejako łącznikiem między zleceniem, a realizacją zadania. Te urządzenia drukujące spełniają wszystkie wymogi, jakie moglibyśmy przed nimi postawić. Nie są tak wielkie, jak typowe biurowe „ksera” więc spokojnie możemy używać ich w domach, ale nie odbiegają od nich wydajnością pracy.

Przede wszystkim, taka drukarka jest dostępna dla każdego o każdej porze, z każdego miejsca. Drukarki HP OfficeJet Pro umożliwiają proste drukowanie nie tylko z komputerów, ale też z urządzeń mobilnych. Ta połowa redakcji, która posiada iPhone’y, może drukować dokumenty wprost ze swoich telefonów poprzez wbudowane narzędzie AirPrint – bez żadnej zbędnej konfiguracji. Na Androidzie wcale nie jest trudniej – wystarczy aplikacja HP i już; jeśli drukarka jest podłączona do tej samej sieci, nie musimy nic więcej konfigurować.

Nie bez znaczenia jest też szybkość pracy drukarki. W biznesie jest to szczególnie ważne, a drukarki HP OfficeJet Pro drukują z szybkością 20 stron na minutę. I mówię tu o drukowaniu dwustronnym. Oszczędza to przede wszystkim czas, ale też papier. A to oznacza trzy korzyści: mniej zużytego papieru, mniej wydatków na papier i mniejszy wpływ na środowisko.

Równie istotny jest koszt samego drukowania. Laserowe tonery z kolorowym proszkiem potrafią kosztować fortunę. Druk kolorowy na drukarce atramentowej jest o co najmniej połowę tańszy.

Przez drukarkę przechodzi dziennie dziesiątki dokumentów – począwszy od ogłoszeń, poprzez etykiety dla kurierów aż po umowy sprzedażowe. Od mało istotnych list po propozycje nowego designu strony głównej i koncepcje nowych podstron.

Liczy się pomysłowość i szybkość rozwiązywania problemów. Te dwa elementy pozwalają zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność, w połączeniu z mobilnością możemy utrzymywać prawidłowy balans między życiem zawodowym i prywatnym.

Wskazuj kierunek, zamiast narzucać zadania.

W naszej redakcji do zarządzania zespołem podchodzimy w taki sposób, że… nie zarządzamy nim. A przynajmniej nie robimy tego w klasycznym tego słowa znaczeniu.

Każdy z autorów Spider’s Web ma ogromną autonomię w tym, jakie tematy podejmuje, w jaki sposób je realizuje i jaką wyraża opinię. Rola redaktorów prowadzących sprowadza się zazwyczaj do umiejętnego rozdzielenia pojawiających się tematów, aby trafiły do ludzi, którzy opracują je najlepiej. A w razie potrzeby zasugerują kierunek, w jakim może pójść dany materiał.

Co ciekawe (i fantastyczne zarazem), zazwyczaj początkowa koncepcja sugerowana przez redaktora prowadzącego pcha autora w zupełnie innym kierunku, początkowy impuls przekształca się w coś nową ideę, czego nie spodziewał się ani autor, ani redaktor.

Kierując kreatywnym zespołem najbardziej istotne jest więc to, by jedynie wyznaczać kierunek i dawać przestrzeń do działania. Wiąże się to oczywiście z ogromnym zaufaniem. Takim też obdarzamy naszych blogerów na Spider’s Web. Zlecając realizację tematu ufamy, że zadanie będzie wykonane wzorowo lub przekroczy nasze oczekiwania.

Taka swoboda bywa problematyczna gdy gonią terminy, ale w dłuższej perspektywie przekłada się na wyższe zaangażowanie zespołu, a co za tym idzie – na lepiej wykonane zadania.

Praca kreatywna to w głównej mierze inkubacja pomysłu. Obracanie go w głowie, oglądanie z każdej strony, do momentu aż coś w mózgu „kliknie” i pozwoli ruszyć z realizacją.

Na żywo taka inkubacja pomysłu wygląda jak „nicnierobienie”. A trudno obdarzyć zaufaniem kogoś, kto (na pierwszy rzut oka) nic nie robi. Nawet jeśli podświadomie wiemy, że to „nicnierobienie” to ważny, wręcz kluczowy element procesu twórczego.

Wyobrażam sobie, że trudno byłoby na żywo spokojnie przyglądać się, jak ktoś przez godzinę wpatruje się w migający kursor albo robi kółka dookoła biura w poszukiwaniu inspiracji. W pracy zdalnej ten problem nie istnieje. Pułapką takiej pracy może za to być poszukiwanie inspiracji w nieskończoność.

Gdy dać kreatywnemu umysłowi swobodę działania, ale nie określić terminu realizacji, prawdopodobnie nic nigdy się z tego umysłu nie zrodzi. To bolesna prawda, którą powinni mieć na uwadze wszyscy liderzy. Ludzie obdarzeni kreatywnością uwielbiają przekładać pracę na później lub na ostatnią chwilę i paradoksalnie wtedy są najbardziej efektywni.

Mając pod sobą zespół takich ludzi konieczne jest więc dawanie im przynajmniej ramowych wytycznych, w jakim terminie muszą zrealizować zadanie. To, jak je zrealizują, leży w całości po ich stronie, ta wolność w pracy daje zaskakujące efekty.