Księgowość bez bólu głowy. Sprawdziłem system Comarch ERP XT i mówię, jak jest

Powiedzmy, że nie mam szczęścia do obsługi księgowej. Sam kompletnie sobie z tym nie radzę, więc od samego początku zleciłem obsługę księgową zewnętrznej firmie. Pracuję zdalnie, a jedyne dokumenty papierowe dotyczące mojej firmy to jej dokumenty założycielskie i kilka wydruków z różnych urzędów, które i tak trafiają do biura rachunkowego. Chcę ten stan rzeczy utrzymać jak najdłużej, toteż swoją księgowość również prowadzę wyłącznie w formie elektronicznej i tak też współpracuję z obsługującymi mnie księgowymi.

Liczba mnoga nie jest tu przypadkiem. Jako że postawiłem na zdalną księgowość, z początku bardzo zależało mi na ścisłej integracji z bankiem. Poszedłem więc założyć konto firmowe w polecanym przez znajomych banku, który taką księgowość oferował. Wszystko było fajnie, pięknie, moim jedynym zmartwieniem było kliknięcie „zapłać” przy przelewach do Urzędu Skarbowego i ZUS-u, które przygotował mi księgowy.

Aż do momentu, gdy przyszła pierwsza faktura, a tam rachunek wyższy o blisko 150 zł od wykupionego pakietu. A to „przekroczyłem limit faktur”, a to „wysyłka plików JPK płatna dodatkowo” i się uzbierało.

Księgowości i bankowi podziękowałem, przeniosłem się w inne miejsce. Tam przez dwa lata było dobrze. Księgowością zajmowała się miła Pani z biura w innej części kraju, przygotowywała przelewy, i musiałem tylko dbać o to, by na czas dostarczać faktury kosztów i płacić podatki.

Teraz jednak firma, która mnie obsługiwała, zwija się z rynku. I co począć? Na szczęście firma sama z siebie znalazła dla mnie biuro księgowe, które już zajęło się obsługą mojej firmy. Jest tylko jeden szkopuł - biuro nie może korzystać z systemu sprzężonego z moim bankiem. A skoro tak, skoro i tak muszę zrezygnować z tej wygody, postanowiłem rozejrzeć się za lepszym rozwiązaniem.

Cyferki nie są moją mocną stroną, więc za ich przetwarzanie odpowiedzialne jest biuro księgowe. Chcę mieć jednak szybki dostęp do własnych dokumentów, więc oprócz wysyłania ich w formie cyfrowej do księgowej, prowadzę też własne chmurowe archiwum w chmurze OneDrive.

O ile jednak OneDrive jest świetnym miejscem do przechowywania dokumentów, tak nie jest programem księgowym, więc do wystawiania faktur kontrahentom nadal muszę korzystać z dedykowanego programu.
OneDrive ani program do wystawiania faktur nie posiadają też funkcji katalogowania wyposażenia, więc w tym celu musiałem założyć dokument w Excelu, gdzie mam rozpisane wszelkie środki trwałe i nietrwałe w firmie.

Ten system jest efektywny i nauczyłem się już po nim płynnie poruszać, ale koniec końców - muszę używać trzech różnych narzędzi, by spiąć ze sobą wszystkie aspekty dokumentacji mojej firmy.

Już od jakiegoś czasu szukałem lepszego sposobu na zarządzanie tymi dokumentami, ale bez większego powodzenia. I wtedy, wiedziony rekomendacjami znajomych, postanowiłem przetestować system Comarch ERP XT.

Prawdę mówiąc, do tej pory nawet nie sprawdzałem rozwiązania Comarchu, gdyż na sam dźwięk nazwy tej firmy w głowie rysowały mi się obrazy wielkich korporacji czy przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej kilkadziesiąt osób. Gdzie taki system dla żuczka na JDG?

Tymczasem po bliższym poznaniu okazało się, że Comarch ERP XT jest jednocześnie tak rozbudowany, by sprostać wymogom przedsiębiorstw prowadzących Pełną Księgowość, i na tyle prosty i intuicyjny, by nie przytłoczyć kogoś takiego jak ja, rozliczającego się poprzez KPiR.

W swoim najbardziej podstawowym zastosowaniu ERP XT pozwala mi na pełne zarządzanie wystawianymi fakturami. Po uzupełnieniu danych odnośnie rachunku bankowego mojej firmy i dodaniu kontrahentów do listy mogę kilkoma kliknięciami wystawić fakturę sprzedaży.

Jak w każdym tego typu programie wystarczy podać dane kontrahenta (lub wpisać jego NIP, a system sam wyciągnie dane z GUS), nazwę usługi i jej koszt, i faktura gotowa. Potem możemy ją pobrać, wydrukować albo wysłać mailem.

Jeśli regularnie wystawiamy faktury za te same usługi czy produkty, możemy je dodać do systemu, by nie wpisywać ich za każdym razem. Osobiście np. najczęściej świadczę usługi redaktorskie lub fotograficzne, więc dodałem te dwie pozycje do katalogu.

W systemie Comarch ERP XT mogę też katalogować faktury kosztów i firmowe rachunki. Tym samym Comarch może mi zastąpić OneDrive’a, w którym dotąd składowałem cyfrowe dokumenty.

Dokumenty do Comarch ERP XT można dodawać na dwa sposoby: albo wypełniając formularz w systemie, albo korzystając z funkcji OCR.

Ta druga opcja jest o wiele szybsza i prostsza - możemy dodać otrzymane faktury elektroniczne, a system sam odczyta z nich dane i doda je do systemu. Przy użyciu aplikacji mobilnej możemy też zrobić zdjęcie papierowej faktury czy paragonu, a OCR doda je do naszej księgowości.

Dokument dodany poprzez OCR trzeba zatwierdzić, by upewnić się, że system poprawnie odczytał informacje. I tyle - faktury lądują w ERP XT, gdzie możemy je wyświetlić w wygodnym widoku kart lub listy. U dołu aplikacji zobaczymy też szybkie podsumowanie kosztów netto, brutto oraz należności VAT.

Gdy tylko dodamy faktury kosztów oraz sprzedaży, na stronie głównej systemu zacznie się rysować wykres zysków i strat, na którym na pierwszy rzut oka zobaczymy kondycję finansową firmy.

W końcu Comarch ERP XT umożliwia mi też wysłanie na emeryturę tabelki w Excelu na rzecz przejrzystego przeglądu wyposażenia. W systemie możemy wybrać rodzaj środków trwałych, uzupełnić szczegółowe informacje o nich czy dodać związane z nimi dokumenty. Można również przeprowadzić inwentaryzację końcowo-roczną z poziomu panelu księgowości.

Pełna lista możliwości programu jest tak długa, że nie sposób zmieścić jej w jednym wpisie. Znakomitą większość tych możliwości możemy też mieć zawsze przy sobie dzięki aplikacji mobilnej Comarch ERP XT, dostępnej na urządzenia z Androidem i iOS. To bardzo przydane nie tylko do wspomnianego dodawania paragonów, ale np. do szybkiego wysyłania dokumentów do księgowej, lub gdy zachodzi konieczność szybkiego wystawienia faktury czy jej duplikatu. Dobrze jest mieć całą dokumentację firmy zawsze przy sobie, bo nigdy nie wiadomo, kiedy będzie potrzebna.

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudniam pracowników, więc część modułów w sekcji księgowości w ogóle mnie nie dotyczy. Tym niemniej właściciel większej firmy może bez trudu monitorować w Comarch ERP XT dokumenty swoich pracowników i ich wynagrodzenia.

Naturalnie można tam też przechowywać wszystkie deklaracje podatkowe, pliki JPK, rejestr zamówień… możliwości są ogromne. O wiele większe, niż jest to potrzebne w JDG, ale też na tyle przystępne, by początkujący przedsiębiorca bez problemu się w nich odnalazł.

Trzeba przy tym zaznaczyć, że choć Comarch ERP XT umożliwia samodzielne prowadzenie księgowości i ogromnie ułatwia zapanowanie nad tymi wszystkimi cyferkami, tak nikt nie zmusza nas do tego, byśmy rozliczali się sami.

W systemie Comarch ERP XT możemy w końcu znaleźć również biuro księgowe, które zajmie się prowadzeniem rachunków naszej firmy.
Wewnątrz systemu znajdziemy pełną listę biur rachunkowych z całego kraju, które korzystają z systemu Comarch. Jeśli powierzymy im obsługę księgową naszej firmy, to biuro księgowe będzie dbało o porządek w dokumentacji i płaceniu należytych składek. A przedsiębiorca będzie mógł się skupić na robieniu tego, po co założył firmę - na zarabianiu pieniędzy.

*Materiał powstał we współpracy z firmą Comarch