7 aplikacji i funkcji drukarki w biurze, które warto mieć w 2023 r. Na przykładzie Canon i-SENSYS MF754Cdw

Środowy poranek na recepcji. Zazwyczaj spokojny, ale tym razem powstał mały ogonek zniecierpliwionych klientów. Część spieszy się do pracy. Inni są po prostu niewyspani. Każdy stoi w kolejce z wypełnionym wnioskiem B7657. Zgodnie z wytycznymi twojej firmy dokument musi zostać zeskanowany, a następnie wysłany jako cyfrowa kopia do zabezpieczonego folderu na dysku sieciowym.

W wielu przedsiębiorstwach osoba pracująca na recepcji musiałaby uwijać się jak w ukropie. Podnosić pokrywę skanera, obracać dokument, potem sprawdzać, czy jest już zdigitalizowany na podłączonym komputerze, a następnie wysyłać go dalej, szukając właściwego miejsca w zasobach sieciowych. Wszystko to przy rosnącej frustracji kolejnych petentów. Na szczęście są też przedsiębiorstwa nowoczesne i dobrze zoptymalizowane.

Dlatego nasz recepcjonista zachowuje zimną krew. Bierze od klienta wypełniony wniosek, a następnie kładzie go w górnym podajniku urządzenia wielofunkcyjnego, bez podnoszenia pokrywy skanera. Jeden przycisk na dotykowym ekranie i Canon i-SENSYS MF754Cdw pożera dokument petenta, oddając go z powrotem już po sekundzie. Jednoprzebiegowe skanowanie dwustronne umożliwia błyskawiczny skan bez podchodzenia do urządzenia, ale to nie koniec magii.

Recepcjonista nie wcisnął na dotykowym pulpicie ikonki standardowego skanowania. Zamiast tego skorzystał z jednej z wielu Aplikacji utworzonych w firmie. "Aplikacje" w środowisku i-SENSYS to złożone, wieloetapowe polecenia aktywowane jednym dotknięciem ekranu. W tym przypadku był to skan z automatycznym wysłaniem cyfrowego dokumentu do sieciowego dysku, w formie pdf. Wszystko to jednym dotknięciem, bez podnoszenia się z fotela oraz pokrywy skanera. Pełen automatyzm.

Powyższy scenariusz to jeden z wielu - do tego bardzo prosty - przykład na to, jak urządzenie drukujące może przyspieszyć, ulepszyć i zoptymalizować działanie firmy. Wielofunkcyjne maszyny dla biznesu wykraczają bowiem daleko poza klasyczne drukowanie, kopiowanie, faksowanie i skanowanie, a poniższa lista funkcji i możliwości jest tego najlepszym przykładem, stanowiąc dobry punkt wyjścia podczas poszukiwania urządzenia drukującego do biura.

1. Biblioteka Aplikacji: firmowe złożone funkcje na jedno dotknięcie. Wyżej wspomniany scenariusz z wykorzystaniem skanu połączonego z automatycznym wysłaniem cyfrowej kopii na dysk sieciowy to tylko wierzchołek góry lodowej. Dzięki Bibliotece Aplikacji tego typu etapowe polecenia można dopasować do unikalnego profilu własnej firmy, oszczędzając masę czasu oraz automatyzując wiele żmudnych, powtarzalnych procesów.

Przykładowo, dzięki Bibliotece Aplikacji możemy stworzyć polecenie, by każdy drukowany raport przez pracowników działu sprzedaży trafiał jednocześnie na skrzynkę mailową szefa. Albo sprawić, że klient podchodzący do recepcji od razu otrzyma fizyczną kopię wypełnionego przez siebie wniosku, podczas gdy oryginał trafia do archiwum oraz na firmowego Dropboxa. W rękach doświadczonego administratora sieci/sprzętu Biblioteka Aplikacji staje się niezwykle potężnym narzędziem, umożliwiającym dopasowanie złożonych poleceń z obszaru druku, skanu, faksu, kopiowania i zarządzania plikami do profilu działalności oraz stanowiska w firmie.

2. Popularna chmura od razu pod ręką: Dropbox, Google Drive i OneDrive w drukarce. Współcześnie popularne platformy chmurowe stanowią najpopularniejszy i najłatwiejszy sposób dzielenia się firmowymi plikami oraz grupowej pracy zdalnej. Dlatego byłoby dobrze, gdyby uwzględniały to nowoczesne drukarki. W końcu po co wysyłać zeskanowany dokument z komputera, skoro można zrobić to szybko i automatycznie z poziomu samej drukarki.

Dlatego Canon i-SENSYS MF754Cdw bez problemów dogaduje się z popularnymi usługami chmurowymi. Laserowe urządzenie jest kompatybilne z Dropbox, Google Drive oraz OneDrive, a popularne platformy można wdrożyć we wcześniej wspomniany system Biblioteki Aplikacji, tworząc przydatne skróty oraz optymalizacje. Jedno naciśnięcie dotykowego ekranu i 30 ankiet jest już w chmurze Microsoftu, w formie oddzielnych plików.

Oczywiście działa to również w drugą stronę: użytkownik może drukować dokument bezpośrednio z Google Drive czy Dropboxa, bez korzystania z przeglądarki plików komputera osobistego albo smartfonu. Wystarczy parę klików na dotykowym ekranie samego urządzenia drukującego i gotowe.

3. Druk w trybie gotowości: najpopularniejsze materiały do druku na jedno dotknięcie. Obsługując petentów bardzo często drukuje się te same dokumenty, raz po raz. Dlatego zamiast szukać ich i wskazywać je myszką na komputerze, można to uprościć do poziomu skrótu. Tak działa druk w trybie gotowości na Canon i-SENSYS MF754Cdw.

Korzystając z druku w trybie gotowości, możemy wskazać popularny formularz, broszurę, mapkę czy ankietę, która zostanie wydrukowana natychmiast, z pełną szybkością drukarki. Dzięki temu obsługiwany petent będzie zadowolony z prędkości i jakości obsługi, nie musząc czekać aż drukarka wypluje z siebie dokument. Taki druk w trybie gotowości jest też odporny na problemy z PC czy siecią lokalną, ponieważ dokumenty są przechowywane w pamięci urządzenia drukującego. W firmie padł router? No problemo, druk w trybie gotowości sobie z tym poradzi.

4. Książka adresowa: coś więcej niż zbiór e-maili i telefonów. Nowoczesne drukarki coraz częściej posiadają książkę adresową, ale ta rzadko kiedy oferuje coś więcej niż tylko zbiór maili oraz numerów telefonów. Tymczasem Canon i-SENSYS MF754Cdw zamienia taką cyfrową książkę w wielką bazę adresów oraz kontaktów firmowych, która uwzględnia także działy korporacji czy lokacje sieciowe.

Dzięki temu każdy dokument możemy wysłać nie tylko na konkretnego służbowego e-maila, ale również określone miejsce w sieciowej infrastrukturze firmy. Przykładowo, jeden skan trafia do osobnego folderu dla księgowości, z kolei drugi do folderu dla właściwego pracownika, w trybie poufności. Przydatne są także grupy. Dzięki nim możemy tworzyć dowolne zbiory odbiorców, np. "rada zarządu", "drugie piętro" czy "projekt sylwestrowy".

5. Bezpieczeństwo to priorytet: cały pakiet zabezpieczeń 24/7, również poza firmą. Pracownik działu sprzedaży podchodzi do urządzenia Canon i-SENSYS MF754Cdw. Wpisuje login i PIN ustawiony przez administratora, dzięki czemu drukarka rozpoznaje jego dział i konto. Co za tym idzie, przyznaje mu wyłącznie jasno określone uprawnienia. Może np. kopiować dokumenty, ale już nie wydrukuje niczego z sieciowego folderu zawierającego wrażliwe dane.

Drukarki i-SENSYS oferują całe spektrum zabezpieczeń. Wszystkie są kontrolowane przez administratora, z użyciem specjalnego panelu. Z jego poziomu admin może określać kompetencje każdego działu, a także narzucać ograniczenia. Dostęp do panelu ma miejsce z poziomu przeglądarki. Co za tym idzie, możemy nadzorować bezpieczeństwo oraz zmieniać ustawienia również poza biurem, jeśli wymaga tego sytuacja. Do tego dochodzi cały pakiet zabezpieczeń sieciowych, dzięki którym i-SENSYS MF754Cdw nie będzie słabym ogniwem w firmowym murze chroniącym przed hakerami.

6. Zdalna kontrola: zarządzanie biurowymi sprzętami z drugiego krańca świata. Dedykowana aplikacja na smartfony Canon PRINT Business oferuje zestaw możliwości, dzięki którym właściciel drukarki zachowuje pełnię kontroli nad jej wykorzystaniem w firmie. To za sprawą aktualizowanego w czasie rzeczywistym raportu, ze wszystkimi sposobami użycia urządzenia laserowego. Włącznie z błędami oraz niedokończonymi operacjami.

Co najlepsze, oprogramowanie i-SENSYS umożliwia kontrolę nad eksploatacją urządzenia i związanymi z tym wydatkami. Możemy np. nakładać limity zużycia papieru oraz tonera dla konkretnych działów albo ograniczyć im druk do czarno-białej palety. Canon przewidział nawet możliwość zdalnego przyznawania pozwoleń. Wyciągasz smartfon i potwierdzasz albo odrzucasz czynność, którą chce wykonać pracownik. Przydatna sprawa, jeśli ktoś nagle chce wydrukować 300 stron książki. Takiej niepowiązanej z działaniami i profilem firmy. Zdalnie możemy nawet wyłączyć urządzenie bądź określić czasowe ramy pracy.

7. Jednoprzebiegowe skanowanie dwustronne: to naprawdę robi (biurową) robotę. Jestem nieustannie zachwycony tym, jak działa górny podajnik na dokumenty do skanowania. Zamiast podnosić klapę szklanego skanera - który również znajduje się w urządzeniu Canon i-SENSYS MF754Cdw z myślą o skanach bardzo wysokiej jakości oraz skanach książek i starych dokumentów o niskiej wytrzymałości – po prostu kładziemy dokument w górnym podajniku, a urządzenie robi całą resztę.

MF754Cdw zasysa położone dokumenty, skanuje je wewnątrz obudowy z obu stron i natychmiast oddaje. Proces jest tak szybki, tak wygodny oraz tak komfortowy, że klasyczne skanowanie z podnoszoną i domykają klapą wydaje się wręcz archaiczne. Takie błyskawiczne skanowanie wciąganych dokumentów świetnie sprawdzi się zwłaszcza tam, gdzie czas ma znaczenie, np. na recepcji. 

Teraz kosmos: skanowane w ten sposób dokumenty nie muszą mieć rozmiaru A4. Szyny podajnika mogą być dopasowane do niestandardowych wymiarów, np. biletu. W ten sposób stosik paragonów może zostać zdigitalizowany w krótką chwilę, bez konieczności stania przy skanerze. Kto pracował np. w handlu, ten wie, ile rzeczy może ułatwić i przyspieszyć taki skan.

Z takimi funkcjami jak Biblioteka Aplikacji, jednoprzebiegowe skanowanie dwustronne czy druk w trybie gotowości, urządzenia i-SENSYS pozwalają radykalnie przyspieszyć wybrane zadania w firmie. To ma z kolei kluczowe znaczenie, gdy przedsiębiorstwu zależy na większej efektywności lub skutecznej obsłudze klienta. Zabawne, bo gdy ponad dekadę temu współprowadziłem butik, fantazjowałem o takich rozwiązaniach. Dzisiaj stanowią punkt wyjścia podczas poszukiwania urządzenia wielofunkcyjnego dla własnego biznesu.