Podpis odręczny, ale cyfrowo i firma bez kartki papieru, czyli pomysły Billennium Paperless - relacja Spider's Web

Każdy kto prowadzi własną firmę lub nadzoruje ważne procesy w niej zachodzące wie, że zarządzanie wydrukowanymi na masową skalę dokumentami jest drogie, pracochłonne, niesie za sobą ryzyka oraz wydłuża niemal każdy proces biznesowy. Czy możliwe jest rozwiązanie, które jest szybsze, przyjazne przedsiębiorcom, konsumentom a także środowisku? Firma Billenium zaprosiła nas na seminarium, by zademonstrować właśnie jedno z takich rozwiązań. Jak nietrudno się domyślić, jest to rozwiązanie jej autorstwa.

Billennium Paperless jest zestawem modułów technologicznych i usługowych służących do optymalizacji procesów biznesowych oraz obiegu dokumentacji w firmie. Platformę tę można porównać do zestawu klocków, z których składane jest docelowe rozwiązanie wspierające działalność konkretnej organizacji w obszarze zarządzania dokumentacją. Poszczególne moduły Billennium Paperless mogą wspierać firmę zarówno w jej obszarze administracyjnym, jak i sprzedaży oraz obsługi klienta.

Przykładowymi projektami, w których wykorzystywane są moduły Billennium Paperless są: optymalizacja obsługi korespondencji, optymalizacja procesów biznesowych (np. proces obiegu faktur kosztowych, proces rozliczania delegacji służbowych), optymalizacja zarządzania archiwami (tradycyjnymi i elektronicznymi), wsparcie procesów sprzedaży mobilnej czy całkowita eliminacja papieru z procesów sprzedaży.

Jest to podpis, jaki umieszcza się za pomocą rysika na na ekranie tabletu czy odpowiedniego panelu. Oprogramowanie przetwarza otrzymane informacje na wersję elektroniczną i załącza ów podpis do dokumentu. Rejestrowany jest nie tylko kształt, ale też i czas złożenia podpisu, parametry opisujące szybkość jego wykonania wraz ze zmianami przyspieszenia oraz siłę nacisku.

Dzięki tym parametrom ów podpis, po pierwsze, jest praktycznie niepodrabialny. Po drugie zaś eliminuje problem weryfikacji „koślawych” podpisów. Nawet bohomaz niedołężnej staruszki, dzięki mnogości rejestrowanych parametrów, zostanie odpowiednio rozpoznany i sklasyfikowany. Ów podpis rozwiązuje podstawowy problem: konieczność przechowywania oryginału dokumentu, w tym umowy z klientem, na której widnieje jego podpis. Skoro klient od razu podpisuje się cyfrowo, to i oryginał umowy nie musi być sporządzony na papierze.

Gościem specjalnym seminarium był David Alonso z CECA Bank w Hiszpanii. W swojej prezentacji przedstawił praktyczne doświadczenia z jednego z największych na świecie projektów, którego głównym celem była eliminacja nośnika papierowego w procesach bankowych. Zaznaczył, że w Hiszpanii Odręczny Podpis elektroniczny (OPE) stosowany jest na ogromną skalę.

Już teraz OPE umożliwia milionom Hiszpanów zawieranie umów kredytowych, zakładanie kont bankowych czy lokat. Ponad 10 tys. placówek hiszpańskich banków realizuje rocznie ponad 500 mln operacji bez użycia papieru. Hiszpańscy konsumenci zwracają przede wszystkim uwagę na prostotę, uniwersalność, wygodę i bezpieczeństwo rozwiązania.

Dagmara Christensen oraz Wojciech Kalinowski z globalnej kancelarii prawnej DLA Piper przeanalizowali na scenie omawiane rozwiązania pod kątem zgodności z polskim prawem oraz możliwości wykorzystania tych rozwiązań w biznesie. W swojej prezentacji zwrócili uwagę na jego zgodność z przepisami prawnymi regulującymi składanie oświadczeń woli.

Nie będziemy nawet wspominać o „wartości dodanej”, a więc o fakcie, że eliminacja papieru z firmy to krok w stronę stania się firmą jeszcze bardziej przyjazną środowisku – każdy wie jak duże ma to znaczenie wizerunkowe dla praktycznie każdego przedsiębiorstwa. Pozostaje nam tylko przypomnieć o oszczędnościach finansowych.

To powinno dać do myślenia każdemu z was, którzy szukają rozwiązania problemu wywołanego nadmiarem dokumentów chaosu.