Skanowanie dokumentów w biurze bez podnoszenia pokrywy. Z obu stron jednocześnie. Canon i-SENSYS dobrze to ogarnia

Dziadka pamiętam jak przez mgłę, ale jedna scena z jego udziałem utkwiła mi w pamięci. Dekady temu miałem dla niego skopiować ważny dokument. Oczywiście w kafejce internetowej, bo własna drukarka wielofunkcyjna była w latach 90 luksusem. Gdy zakładałem buty, senior wyraził obawy memu ojcu: - Słuchaj, może nie wysyłaj Szymka, sam idź. Szymek młody, słabo dociśnie, źle się odbije.

Ojciec wybuchł serdecznym śmiechem, tłumacząc: - Tato, teraz tak to nie działa. Wkładasz papier i przykrywasz. Dalej to już samo idzie. Nie trzeba dociskać. - Obawy dziadka, chociaż zbędne, nie wynikały z niczego. Skanowanie na przestrzeni ostatnich kilku dekad przeszło niesamowity rozwój. Od wspomnianego przez seniora ręcznego dociskania przez rosłych mężczyzn, po pełen automatyzm bez podnoszenia pokrywy.

Wtedy sam uśmiechałem się pod nosem, jaki to dziadzio nie na czasie. Karma jednak wraca, bo - przyznaję ze wstydem - znalazłem się w podobnej sytuacji. Jakoś dekadę temu chcąc zeskanować coś na służbowym urządzeniu, szukałem pokrywy skrywającej dostęp do szklanego skanera. Pomógł kolega, który położył dokument w podajniku, nacisnął jeden przycisk i puff, dzieje się magia. Dwustronna magia.

Z perspektywy codziennej praktyki pracownika biurowego, rodzaje skanerów można podzielić na dwie grupy. Pierwsza to doskonale znane skanery płaskie, gdzie dokument umieszcza się na szklanej powierzchni i zamyka pokrywę. Jeśli chcemy skan dwustronny, taką pokrywę musimy podnieść i ręcznie odwrócić kartkę papieru.

Drugą, ciekawszą grupą są skanery duplex, umożliwiające automatyczne skanowanie dokumentu z obu stron - najlepiej jednocześnie - bez żadnej interakcji użytkownika. Najlepszym, bo najszybszym rodzajem dupleksu jest tzw. skaner przeciągowy, w którym dokument jest przeciągany przez mechanizm przypominający walec, skanujący kartkę papieru z obu stron jednocześnie. Użytkownik otrzymuje oryginał w rekordowo szybkim czasie, a zaraz potem drukowane są ewentualne kopie.

Na przestrzeni lat mechanizm przeciągowy w skanerach duplex został znacząco ulepszony, co chciałbym wam pokazać na przykładzie urządzenia wielofunkcyjnego Canon i-SENSYS MF465dw.

Canon i-SENSYS MF465dw to urządzenie wielofunkcyjne adresowane do małego i średniego biznesu, które drukuje, faksuje, kopiuje oraz skanuje firmową korespondencję. Poza klasycznym skanerem płaskim ze szklaną powierzchnią, MF465dw posiada również dodatkowy skaner górny, umożliwiający błyskawiczne skanowanie i kopiowanie dwustronne. Z automatycznym podajnikiem i bez podnoszenia klapy. Jak to działa?

Dokument do skanowania kładę na górnym podajniku. Sensory urządzenia od razu wyczuwają, że znalazł się tutaj papier, ale bez mojego polecenia nie podejmują żadnego działania. Na dużym, kolorowym panelu dotykowym wybieram opcję podstawowego skanu dwustronnego, z wydrukiem w kilku kopiach.

Sekundę po wciśnięciu ikony Canon i-SENSYS MF465dw zasysa kartki papieru z podajnika, a następnie przepuszcza je przez wewnętrzny mechanizm, skanujący dokumenty z obu stron jednocześnie. Zeskanowane strony od razu trafiają do dolnego odbiornika dokumentów, do wzięcia zanim cały proces się zakończy. Wkładam dokument do teczki, a urządzenie w błyskawicznym tempie drukuje kilkanaście kopii.

Cała operacja jest radykalnie szybsza niż gdybym musiał korzystać ze skanera płaskiego. Tam proces skanowania jest wyraźnie dłuższy, do tego dochodzi manualne podnoszenie pokrywy i odwracanie każdej kolejnej kartki, często z ręcznym potwierdzeniem kontynuacji procesu. Z kolei z Canon i-SENSYS MF465dw po prostu kładę kartki na górnym podajniku, naciskam jeden przycisk i tyle. Idę na kawkę do biurowej kuchni, a drukarka zajmuje się resztą. Wrócę na gotowe.

Canon i-SENSYS MF465dw pozwala nie tylko szybko skanować oraz kopiować dokumenty, ale również umożliwia rozwinięcie tych procesów o specyfikę obrotu dokumentów w konkretnej firmie. Już tłumaczę o co chodzi.

Seria i-SENSYS została wyposażona w takie rozwiązanie jak Biblioteka Aplikacji. Przez "Aplikacje" Canon rozumie serię określonych poleceń podzielonych na etapy, tworzących cały cykl zadań w oparciu o wystandaryzowane procedury w firmie. Przykładowo, wybierając unikalny, stworzony przez administratora skrót jednym dotknięciem panelu dokonuję skanu dokumentu, który następnie trafia do sieciowego folderu firmy, do którego dostęp mają wyłącznie pracownicy HR.

Inny przykład: dzięki skrótowi z Biblioteki Aplikacji wykorzystuję szybkie skanowanie dwustronne by błyskawicznie zdigitalizować ręcznie podpisany przez kierownika działu raport. Ten sam klik sprawia, że cyfrowa wersja dokumentu trafia na służbowe maile wszystkich członków zarządu. Jednocześnie. Bez konieczności wyszukiwania ich adresów w książce adresowanej na urządzeniu albo podłączonym do drukarki komputerze.

Jeszcze inny przykład: jako kierownik, wyłącznie ja mam dostęp do sieciowego folderu, w którym umieściłem wcześniej napisane życzenia okolicznościowe. Wchodzę do niego z poziomu dotykowego panelu na Canon i-SENSYS MF465dw, następnie drukuję jedną kopię. Podpisuję ją czarnym długopisem, kładę na podajniku szybkiego skanera i używam skrótu z drukiem dopasowanym do liczby pracowników w biurze. Kartki wkładam do kopert i dodaję do zestawu z czekoladkami. Szybka rundka po trzech pomieszczeniach i każdy otrzymuje upominek przed świętami. Niby detal, ale mi zależy.

Część skanerów przeciągowych skanuje wyłącznie dokumenty A4. Dlatego podoba mi się, że w Canon i-SENSYS MF465dw szybko i bezpośrednio z górnego podajnika możemy skanować niemal wszystko: od klasycznych kartek po dokumenty w niestandardowych rozmiarach, jak paragony, bilety czy potwierdzenia odbioru przesyłki. Wszystko przy pomocy manualnego suwaka szerokościowego. Duże usprawnienie, zwłaszcza podczas procesu digitalizacji biurowych dokumentów.

Sam skan - chociaż podwójny - jest natomiast znacznie szybszy od klasycznego skanu płaskiego zaledwie jednej strony kartki. Cały proces, poszerzony o drukowanie skanowanego dokumentu, zarejestrowałem na wideo. Operacja trwała zaledwie kilka sekund, ale już po mniej niż jednej (!) otrzymałem zeskanowany oryginał.

Z tak błyskawicznym skanem, do tego bez konieczności podnoszenia pokrywy i przewracania dokumentów, skan dwustronny z podajnika jest moim ulubionym "analogowym" rozwiązaniem we współczesnych sprzętach biurowych tego typu. Jako pracownik, mogę się obejść bez zaawansowanych zabezpieczeń czy kontroli dostępu z podziałem na departamenty, ale błyskawiczny i łatwy druk musi być. Człowiek szybko się bowiem przyzwyczaja do dobrego, a powrót do płaskiego skanu z podnoszeniem pokrywy jest jak powrót do przeszłości.

Zwłaszcza w biurze, gdzie tego kopiowania i skanowania jest naprawdę sporo.