Maszyna w Elblągu wydaje dokumenty. Pracuje 24/7 i zawstydza urzędy
W Elblągu stanął automat, który zawstydza urzędy we wszystkich polskich miastach. To powinien być nowy standard. Maszyna działa jak paczkomat, tylko zamiast paczki czeka na ciebie dokument z urzędu. Inne miasta powinny się wstydzić.
Polska jest krajem, w którym InPost zmienił sposób odbierania paczek, mObywatel zastąpił plastikowy dowód osobisty w portfelu, a profil zaufany pozwala załatwić dziesiątki spraw bez wychodzenia z domu. Jednocześnie wciąż jesteśmy krajem, w którym po dowód rejestracyjny trzeba jechać do urzędu, czekać w kolejce i trafić w godziny otwarcia okienka. Elbląg właśnie to zmienia, bo miasto postawiło automat do odbioru dokumentów urzędowych. Działa jak paczkomat, tyle że zamiast butów czeka w nim dowód rejestracyjny.
Kod z SMS-a, skrytka się otwiera i urząd już za tobą
Urzędomat, bo tak go ochrzcili w elbląskim ratuszu, stanął na Placu Dworcowym, tuż obok budynku Departamentu Ewidencji Pojazdów i Kierowców Urzędu Miejskiego. Uruchomienie zaplanowano na 6 maja. Wygląda dokładnie tak, jak można się spodziewać: metalowa szafa ze skrytkami, ekran dotykowy, konstrukcja odporna na warunki atmosferyczne. Zero rewolucji wizualnej. Cała rewolucja tkwi w tym, co ta szafa robi.
Procedura jest prosta aż do bólu. Podczas składania wniosku o rejestrację pojazdu w urzędzie zaznaczasz, że chcesz odebrać dowód rejestracyjny z automatu. Gdy dokument jest gotowy (co trwa zwykle kilka tygodni, bo produkcja dowodów rejestracyjnych odbywa się centralnie), pracownik urzędu umieszcza go w jednej ze skrytek urzędomatu. Na twój numer telefonu przychodzi SMS z kodem PIN. Jedziesz na Plac Dworcowy (o dowolnej porze, bo automat działa całą dobę) wpisujesz numer telefonu i kod, skrytka się otwiera, zabierasz dokument. Zajmuje to minutę. Bez kolejki, bez numerka, bez patrzenia na zegarek i bez stresu, że urząd zamyka się o 16:00, a ty kończysz pracę o 16:30.
Jest jednak jeden warunek: odbiór musi nastąpić w ciągu 48 godzin od otrzymania SMS-a. Po tym czasie dokument wraca do standardowego trybu, więc można go odebrać jedynie w okienku.
Elbląg pierwszy, ale pytanie brzmi kto następny
Elbląg nie jest oczywistym kandydatem na lidera innowacji administracyjnych. Miasto liczy nieco ponad 112 tys. mieszkańców, leży na Warmii i Mazurach, czyli w regionie, który w rankingach cyfryzacji rzadko pojawia się na czele. Tym bardziej warto zauważyć, że to właśnie elbląski ratusz zdecydował się na rozwiązanie, którego brak w innych miastach.
W Polsce innowacje administracyjne często pojawiają się najpierw w mniejszych miastach, gdzie decyzje podejmuje się szybciej, biurokracja jest mniejsza, a jeden zaangażowany urzędnik potrafi zmienić więcej niż cały departament w dużym mieście.
Pytanie, które narzuca się samo, brzmi: czy to skalowalne. Dowody rejestracyjne to dopiero początek – w urzędach miast i starostwach wydaje się dziesiątki rodzajów dokumentów, które obywatel musi odebrać osobiście: prawa jazdy, karty pobytu, zaświadczenia, odpisy aktów stanu cywilnego, decyzje administracyjne. Każdy z nich mógłby trafić do skrytki automatu, pod warunkiem że procedura dopuszcza odbiór bez osobistego stawienia się przed urzędnikiem, a w coraz większej liczbie przypadków tak właśnie jest.
Cyfryzacja, która nie wymaga internetu
Jest w urzędomacie coś, co warto docenić z perspektywy projektowania usług publicznych. To rozwiązanie, które cyfryzuje kontakt z urzędem, ale nie wymaga od obywatela umiejętności cyfrowych wykraczających poza obsługę telefonu komórkowego. Nie trzeba mieć smartfona – wystarczy zwykły telefon z funkcją SMS. Nie trzeba logować się do żadnego portalu. Nie trzeba pamiętać hasła do profilu zaufanego. Nie trzeba mieć dostępu do internetu w momencie odbioru.
Według danych GUS za 2024 r. z internetu w Polsce nigdy nie używało ok. 1,8 mln osób w wieku 60-74 lata. W szerszej grupie 55-74 lata podobny problem dotyczył w 2023 r. ponad 2,2 mln osób. Wiele z nich wciąż musi jednak rejestrować samochody, bo jeżdżą nimi do lekarza i do sklepu. Urzędomat jest cyfrowy w swojej logistyce (SMS, kod PIN, baza danych urzędu), ale analogowy w interakcji z użytkownikiem (podejdź, wpisz, odbierz). Ta hybryda jest dokładnie tym, czego potrzebuje administracja, która chce się modernizować, nie zostawiając za sobą ludzi, którzy nie nadążają za technologią.
Przeczytaj także:
Oczywiście urzędomat nie rozwiązuje problemów systemowych polskiej biurokracji. Nie skróci czasu produkcji dowodu rejestracyjnego, nie uprości formularzy rejestracyjnych i nie zlikwiduje absurdalnych wymogów, które sprawiają, że rejestracja samochodu w Polsce wciąż wymaga kilku wizyt w urzędzie. Ale robi coś, co dla obywatela jest odczuwalne natychmiast, a mianowicie eliminuje jedną kolejkę. Tę ostatnią – po odbiór gotowego dokumentu. Kolejkę, w której stoisz nie dlatego, że cokolwiek musisz wyjaśnić, podpisać czy udowodnić, lecz wyłącznie po to, żeby zabrać kawałek papierka z okienka, którego i tak przecież już nie trzeba ze sobą wozić. A zaraz prawdopodobnie całkiem znikną.
