GovTech Polska, czyli administracja w końcu nauczy się współpracy ze startupami. Może być ciekawie

Rok temu Ministerstwo Finansów szukało ciekawych pomysłów na uszczelnienie systemu podatkowego na Hackatonie. Dziś GovTech Polska idzie krok dalej i proponuje rozwiązanie, które ma pomóc młodym, innowacyjnym startupom we współpracy z administracją. Jego twórcy wykorzystują tu rynkową pomoc w postaci m.in. mentorów, którzy pomagają ułożyć mini-przetarg i odpowiadają na pytania firm. Zatrudniają ich z kolei challenge ownerzy, czyli osoby po stronie administracji, które  mają moc decyzyjną związaną z wyzwaniem. Właśnie to grono pomaga budować prototypy rozwiązania, które następnie jest wdrażanie w danej instytucji.

Karol Kopańko, Spider's Web: Zacznijmy od cyfrowej rewolucji, o której wprowadzeniu mówisz. To znaczy, że wcześniej w administracji jej nie było?

Justyna Orłowska, GovTech Polska: Była, a dokładniej były – setki odbywających się równolegle procesów pozyskiwania innowacji. W ich efekcie odbyło się mnóstwo eksperymentów, ale nie zawsze dzielono się wiedzą. Naszym zadaniem jest właśnie by te najlepsze praktyki wydobyć, porównać, dodać nasze własne i upowszechnić w całej administracji, tak by dyfuzja innowacji (technologicznych i nie tylko) następowała szybciej.

Okej, mówimy więc o pozyskiwaniu innowacji przez instytucje publiczne. Jak taki proces będzie teraz wyglądał - od identyfikacji do wdrożenia?

Przede wszystkim od początku do końca będzie w nim dwóch udziałowców – biznes i administracja. Zaczyna się od tego, że instytucja identyfikuje potrzebę biznesową, ale tylko funkcjonalnie, na przykład: „potrzebujemy systemu do rozpoznawania przedmiotów na zdjęciach rentgenowskich”. Następnie pomagamy im zorganizować konsultacje rynkowe, po których razem pracujemy nad poprawkami aż po kilku iteracjach wyzwanie jest gotowe.

Czyli wybieracie ekspertów, którzy pomogą jak najlepiej ułożyć mini-przetarg?

Dokładnie. Obecnie administracja musi wymagać od wykonawcy stworzenia czegoś według specyfikacji, którą musi sama napisać. Jest to trudne, ponieważ wymaga specjalistycznej wiedzy i zasobów, których zwłaszcza mniejsi zamawiający nie mają. Jeżeli jednak nawet uda się taki dokument stworzyć, wciąż pozostaje ryzyko, że narzucana jest pewna technologia, mimo że wykonawca czasem ma własne narzędzia pozwalające na osiągnięcie tego samego efektu.

Mamy już specyfikację stworzoną przez rynkowych ekspertów. Co dzieje się dalej?

Wtedy zaczyna się konkurs, gdzie każda osoba i firma może przedstawić rozwiązania, a 5 najlepszych będzie razem z zamawiającym, nami, oraz zewnętrznymi ekspertami pracować w rzeczywistym środowisku nad opracowaniem prototypu (otrzymują zwrot kosztów). Najlepszy projekt wygrywa kontrakt według specjalnie przygotowanej przez nas metodyki opartej na scrumie. Całość ma trwać kilka miesięcy.

Czyli cztery firmy dostaną pieniądze, jakie włożyły w projekt, a jedna będzie dodatkowo pracowała dalej nad przekształceniem tego prototypu w pełnoprawny produkt?

Zwracając część kosztów, do 6000 złotych, chcemy pokazać, że doceniamy trud który włożyli wszyscy uczestnicy, nie tylko zwycięzca. Choć nie wszystkie prototypy wykorzystamy, wierzymy że zwrot zachęci uczestników do cięższej pracy i składania lepszych rozwiązań.  Cieszymy się również świadomością, że te pieniądze będą niejako wsparciem polskich przedsiębiorców, których sukces jest przecież także naszym sukcesem.

Wiem, że inne kraje też stosują już podobne rozwiązania. Czy wzorowaliście się tu już na jakiś przykładach z zagranicy?

Mamy dość szeroką listę partnerów. Od Wielkiej Brytanii i Szkocji, przez Finlandię po Singapur, Kanadę i Dubaj. Projekt powstał w oparciu o doświadczenia ich wszystkich, ale w szczególności krajów europejskich, ponieważ muszą się one stosować do tych samych ram prawnych w kwestii zamówień. Tu interesującym przykładem jest Wielka Brytania, która realizuje kolejne edycje programu oparte o formułę tzw. zamówień przedkomercyjnych, gdzie po wyłonieniu zwycięzcy trzeba jeszcze rozpisać przetarg na wdrożenie, czyli jest szansa, że nie wygra ten kto rozwiązanie opracował. My jesteśmy pierwszym projektem na tę skalę w Europie, który w ramach nagród przyznaje bezpośrednio kontrakty, skracając czas i zmniejszając koszty.

Brytyjskie rozwiązanie jest chyba zbytnio motywujące, skoro jedna firma może wygrać przetarg, a inna wdrażać rozwiązanie.

Rok temu zaistniała dokładnie taka sytuacja. Efektem była długa procedura zakończona poniżej oczekiwań oraz niezadowolenie po wszystkich stronach. Zwycięzca konkursu nie dostaje zamówienia, trzeba organizować osobny przetarg, który może skończyć się tym, że ktoś inny będzie wdrażał program, którego nie zna, a zwycięzca konkursu będzie zniechęcony do dalszej współpracy.

Jak rozumiem program skierowany jest do mniejszych zamówień publicznych, tak? Czyli taki Comarch może spać spokojnie, bo startupy nie zabiorą mu roboty?

Mniejsze oznacza tu do 144 tys. euro, więc wystarczy na sporą część systemów, ale to ograniczenie nie jest przypadkowe. Chcemy promować modułowość zamówień – kiedy zamiast od razu robić gigantyczny interfejs bazy danych z integracją z masą systemów i sztuczną inteligencją do pomocy zaczynamy od samej bazy danych, a potem dodajemy to, co jest nam potrzebne. Dzięki temu unikamy sytuacji, kiedy kilkumilionowy projekt staje się niewypałem, jednocześnie dając start-upom i innym przedsiębiorcom szansę konkurencji z tytanami.

Jak jednak będziecie weryfikowali kompetencje firm?

Można to robić na dwa sposoby – referencjami i certyfikatami albo pozwalając im spróbować i zobaczyć, jak sobie radzą. My wybraliśmy to drugie unikając tych niewygodnych sytuacji, kiedy prosimy start-up o sprawozdania z ostatnich trzech lat, małą firmę o drogie certyfikacje, a studentów o przysłowiowe już 8 lat doświadczenia w zawodzie. Zauważyliśmy, że te warunki odsiewają nie tych, którzy nie umieją dokonać wdrożenia, ale tych, którzy nie mają na to dokumentacji. Ponieważ naszym celem jest wybrać najlepszych programistów, nie archiwistów, jedynym parametrem ocen jest to ile punktów zdobędzie ich rozwiązanie.

Czyli sprawdzacie ich praktyce. Podoba mi się to. Dostrzegam jednak pewne niebezpieczeństwo. Otóż wiele firm już po podpisaniu umowy np. na dofinansowanie narzekało na formułę współpracy. U was z kolei widzę określenie „umowa zwinna” – na czym to polega?

Odbyliśmy kilkaset godzin rozmów z przedsiębiorcami i administracją i postaraliśmy się uwzględnić ich uwagi w umowie. Aspektów, które zmieniamy jest dużo. Zaczynając od finansowania i rozkładania środków na zrealizowane etapy, przez regulację obsługi gwarancyjnej, po zapewnienie w każdym miejscu i czasie dyspozycyjnego użytkownika docelowego, który ma ostatnie słowo jeśli chodzi o szczegóły wdrożenia.

Jest to pierwsza w Polsce tej wielkości umowa (wcześniej powstały tylko wytyczne) zakładająca pracę w metodyce podobnej do scrum. Celem jest to by obydwie strony były w pełni zaangażowane w proces powstawania rozwiązania i jednocześnie by jak najwierniej odwzorowywała ona stosowane w biznesie praktyki, tak aby wykonawcy po wdrożeniu byli jak najlepiej przygotowani na dalszą karierę.

Jakie instytucje będą mogły z tego procesu skorzystać?

Wszystkie. Proces opracowywany był pod podmioty stosujące Prawo Zamówień Publicznych (PZP), czyli administrację rządową, samorządową i spółki Skarbu Państwa, ale nic nie stoi na przeszkodzie by wykorzystywał ją również biznes, w Polsce czy za granicą. Procedura ma być uniwersalna, bo też uniwersalna jest potrzeba – każdy potrzebuje technologicznych rozwiązań swoich problemów.

Powiedzmy, że chcę wziąć udział w konkursie. Co mnie czeka?

Abyśmy mogli zapewnić Ci pełną ochronę prawną, musisz się zgłosić. Prawo w obecnej wersji wymaga od nas niestety przyjmowania zgłoszeń pocztą lub podpisanych certyfikowanym podpisem elektronicznym (nie mylić z Profilem Zaufanym), co możesz zrobić do 30 listopada do 10:00 rano. To tylko formalność, nie wymagamy niczego, poza tym jednym podpisem. Dopiero po 7, a przed 17 grudnia poprosimy Cię o przesłanie rozwiązania, a jeśli zakwalifikujesz się do II Etapu, będziesz miał czas do końca lutego na stworzenie prototypu. Jeśli wygrasz, wtedy nastąpią negocjacje, gdzie ustalicie wspólnie zakres wdrożenia w zakładanym budżecie, rytm pracy, wymagania etc. To wszystko - cały proces od potrzeby do wdrożenia trwa zaledwie kilka miesięcy