Już nie wysyłam maili do siebie, gdy chcę o czymś pamiętać

Nawet z najlepszym zestawem aplikacji wspierających produktywność najwięcej zależy od nas samych. Od tego czy systematycznie wykonujemy kolejne zadania i od tego, czy doprowadzamy wszystkie sprawy do końca. Jednak dobrze dobrane aplikacje mogą zdecydowanie usprawnić pracę, dlatego ich roli nie można bagatelizować i lekceważyć. Osobiście stale dopracowuję zestaw aplikacji, z których korzystam i co jakiś czas wprowadzam zmiany. Ostatnio udało mi się wykluczyć jeden z głupich nawyków, jakim było wysyłanie maili na własną skrzynkę e-mail. Zastąpiłem go zdecydowanie lepszym rozwiązaniem.

Przerabiałem już kilka zestawów aplikacji do zarządzania listą zadań i projektów, które realizuję. Swego czasu korzystałem z duetu: AnyDo i Cal, który świetnie się uzupełniał, ale z czasem dałem się wciągnąć w Wunderlist. Następnie przerzuciłem się ze wszystkimi zadaniami do Trello, które dzięki integracji ze Slackiem świetnie sprawdza się w pracy redakcji Spider’s Web.

I tak jak jestem z Trello zadowolony, gdyż świetnie spisuje się przy pracy nad większymi projektami, które realizuje się w większych grupach, tak nie do końca pasuje mi obsługa prostych zadań i szybkich przypomnień. Trello to potężny kombajn, a że nie ma sensu strzelać do muchy z armaty, to nie zawsze widzę sens dodawania prostych przypomnień do Trello, gdyż interfejs aplikacji nie jest przystosowany do wrzucania szybkich spraw.

Ale znalazłem na to lekarstwo, wysyłałem do siebie maile. Wiem, to dość prymitywne rozwiązanie, które zaśmieca skrzynkę odbiorczą, ale często miałem wrażenie, że jest to najszybszy sposób na zrobienie notatki lub ustawienie przypomnienia, który dodatkowo gwarantuje, że go nie przeoczę. Bo tak jak nie potrafię wyrobić sobie nawyku, żeby zaglądać do Trello, Wunderlist, czy innego AnyDo, tylko po to, żeby sprawdzić, czy coś tam na mnie nie czeka, tak też zaglądam do skrzynki e-mail kilkanaście albo i kilkadziesiąt razy dziennie. Dlatego wrzucenie do niej maila z zadaniem dawało mi pewność, że bez ustawiania przypomnienia na konkretną godzinę, na pewno odczytam wiadomość i będę mógł zrealizować zadanie.

Całkiem niedawno porzuciłem sposób z wysyłaniem do siebie maili, bo pomimo wymienionych zalet sprawiał on, że moja skrzynka pocztowa wyglądała jak śmietnik. Maile służbowe, maile prywatne, a do tego maile własne będące wyłącznie przypomnieniami. Przyznaję, że zaczynałem w tym ginąć.

Z pomocą przyszedł Inbox. Aplikacja Google’a, która pozwala na wygodną obsługę poczty Gmail i traktuje maile jak… zadania. Można maila “zrobić” teraz lub przesunąć go na inny termin. Jeśli sprawa z wiadomości została załatwiona to oznacza się ją jako “wykonane zadanie” i koniec, mail znika. Maile są archiwizowane, nic nie ginie i do wszystkiego jest dostęp z poziomu odpowiedniego katalogu lub wyszukiwarki.

Całkiem niedawno Inbox by Gmail doczekał się kilku aktualizacji i wyszedł z programu beta testów. Google uznał, że usługa jest już dojrzała i umożliwił dostęp do niej wszystkim zainteresowanym. Prawie równolegle z wydaniem finalnej wersji Inboksa aplikacja doczekała się możliwości ustawienia stopki, czyli wzoru podpisu pod mailem, w którym można przekazać pozdrowienia, zamieścić dane kontaktowe oraz dodatkowe informacje np. o firmie.

Brak stopki w moim przypadku przeważył szalę i sprawił, że swego czasu przestałem korzystać z aplikacji i wróciłem do zwykłego Gmaila. Jednak teraz, gdy Inbox już dojrzał i doczekał się możliwości ustawienia własnego podpisu wróciłem do niego i korzystam intensywnie.

Staram się utrzymywać status inbox zero, czyli mieć czystą skrzynkę odbiorczą. Jeśli coś do niej wpada, to zajmuję się tym tak szybko jak jest to możliwe, a jeśli sprawa wymaga czasu to odkładam maila na później. Inbox pozwala na sprawne odłożenie maila np. na wieczór, na kolejny dzień lub na następny tydzień. Użytkownik może też ręcznie ustawić termin przypomnienia o danym mailu, z czego chętnie korzystam. Po określonym czasie mail wraca do skrzynki odbiorczej przypominając tym samym, że trzeba się nim zająć.

Skrzynka Inbox by Gmail obsługuje również system przypomnień, które tworzymy w podobny sposób co zwykłe maile. Przypomnienia są szybkie i wygodne i już kilka tygodni temu zastąpiły mi maile, które wysyłałem do siebie, tylko po to, żeby pamiętać o różnych sprawach.

Obsługa przypomnień jest wygodna, gdyż nie trzeba w polu odbiorcy wpisywać własnego maila, a wszystkie przypomnienia automatycznie lądują w skrzynce odbiorczej użytkownika. Wyglądają jednak nieco inaczej niż zwykłe maile, dzięki temu korespondencja, na którą należy odpowiedzieć nie ginie w natłoku przypomnień i spraw do załatwienia. Przypomnienia, tak jak maile, możemy przekładać na dogodne terminy i wracać do ich realizacji w dogodnym czasie.

Ta mała funkcja i szereg zmian, które usprawniły działanie Inboksa, sprawiły, że z aplikacji bardzo wygodnie się korzysta i po kilku tygodniach nie wyobrażam sobie powrotu do Gmaila.

To dość zabawna sytuacja, gdyż po pierwszym podejściu do Inboksa myślałem, że nie dam już mu więcej szansy, ponieważ przegrywał z Gmailem pod wieloma względami. Dzisiaj nadal nie pozwala na wszystko, czego mogą potrzebować wymagający użytkownicy, ale przecież nic nie stoi na przeszkodzie, żeby z Inboksa i Gmaila korzystać zamiennie.

Czytaj również: