Wypowiedzenie za kradzież firmowego czasu? To możliwe dzięki narzędziu szpiegującemu lub - jak kto woli - pomagającemu w organizacji pracy. W Kanadzie pewna księgowa straciła w ten sposób pracę, bo śledził ją polski program TimeCamp. - Nie rozumiem oburzenia na moją firmę - mówi jej prezes Kamil Rudnicki.
Kiedy kanadyjska księgowa Karlee Besse została zwolniona z firmy Reach CPA za nieproduktywną pracę, nie wiedziała, że wychodząc na drogę prawną, będzie musiała stawić czoła nie tylko swojemu byłemu pracodawcy, lecz także oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy.
Spór rozpoczął się w zeszłym roku, bo Besse stwierdziła, że została zwolniona bez uzasadnionego powodu. Z kolei jej pracodawca argumentował, że zwolnienie było słuszne, bo "brała udział w kradzieży czasu". Reach CPA zebrała na to dowody za pomocą TimeCamp, oprogramowania do śledzenia czasu pracy. Zapisy wykazały ok. 50-godzinną rozbieżność między tym, co Besse zgłosiła jako przepracowany czas, a tym, co TimeCamp zarejestrował jako aktywność zawodową.
Besse argumentowała, że te 50 godzin spędziła przy pracy nad papierowymi kopiami dokumentów klientów, których TimeCamp, czyli oprogramowanie do mierzenia czasu zainstalowane na jej służbowym laptopie, nie mogłoby wykryć. Jednak na nieszczęście Besse TimeCamp zbierał także dane z drukarki i z nich wynikło, że czas, jaki spędziła na drukowaniu, jest zbyt mały, aby była w stanie wydrukować tak dużą liczbę dokumentów i siedzieć nad nimi ponad 50 godzin.
Ostatecznie księgowa przeprosiła za bezprawne wpisanie dodatkowych godzin do swojego grafiku. To jednak nie uchroniło jej przed zapłatą ponad 2,6 tys. dolarów kanadyjskich (niemal 9 tys. zł), które była winna swojemu pracodawcy.
O takich przypadkach jak Besse w najbliższej przyszłości możemy słyszeć coraz częściej. Pandemia zachęciła pracodawców do sięgania po oprogramowanie takie jak TimeCamp, które działa jak Big Brother dla pracowników. Monitoruje odwiedzane strony internetowe i programy, których używają, aby zliczać, ile czasu spędzają np. na Twitterze, a ile w Excelu. Niektóre oprogramowania rejestrują naciśnięcia klawiszy i fizyczne miejsce pobytu pracowników, a nawet robią zrzuty ekranu komputera pracownika.
O ile pracodawcy postrzegają to jako narzędzie zapewniające kontrolę nad czasem, jaki pracownik spędza w pracy, tak pracownicy i obrońcy prywatności twierdzą jednak, że ten rodzaj śledzenia jest uciążliwy i może naruszać prywatność.
Co to jest kradzież czasu?
Kradzież czasu jest wtedy, gdy umawiamy się, że pracownik zobowiązuje się poświęcić 140 godzin w miesiącu na pracę, a w rzeczywistości spędził tylko 40 godzin, przy czym wynagrodzenie pobiera za cały zakontraktowany czas.
Pytam, bo w styczniu trybunał w Kanadzie orzekł, że księgowa jest winna swojemu byłemu pracodawcy ponad 2700 dolarów kanadyjskich po tym, jak TimeCamp wykazał, że dopuściła się "kradzieży czasu". To była dla was dobra reklama czy raczej zła prasa?
Księgowa była świadoma, że oprogramowanie jest wykorzystywane, pomimo tego nie przeszkadzało jej to ręcznie zaraportować kilkadziesiąt godzin pracy więcej, niż rzeczywiście przepracowała dla swojego pracodawcy.
Z punktu widzenia biznesowego to była bardzo dobra reklama. TimeCamp wykazał, że pracownik w sposób świadomy oszukuje swojego pracodawcę.
Do tej pory do naszych handlowców zgłaszają się firmy z całego świata, mające ten sam problem. Zapytania o nasz produkt wzrosły o ponad 100 proc., było więcej rejestracji, więc zdecydowanie osiągnęliśmy większe zainteresowanie.
Pojawiło się też wtedy wiele głosów oburzenia na takie śledzenie pracownika. Zaskoczyły cię?
Raczej nie. Jest to kontrowersyjny temat. Można na to patrzeć z różnych perspektyw i są różne sytuacje. Czym innym jest, gdy umawiamy się na pracę za efekty. Czym innym jest, gdy umawiamy się na liczbę godzin.
Działamy na wolnym rynku, więc zarówno pracodawca może decydować o sposobach weryfikacji pracy, jak i pracownik o wyborze pracodawcy.
Powszechne wyobrażenie dotyczące oprogramowania monitorującego pracowników, czyli tzw. "bossware", jest raczej negatywne. Dane generowane na podstawie tego, co pracownik robi w ciągu dnia, niezależnie od tego, czy są anonimowe, czy nie, stanowią zagrożenie dla prywatności i łatwo sobie wyobrazić scenariusze, w których pracodawca mógłby wykorzystać te dane w sposób nieetyczny. Czy nie obawiasz się, że takie wrażliwe dane mogą wyciec? Albo zostaną wykorzystane do wewnętrznej rozgrywki w korpo, szantażu?
Przez 13 lat prowadzenia TimeCampa nie słyszałem o sytuacjach, aby został on wykorzystany do takich negatywnych celów. Sprawa w Kanadzie rzeczywiście mogła mieć negatywny wpływ na wizerunek takiego oprogramowania jak nasze, ale zdarzają się także historie, gdzie to pracownik wykorzystuje dane z TimeCamp jako dowód w sądzie w trakcie rozprawy z pracodawcą.
Jakoś o takich sprawach do tej pory nie było słychać...
Tak samo jak nie było słychać o wykorzystaniu danych zebranych przez aplikacje monitorujące czas pracy w sposób nieetyczny. Media lubią wychwytywać gorące tematy, dlatego o takich sprawach, w których TimeCamp pomógł pracownikom, nie wspominają, bo burzy to wizerunek "bossware", który media starają się wykreować.
Nie rozumiem też braku oburzenia na sytuację, w której to firma jest obciążana winą za wykorzystanie oprogramowania, a nie pracownik za niewywiązanie się ze swoich zobowiązań wobec pracodawcy.
Kilka lat temu pracownik w Polsce w branży tłumaczeń domagał się wypłaty wynagrodzenia od swojego pracodawcy, jednak ten nie chciał tego zrobić. Pracownik wystąpił na drogę prawną, wykorzystując dane z TimeCamp jako dowód w sądzie.
W polskim prawie pracodawca musi wcześniej poinformować pracownika, jeśli chce kontrolować, co ten robi na służbowym urządzeniu. Zostawiacie tę kwestię klientowi, czy zapewniacie komunikację, np. w postaci powiadomień na pulpicie komputera?
Oczywiście obowiązek poinformowania spoczywa na pracodawcy. Wspieramy klientów w zakresie przykładowej komunikacji wdrożenia w firmie.
Dlaczego "oczywiście"? Nie miałbyś czystszego sumienia, będąc pewnym, że każdy pracownik taką wiedzę posiada i nikt nie będzie podglądany bez jego wiedzy?
Dlaczego zakładasz, że mam nieczyste sumienie? Nie wiem, jak inne programy, ale nasz system działa w sposób transparentny i pracownik ma dostęp do swoich raportów.
Czyli jeśli dla pracodawcy nie będzie tak oczywiste, że należy pracownika poinformować, to jak ten ostatni ma się dowiedzieć?
Pracownik, na którego komputerze zainstalowany jest TimeCamp, może sprawdzić, czy oprogramowanie działa, za sprawą widocznej na pulpicie aplikacji. W omawianej sprawie w Kanadzie pracownik został zarówno poinformowany, jak i przeszkolony z obsługi narzędzia.
A jak pracodawca robi zrzuty ekranu swoich pracowników, to oni też o tym wiedzą?
Wiedzą. Pracownik otrzymuje powiadomienie, że ma potencjalnie włączoną opcję zrzutu ekranu. Program robi zrzuty co ok. 10 minut.
Wyobrażam sobie, że korzystanie z opcji zrzutów ekranów swoich pracowników jest na krawędzi etyki. Na początku 2020 r. na Zooma wylała się fala krytyki za funkcje, takie jak "śledzenie uwagi uczestników" oraz fakt, że niektóre prywatne wiadomości były dostępne dla innych. Oba te problemy zostały szybko usunięte. Dlaczego nie zdecydowaliście się jeszcze zrezygnować z opcji zrzutów?
Zostawiamy tę decyzję użytkownikom. Ta funkcja jest bardzo niszowa, domyślnie wyłączona, więc pracodawca musi ją świadomie włączyć. Nie ukrywam, że najczęściej włączają ją firmy azjatyckie zatrudniające setki pracowników zdalnie, rozliczając się z nimi za przepracowane godziny. Mamy w planach również rozbudowę tej funkcji o "blurowanie" zrzutów ekranu, aby zapewnić pracownikom więcej prywatności.
Nie obawiasz się, że te azjatyckie firmy korzystają z waszego oprogramowania do inwigilowania pracowników?
Do mnie nigdy nie dotarło, żeby negatywnie wykorzystywali nasze oprogramowanie. Nie wykorzystują do inwigilacji, tylko do ewidencji godzin pracy, za które płacą pracownikom i za które często później rozliczają się z klientami, dla których świadczą usługi.
A gdyby dotarło?
Starasz się wmówić hipotetyczne sytuacje, które nie miały miejsca. O niczym takim nie słyszałem.
Opowiedz pokrótce, jak działa wasze narzędzie.
Zacznijmy od tego, że podstawowe funkcje TimeCamp to rozliczanie czasu poświęcanego na projekty, zadania, klientów, w celu mierzenia rentowności prowadzonych działań. Aplikacja działa tak, jak każdy system timesheetowy, gdzie pracownicy ręcznie mierzą, ile czasu poświęcili na projekty i zadania, wybierając zadanie z listy i logują godziny, korzystając ze stopera lub dodając je ręcznie. Następnie klienci mogą sprawdzić, ile czasu przepracowali dla klientów i rozliczać się z nimi za przepracowane godziny. Tak system jest wykorzystywany przez ok. 70 proc. naszych użytkowników.
Dodatkowo aplikacja mierzy czas pracy zdalnej. Zbieramy dane dotyczące aktywnego użycia komputera, czyli jeżeli mamy włączone okno przeglądarki z Google Meet, oprogramowanie pobiera informację z pulpitu dotyczące domeny, którą mamy otwartą. Zbieramy też opcjonalnie tytuły okien, czyli jak mam otwartą aplikację Worda, oprogramowanie liczy czas, jak długo mieliśmy otwartą tę aplikację. W TimeCampie można też ustawić opcję "czas prywatny", jak w niego klikniesz, oprogramowanie nie rejestruje, co robisz na komputerze.
Zresztą mamy też taką opcję, która sprawdza tylko aktywność na komputerze i nie rejestruje, co dokładnie robimy, jakie strony odwiedzamy. Po prostu liczy wtedy, o której rozpoczęliśmy i zakończyliśmy pracę.
Zaczynaliście jako studencki projekt, a teraz zarabiacie miliony na sprzedaży swojego oprogramowania. Skąd pomysł, by zarabiać na monitorowaniu czyjejś pracy?
Na początku TimeCamp powstawał jako narzędzie do mierzenia personalnej produktywności. Chcieliśmy mierzyć najcenniejszy zasób, jaki ma człowiek, czyli czas. Miało to pomóc w samodyscyplinie, pracy nad własną produktywnością, wyciągać na podstawie tego wnioski. Nie ukrywam jednak, że nie szło nam za dobrze, więc z biegiem czasu przyjęliśmy bardziej biznesowy kąt patrzenia na mierzenie czasu. I o ile rzeczywiście wyszliśmy w stronę firm, pracodawców, tak nadal na analitykę, którą dostarczamy, można patrzeć jak na raport o nas, o tym, gdzie my tak naprawdę poświęcamy nasz czas. Jeśli widzimy, że gdzieś poświęcamy więcej czasu, powinniśmy zastanowić się, dlaczego tam i czy jest możliwość zbalansowania tego, żeby aż tak dużo czasu nie spędzać na tym konkretnym zadaniu.
I we własnej firmie ponoć też ze swojego oprogramowania korzystacie.
Jak najbardziej. W wielu raportach, także w naszym, wybija się informacja, że e-maile są na pierwszym miejscu, jeśli chodzi o czas spędzony w czasie pracy. W niektórych przypadkach to nawet 40 proc. dziennego czasu pracy. Pytanie, czy wysyłanie maili jest obiektywnie najbardziej efektywne. Według mnie niekoniecznie, dlatego przeszliśmy z e-maila na komunikator HeySpace, nasz własny produkt przypominający Slacka. Komunikacja w takich programach jest szybsza, mamy większe możliwości ustrukturyzowania pracy, bo można robić listę zadań, uporządkować ją, ustawić deadline, przypisywać atrybuty do zadań. Wszystko jest takie bardziej uporządkowane i wydaje mi się, że zdecydowanie korzystniejsze przy zarządzaniu firmą.
A jakie korzyści mają twoi pracownicy z monitorowania ich aktywności w pracy?
Na rynku jesteśmy od 2010 roku, od tego czasu TimeCamp jest używany w naszej firmie. Wszyscy zdążyli się już przyzwyczaić. To jest część naszej pracy. Zresztą u nas wszystko, łącznie z YouTube i Facebookiem jest oznaczone jako działanie neutralne albo produktywne. Nie mamy w firmie żadnych aktywności, które uznawalibyśmy za nieproduktywne albo które trzeba zakazać. Nawet jak ktoś na jakiś czas wejdzie na YouTube’a czy Facebooka, żeby zrobić sobie przerwę, jest to ok. Grunt, żeby nie przesadzać.
A zdarzyło się, że ktoś przesadził?
Zdarzały się przypadki, że pracownik nie dowoził i po analizie danych okazywało się, że czas pracy wykorzystywał na inne czynności. Nawet w ostatnim roku mieliśmy taką sytuację, że nie byliśmy zadowoleni z jednego z pracowników i po prostu okazywało się, za mało godzin pracował. Umawialiśmy się na osiem godzin, a pracował mniej niż sześć.
I jak skończył ten pracownik?
Daliśmy mu feedback, pracownik poprawił swoje zachowanie i jesteśmy zadowoleni. Zdarzały się również sytuacje, w których rozstawaliśmy się z pracownikami, jednak głównym powodem nie był ich czas pracy, a niewywiązywanie się ze zleconych obowiązków.
Często sprawdzasz, co robią w pracy twoi pracownicy? Robicie podsumowania, kto ile przepracował?
Robimy miesięczne podsumowania. Patrzymy szczególnie na czas pracy, bo jak teraz większość z nas pracuje zdalnie, musimy to sobie jakoś usystematyzować. Mamy całkowicie elastyczne godziny pracy, nasi pracownicy mogą pracować dwie godziny rano, pojechać gdzieś na trzy godziny, wrócić na godzinę, zrobić przerwę i wrócić do pracy później. To jednak wymaga jakiegokolwiek nadzoru, a TimeCamp nam w tym pomaga. W mgnieniu oka jest w stanie ustalić, ile zostało przepracowane w miesiącu. Skoro umawialiśmy się na pracę średnio 160 godzin w miesiącu, a wypracowane jest 140, prosimy wówczas o odpracowanie zaległych godzin.
Ale pracując w biurze, choć przychodzimy na osiem godzin, to w tym czasie jemy lunch, mamy przerwę na pogaduchy, kawę, a w domu? Twoi pracownicy muszą wypracować osiem godzin i kropka?
W żadnym wypadku. Wyliczyliśmy, że średnio ośmiogodzinny dzień pracy to realnie 6,5 godziny aktywnej pracy. Ustawiliśmy sobie ten target do realnego korzystania z narzędzi do pracy. Istnieją możliwości odstępstw plus minus 10 proc.
Na jakich narzędziach spędziliście w tym roku najwięcej czasu?
W tym roku spędziliśmy łącznie 14 tysięcy godzin aktywnie przed komputerem, z czego ponad tysiąc godzin w naszym komunikatorze HeySpace, prawie tysiąc godzin w Google Docsach, 900 godzin w Gmailu, 800 godzin w Google Meet, czyli na spotkaniach.
I nie było żadnych rozrywek?
Były, np. na Facebooku spędziliśmy 14 godzin w całym 2022 roku. Ale trzeba brać pod uwagę, że mamy też dział marketingu, dla których narzędziem jest właśnie Facebook.
Twój laptop też jest monitorowany przez TimeCamp?
Pewnie, mierzę swój czas od 2009 roku. Mam praktycznie cały swój okres pracy zmierzony.
I jak to wygląda choćby w tym roku?
W tym roku przepracowałem przed komputerem ponad 460 godzin. Najwięcej na ClickUpie (67), HeySpace (35), Google Docsach (31), e-mailu (23), Obsidianie, czyli aplikacji do notatek (20), a na YouTube prawie 5 godzin. Nie ukrywam, że wchodzę sobie od czasu do czasu różne portale, także informacyjne. Moim zdaniem to nie jest nic złego, dopóki jest w granicach normy.
A jeśli te normy przekroczysz i wykażesz "straty", to czy oddajesz pieniądze z pensji współudziałowcom za "kradzież czasu prezesa"?
Oni nie są aż tak drobiazgowi, patrzą – wiadomo – na wyniki.
Pewnie ładnie te wyniki podskoczyły po pandemii, która wypchnęła wielu pracowników do domu.
Popyt rzeczywiście wzrósł, ale nie tak bardzo, jak się spodziewaliśmy.
Dlaczego Twoim zdaniem wzrost nie był tak duży, jak zakładaliście?
Jednym z powodów na pewno jest to, że większość naszych klientów korzysta z TimeCampa do tzw. project profitability, czyli mierzenia czasu spędzonego na projektach. Ich interesuje, ile czasu pracownik spędził na projekcie, bo na tej podstawie rozliczają się ze swoimi klientami. Do takich projektów – niezależnie, czy się pracuje zdalnie, czy nie – potrzeba oprogramowania takiego jak nasze jest niezmienna.
A ta mniejsza część waszych klientów do czego go używa?
Oni korzystają z TimeCampa, żeby po prostu wiedzieć, czy ktoś naprawdę pracuje i móc to udowodnić. Robią to np. klienci, którzy wynajmują zewnętrzne firmy do pracy, a dzięki TimeCampowi mogą sobie sprawdzić, czy wypracowana została umówiona liczba godzin. Tacy klienci stanowią 20-30 proc. ogółu.
Większość przychodów TimeCamp pochodzi ze Stanów Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Kanady i Australii. To dlatego, że kwestie prywatności i monitorowania pracowników są w tych krajach mniej uregulowane niż np. w Unii Europejskiej, w której funkcjonuje RODO?
Moim zdaniem nie. Tak jak już wspomniałem, firmy kupują nasze oprogramowanie ze względu na mierzenie czasu na projektach, a aspekt monitorowania tego, co się dzieje na komputerze pracownika, nie jest dla nich tak istotny.
Firmy w krajach anglosaskich mają znacznie bardziej rozwiniętą kulturę dbania o wskaźniki oraz efektywność biznesu – stąd wykorzystują nasz system do kontroli rentowności projektów i rozliczania z klientami za godziny, a nie "szpiegowania pracowników".
A czy wśród danych, jakie zbieracie, są dane wrażliwe?
Nie.
A macie dostęp do kamery czy mikrofonu?
Też nie.
Internet jest pełen pomysłów, jak obejść takie oprogramowanie jak wasze. Używanie trybu incognito w przeglądarce, oglądanie YouTube’a w tle, symulacja aktywności poprzez pozostawienie włączonych aplikacji firmowych, ruszanie myszką lub klikanie w losowe miejsca. Czy te triki w ogóle działają?
Działają, ale na krótką metę, bo jak długo można udawać, że się pracuje? Świadomy manager zauważy brak rezultatów niezależnie od tego, czy ma zainstalowane narzędzie jak nasze, czy też nie.
A co z monitorowaniem smartfona? Pracownik może przecież siedzieć na prywatnym telefonie w czasie pracy.
Może i zapewne to robi. Jednak na razie nasze oprogramowanie działa wyłącznie na komputerach.
Czy taka inwigilacja pracowników biurowych to przyszłość? Jak postrzegacie swoją rolę w tej nowej erze?
Z naszej perspektywy nie chodzi o wchodzenie w szczegóły, ale po prostu o bycie wobec siebie fair i nieoszukiwanie się wzajemnie. Kultura pracy zdalnej, która poniekąd przekonuje pracodawców do wdrożenia takich rozwiązań, jakie oferuje TimeCamp, dopiero się formuje, sami próbujemy się w tym odnaleźć. Na pewno chcemy pomóc firmom, które chcą mieć święty spokój, mieć pewność, że ludzie po prostu robią to, na co się umówili, co mają robić i ile czasu. Jesteśmy dobrzy w rozliczeniu elastycznego czasu pracy.
Znam wiele historii pracowników, którzy zachowują się nie fair wobec pracodawcy, bo mówią, że pracują w jednej pracy, a tak naprawdę mają dwie prace i pracują po cztery godziny w jednej. To jest jednak już oszustwo. A ze względu na pracę zdalną pracodawca nie jest w stanie tego sprawdzić.
To może rozwiązaniem byłby powrót do biur? Wtedy pracodawcy uważnym okiem mogliby nas obserwować całe osiem godzin.
Nie o to chodzi! Wierzę w pracę zdalną i elastyczny czas pracy. Sam dzięki temu mogę zaaranżować dzień po swojemu. Zresztą mając dzieci, dostrzegam jeszcze więcej plusów zdalnej pracy. Bo przecież w ciągu dnia mogę odejść od komputera, nakarmić je, przebrać pieluchę. Dzięki temu jesteśmy w stanie z żoną dosyć sprawnie wychowywać dwójkę dzieci. Nie martwię się tym, że zawalam pracę, bo TimeCamp liczy mi, ile godzin realnie przepracowałem.
Dziś mamy oprogramowanie do mierzenia czasu pracy, ale co będzie dalej? Wszczepianie chipów do mózgów, żeby jeszcze dokładniej kontrolować efektywność pracy?
Moim zdaniem stawianie takich hipotez jest niepoważne. Nie możemy oczekiwać od ludzi, że będą jak roboty bez przerwy pracować. Zresztą problem z efektywnością to gra statystyk. Załóżmy, że jest firma licząca tysiąc osób. 99 proc. pracowników pracuje w normie, robi sobie przerwy na kawę, jedzenia. Jednak jest ten procent, który nie dowozi i obija się w pracy, ale czy powinniśmy tworzyć specjalne reguły, żeby ten procent wyłapać? Myślę, że nie. To po prostu trzeba wpisać w koszty biznesu.
A widzisz gdzieś granice tej kontroli pracowników?
Widzę, jak na świecie – w Chinach, Wielkiej Brytanii czy Australii – wprowadza się coraz więcej systemów do inwigilacji, w tym skanowanie twarzy czy wspomniane chipy. Tak jak komputer mogę zamknąć i TimeCamp nie działa, tak stałe elementy monitoringu są po prostu niebezpieczne. To ludzie powinni być dla siebie monitoringiem, robić to na własnych zasadach i w razie czego móc z tego wyjść. Tam, gdzie technologia odbiera nam wybór i nie możemy od niej uciec, tam powinna być postawiona granica, której nikt nie powinien przekraczać.
Zdjęcie główne: fot. TheRightFrameMedia/ Shutterstock
DATA PUBLIKACJI: 20.03.2023
