Epidemia zbliżyła nas do przyszłości pracy zdalnej. Przyjrzyjmy się jej i wyciągnijmy wnioski

Nowoczesna technologia z punktu widzenia masowego odbiorcy tkwi przede wszystkim w gadżetach. Ze zdumieniem odkrywamy, że nasz telefon potrafi zgrupować zdjęcia w zależności od osób, które przedstawiają. Nasz domowy głośnik rozumie naturalną mowę, wykonuje polecenia głosowe, a nawet całkiem przekonująco zdarza mu się imitować konwersację. Nasza skrzynka pocztowa codziennie walczy z setkami niechcianych maili.

Nie każdy jednak zdaje sobie sprawę z tego, że te fascynujące technologie w domowych gadżetach w bardzo wielu przypadkach znane są od lat w świecie tak zwanego Dużego IT. Możliwość uruchamiania windowsowych apek na tablecie czy automatyczne poprawianie fotek z twojego telefonu prawdopodobnie oparte są na technologiach, które od długiego czasu wykorzystywane są w analityce danych biznesowych, korporacyjnych narzędziach do zarządzania danymi czy flotą stanowisk roboczych.

I prawdopodobnie nie każdy z nas jest zachwycony. Uczniowie, studenci i pracownicy wielu biur ekspresowo poznają usługi do grupowych rozmów – mając z nimi ogromne problemy, bo te przeżywają trudne chwile na skutek nieprzewidzianego obciążenia milionami nowych użytkowników z całego świata. Szybko też się okazało, że niektóre zawierają wiele podatności, które często prowadzą do uniemożliwienia prowadzenia wykładów czy prezentacji przez usługi do telekonferencji. Kontakt z nową technologią u wielu z nas pozostawi bardzo złe wrażenie, kojarzące ją z czymś utrudniającym pracę, zamiast ją ułatwiać.

A szkoda, bo powyższe problemy wynikają z bardzo rzadkich i niemożliwych do przewidzenia sytuacji – lub z niewłaściwego doboru usług cyfrowych i kiepskiego ich wdrożenia przez osoby o niskich kwalifikacjach. Przyszłość IT w firmie – i w efekcie również i u użytkowników końcowych – rysuje się bowiem bardzo ciekawie. Wystarczy spojrzeć, jak odpowiednio dobrane i zastosowane narzędzia już dziś pomagają w funkcjonowaniu bardzo licznych przedsiębiorstw.

Jak wynika z przeprowadzonego przez SHRM w kwietniu ubiegłego roku badania, już 69 proc przedsiębiorstw na całym świecie oferuje pracownikom możliwość pracy zdalnej. Dane te są przy tym ciut przekłamane – bowiem u wielu z tych pracodawców możliwość pracy w tej formie jest dostępna tylko dla nielicznych pracowników i tylko na krótki czas.

To jednak i tak lekcja wyciągnięta z innego badania z 2015 r., z którego wynikało, że przedsiębiorstwo z listy Fortune 500 może stracić cztery tys. dol. dziennie w przeliczeniu na każdego użytkownika pozbawionego dostępu do komputera stacjonarnego. Można je ograniczyć, zapewniając dostęp do telefonu komórkowego, ale tylko pod warunkiem, że pracownicy będą mieli na nim łatwy dostęp do aplikacji i danych niezbędnych im do sprawnego wykonywania pracy.

Nietrudno połączyć fakty i zdać sobie sprawę jak wielkie straty ponoszą teraz firmy, które nie mają wdrożonych stosownych procedur do zdalnej pracy. Ale przecież te nie wprowadziły tych procedur z uwagi na COVID-19 – w tak szybkim tempie i bez przygotowania to byłoby niemożliwe lub źle wykonane. Nowoczesne IT w firmie najzwyczajniej w świecie podnosi jej wydajność – w tym nowoczesna infrastruktura pozwalająca na pracę z niemal dowolnego miejsca.

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Digital Workforce, osoby, których pracodawcy dbają o powszechny i łatwy dostęp do aplikacji, poświęcają o niemal 20 proc. mniej czasu na ręczne wykonywanie procesów, a także lepiej współpracują z innymi i szybciej podejmują decyzje. Ponadto zapewnienie pracownikom komfortu pracy porównywalnego z tym, jaki oferują urządzenia konsumenckie, przynosi szereg innych korzyści wpływających korzystnie na pracę firmy.

Wszak możliwość pracy zdalnej umożliwia – wybaczcie truizm, ale nadal nie wszyscy to kojarzą – pracownikowi realizowanie swoich obowiązków w trybie ciągłym, bez przymusowych i niechcianych przez pracodawcę i pracownika przerw. Jak wynika z badania State of Telecommuting in the U.S. przeprowadzonego przez GlobalWorkspaceAnalytics, pracodawcy oszczędzają średnio 11 tys. dol. rocznie w przeliczeniu na każdą osobę wykonującą telepracę w niepełnym wymiarze godzin. Kwota ta uwzględnia wzrost wydajności pracy oraz obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem biura, nieobecnościami i rotacją kadr.

Coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna rozumieć, że praca to wykonywana czynność, a nie miejsce, do którego się idzie. Stoją za tym dość twarde liczby. 63 proc. uczestników ankiety Status of Telework uważa, że zdalna praca powoduje wzrost wydajności. 65 proc. telepracowników chętniej pozostaje w swojej instytucji dzięki możliwości pracy zdalnej. Amerykański Urząd Patentów i Znaków Towarowych obniżył roczne koszty nieruchomości o 42 mln dol. Generalna Administracja Usług obniżyła roczne koszty nieruchomości i energii o 30 mln dol. Departament Edukacji zredukował koszty nieruchomości o ponad 6 mln dol. w skali roku. A Komisja Papierów Wartościowych i Giełd obniżyła roczne koszty dopłat do przejazdów transportem publicznym o 870 tys. dol., jak wynika z urzędowych sprawozdań.

Z tym bardzo trudno dyskutować. Choć niestety nie wszystko działa automatycznie i samo wdrożenie nowych technologii nie wystarczy. Należy przeszkolić wszystkich pracowników i wpoić im nowe umiejętności, takie jak samozarządzanie, proaktywna komunikacja czy niezależne myślenie krytyczne. Ważne jest też wdrożenie odpowiedniej polityki bezpieczeństwa – w rezultacie jednak prawdopodobnie zwiększy się bezpieczeństwo środowiska pracy od dotychczasowego.

Tutaj z pomocą przychodzi chmura obliczenia. Szybko i łatwo umożliwia pracownikom swobodną wymianę informacji i dostęp do firmowych zasobów, aplikacji oraz narzędzi, jednocześnie spajając to bezpieczną siecią. Pracownik i dział IT tym samym już nie muszą się obawiać istotnej części złośliwego oprogramowania czy innych luk bezpieczeństwa, skupiając się na swojej pracy i czerpaniu z tych nowych technologii jak najwięcej korzyści.

Doskonałym przykładem są władze miejskie w Rzymie, które mimo ogromnego kryzysu zachowały ciągłość działania – głównie dzięki technologiom cyfrowego miejsca pracy. Città metropolitana di Roma Capitale nadzoruje obszar obejmujący 121 lokalnych gmin i 4,5 miliona mieszkańców. Podobnie jak inne włoskie sektory publiczne, Città metropolitana di Roma Capitale rozpoczął transformację cyfrową w 2018 r.

Ważną jej częścią było wdrożenie VMware Horizon 7, a więc rozwiązania IT będącego kluczowym z zapewnianiu pracy zdalnej. Gdy w marcu we Włoszech nakazano społeczną izolację, Città metropolitana di Roma Capitale zatrudniała 200 pracowników zdolnych do pracy z domu, po czym… zatrudniła kolejnych 600. Nie byłoby to możliwe bez technologii VDI, czyli zdalnego służbowego pulpitu strumieniowanego z serwerowni bezpiecznym połączeniem do urządzenia pracownika.

Przykład włoskiej instytucji daje do myślenia – wszak ten kraj został szczególnie dotknięty epidemią. Nie trzeba jednak szukać organizacji poza granicami naszego kraju, by widzieć, jak dobrze radzą sobie podmioty od dawna gotowe do zdalnej pracy. Wyższa Szkoła Bankowa we Wrocławiu to największa niepubliczna uczelnia na Dolnym Śląsku. Dzięki nowoczesnym technologiom stosowanym przez uczelnię studenci mają okazję uczyć się pracy w zaawansowanych środowiskach teleinformatycznych oraz na specjalistycznym oprogramowaniu – również i dziś, mimo epidemii.

Uczelnia od dawna wykorzystuje technologię VDI (Virtual Desktop Infrastructure), opartą o rozwiązanie VMware Horizon. Dzięki temu, że rozwiązanie to jest funkcjonującym już standardem dla sal laboratoryjnych – w bardzo krótkim czasie możliwe było udostępnienie zasobów na zewnątrz i oddanie studentom do swobodnej dyspozycji tych samych wirtualnych pulpitów, z których korzystali na co dzień na uczelni.

Dziś większość zajęć odbywa się obecnie w formie online z wykorzystaniem różnorodnych platform e-learningowych. Są to zarówno wykłady, jak i ćwiczenia. Dzięki technologii VMware Horizon użytkownicy mają pełen, zdalny dostęp do kilkuset wirtualnych stanowisk komputerowych z systemami Windows i Linux. Cały ten system został podzielony na odpowiednie pule zasobowe, umożliwiające nauczenie z różnych specjalizacji.

Samo rozwiązanie VDI w Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu oparte jest o VMware vSphere, VMware vSAN, a także Nvidia Grid oraz przełączniki Dell Technologies. Stworzone środowisko do nauki online jest w pełni funkcjonalne, włącznie z wymagającymi aplikacjami graficznymi do wizualizacji prowadzonych ćwiczeń i symulacji. Komunikacja na linii student-wykładowca jest szyfrowana odpowiednimi certyfikatami SSL, co zmniejsza ryzyku wycieku wrażliwych danych.

Wiele instytucji dopiero teraz prawdziwie docenia najnowocześniejsze technologie, do tej pory stosowane lub kojarzone raczej ze specjalistycznymi korporacjami. Chociaż tyle pożytku wyniknie z tej koszmarnej epidemii. Bo bez wątpienia to wymuszone, wręcz siłą przepychane przechodzenie na pracę zdalną pozwoli administracji firmowej zwrócić uwagę na korzyści płynące z takiej optymalizacji – również w czasach po koronawirusie.

Na pewno szczególną uwagę warto zwrócić na VMware Workspace ONE. To narzędzie, dzięki któremu możliwe jest zapewnienie użytkownikowi dostępu do potrzebnych mu aplikacji i zasobów niezależnie od urządzenia, z jakiego korzysta i z poziomem uprawnień, który temu użytkownikowi przysługuje. Może on, logując się w bezpieczny sposób w polityce bezpieczeństwa zero trust, zyskać dostęp do firmowego intranetu i potrzebnych mu informacji. Może też wybrać cyfrowe narzędzia, dzięki czemu te – już gotowe i skonfigurowane przez dział IT – będą mu udostępnione.

Z kolei wspomniany wyżej VMware Horizon zapewnia dostęp do wszystkich należących do użytkownika wirtualnych pulpitów, aplikacji i usług online z dowolnego urządzenia, w dowolnym miejscu i czasie. Umożliwia dostarczanie wirtualnych stanowisk i aplikacji za pośrednictwem jednej platformy VDI i wirtualizacji aplikacji. Za sprawą Horizona użytkownicy mogą korzystać ze strumieniowanych z serwerów aplikacji w sposób niemal natywny a dział IT za sprawą łatwej w obsłudze i skalowanej platformy oszczędza swój czas i budżet organizacji.

Jeszcze będzie dobrze i wyjdziemy z tego okropnego kryzysu, mądrzejsi o wiele nowych doświadczeń. W tym tych związanych z funkcjonowaniem nowoczesnej firmy, gotowej na dynamicznie zmieniającą się cyfrową rzeczywistość. Obyśmy tych lekcji nie zapomnieli.

*Tekst powstał przy współpracy z firmą VMware.