Bałem się KSeF-u. A leczy raka mojego biznesu

Ale jest też druga strona tej historii, którą muszę uczciwie odnotować. Po kilku miesiącach korzystania z KSeF-u - w moim przypadku za pośrednictwem usługi Fakturownia.pl - dzieje się coś, czego się raczej nie spodziewałem, a przynajmniej nie spodziewałem się tak szybko - system zaczyna przynosić realne korzyści w codziennym prowadzeniu firmy.

Pierwsza rzecz - faktury w końcu są tam, gdzie powinny. Centralizacja dokumentów w jednym miejscu znacząco usprawnia pracę, eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów i przyspiesza obieg informacji.

Brzmi jak slogan z broszury ministerstwa - wiem, ale to prawda. Fakturownia łączy się z KSeF-em i mam w jednym panelu wszystkie faktury przychodowe i kosztowe. Bez szukania w mailach. Bez zastanawiania się, czy plik PDF dotarł. Bez “ale, czy na pewno wysłałeś?“. Faktura jest w KSeF-ie i tyle.

Przy okazji wymusiło to porządek w samych fakturach - w ich typach, oznaczeniach, numeracji, ogólnym wyglądzie. Przez lata każdy wystawiał je jak chciał. KSeF wymaga ustrukturyzowania i nagle okazuje się, że to możliwe do zrealizowania.

To mój ulubiony argument za KSeF-em i mówię to jako ktoś, kto od lat prowadzi biznesy mediowe, gdzie nieterminowe płatności to zmora branży.

Skończyło się “faktura pewnie gdzieś utknęła w spamie”. Już nie ma “sprawdzę i się odezwę“. Faktura jest w KSeF-ie - widzi ją wystawca, widzi ją odbiorca, widzi ją też skarbówka. Nie ma gdzie zaginąć. Jest i świeci się na czerwono w panelu kontrahenta dopóki nie zostanie opłacona.

Nie chcę chwalić dnia przed zachodem słońca, ale bieżące regulowanie faktur jest u nas na wyraźnie wyższym poziomie niż przed KSeF-em. Dłużnicy są widoczni w systemie bez możliwości udawania, że faktura gdzieś zaginęła. To musi boleć tych, którzy wstrzymywali przelewy celowo. A w branży medialnej i reklamowej - wszyscy to wiemy - takich nie brakuje.

Dodatkowy, nieoczekiwany efekt - skrzynki mailowe trochę odetchnęły. Zamiast przesyłania plików PDF, sprawdzania czy załącznik się otwiera, zastanawiania się czy serwer pocztowy nie uciął za dużego pliku - jest krótka informacja: faktura w KSeF-ie.

Powiadomienia z Fakturowni działają sprawnie - widać od razu, kiedy wpłynęła faktura kosztowa, bez przekopywania się przez skrzynkę.

Uczciwie muszę jednak powiedzieć o tym, co wciąż nie działa dobrze. Korekty faktur to koszmar. System praktycznie każdorazowo wymusza zerowanie faktury i wystawianie nowej, co przy bardziej skomplikowanych sytuacjach rozliczeniowych generuje chaos i dodatkową robotę, nie mówiąc o tym, że może niepotrzebnie absorbować uwagę skarbówki… To realna wada, którą mam nadzieję Ministerstwo Finansów w końcu sensownie zaadresuje.

Pisałem wcześniej, że KSeF to uszczelnienie VAT opakowane w cyfryzację, z poważnymi pytaniami o prywatność transakcji biznesowych. Podtrzymuję tamtą analizę. Ale po kilku miesiącach używania dodaję do niej coś, czego nie przewidziałem - system przy okazji wprowadza porządek, który przedsiębiorcom, przynajmniej tym powyżej pewnej skali, realnie pomaga. Mniejsze zatory płatnicze, koniec z zaginionymi fakturami, jeden panel dla całej dokumentacji.

Obawy dotyczące inwigilacji transakcji pozostają. Ale w codziennej pracy KSEF działa lepiej niż oczekiwałem.

Czytaj także:

Zdjęcie główne: Dominik_Spalek / Shutterstock + Gemini