Sprzedam długopis za 3 zł i będę musiał klepać e-fakturę. Państwo robi ze mnie urzędnika

Już za niespełna dwa miesiące klient będzie mógł przyjść do mojego punktu ksero, kupić długopis za 3 zł i poprosić o dokument na firmę. Dzisiaj wpisujemy NIP na kasie, drukujemy paragon i po sprawie. Niedługo tak łatwo już nie będzie. Państwo uznało bowiem, że coś, co działało całkiem sensownie, trzeba koniecznie skomplikować. Oczywiście w imię cyfryzacji.

Obecnie zakupy firmowe o wartości do 450 zł brutto można dokumentować fakturą uproszczoną. Jest nią zwykły paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy. Nie trzeba wypisywać danych kontrahenta, uruchamiać programu do fakturowania ani tworzyć dodatkowego dokumentu. Klient podaje 10 cyfr, a kasa robi resztę.

Jest to jedno z tych rzadkich rozwiązań podatkowych, przy których mam poczucie, że ktoś rzeczywiście pomyślał o wygodzie przedsiębiorców. Sprzedawca oszczędza czas, klient dostaje dokument do rozliczenia, a transakcja jest odpowiednio zarejestrowana. Wszyscy zadowoleni.

Niestety od 1 stycznia 2027 r. paragony z NIP przestaną być uznawane za faktury uproszczone. Nadal będzie można je drukować, tylko właściwie po co, skoro przy zakupie firmowym nie zastąpią faktury? Ta będzie musiała zostać wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.

Żeby było jasne, same faktury uproszczone nie znikają z przepisów. Znika możliwość wykorzystania do tego zwykłego paragonu z kasy. Innymi słowy, państwo nie likwiduje potrzeby dokumentowania drobnych zakupów. Likwiduje po prostu najwygodniejszy sposób, w jaki dotychczas to robiliśmy.

W naszych punktach takich transakcji jest około 10 dziennie. W skali miesiąca daje to mniej więcej 200-250 dokumentów. Dzisiaj każda z tych operacji trwa kilka sekund. Po zmianach trzeba będzie uruchomić dodatkowy proces fakturowania, zadbać o poprawność danych i przesłać dokument do KSeF.

Ktoś powie, że przecież można przeszkolić współpracowników. Jasne, można. Tylko że współpracuję z osobami, które zajmują się obsługi punktów ksero, a prowadzeniem księgowości. Obecnie nie muszą obsługiwać programu do fakturowania przy każdej drobnej transakcji, bo mamy od tego kasę fiskalną. Teraz będę musiał ich nauczyć, wyposażyć w odpowiednie narzędzia i zorganizować cały proces od nowa.

Albo robić to po prostu samodzielnie. Po zamknięciu punktów, między innymi obowiązkami związanymi z prowadzeniem firmy. Już widzę ten piękny wieczór, kiedy zamiast zajmować się rozwojem biznesu, albo po prostu odpoczywać, oglądając serial na kanapie, będę wystawiał faktury na dwa długopisy, trzy wydruki A3 i jedną teczkę.

Najbardziej absurdalne jest to, że nie dostanę za tę pracę ani złotówki więcej. Nie sprzedam dodatkowego produktu, nie pozyskam nowego klienta, nie poprawię w żaden sposób jakości obsługi. Po prostu wykonam czynności administracyjne, których wcześniej nie musiałem wykonywać. I to wszystko w ramach upraszczania życia przedsiębiorcom.

Na dodatkowej pracy problem się jednak niestety nie kończy. Jest jeszcze księgowość, która w moim przypadku będzie prawdopodobnie najbardziej bolesną częścią całej tej zabawy. Obecnie paragony z numerem NIP rozliczamy w ramach miesięcznego raportu z kasy fiskalnej. Dla mojego biura rachunkowego jest to jeden dokument sprzedażowy. Nie płacę osobno za każdy długopis sprzedany przedsiębiorcy ani za każdy wydruk, do którego klient poprosił o NIP.

Z pełnymi fakturami jest zupełnie inaczej. Każda stanowi odrębny dokument, za którego obsługę księgową nalicza opłatę. Prosta matematyka: 200-250 dodatkowych faktur miesięcznie to 200-250 dodatkowych dokumentów do rozliczenia, czyli w moim przypadku 2000-2500 zł więcej na fakturze. Sprzedaż pozostanie taka sama, ale rachunek za księgowość może wyraźnie wzrosnąć.

Oczywiście mogę negocjować umowę z biurem rachunkowym. Mogę zmienić program, poszukać automatyzacji albo przeorganizować pracę. Tylko dlaczego właściwie mam to robić? Dlaczego muszę wydawać pieniądze na rozwiązanie problemu, który państwo samo mi stworzyło?

Nie twierdzę oczywiście, że wszyscy księgowi będą naliczać dodatkowe opłaty, ale w mojej firmie właśnie tak wygląda model rozliczeń. I podejrzewam, że nie jestem jedynym przedsiębiorcą, który po wejściu nowych zasad odkryje, że cyfryzacja bardzo często wcale nie oznacza oszczędności.

Rozumiem, że dla dużej firmy KSeF może być wygodnym rozwiązaniem. System sprzedażowy połączony z księgowością, automatyczna wymiana dokumentów, odpowiednie integracje. Wszystko pięknie. Tylko że polska gospodarka nie składa się wyłącznie z przedsiębiorstw posiadających własne działy IT.

Są też małe sklepy, punkty ksero, kwiaciarnie, zakłady usługowe i tysiące innych biznesów, w których za ladą stoi jedna osoba. Często właściciel, który jednocześnie sprzedaje, zamawia towar, obsługuje klientów, pilnuje finansów i próbuje jeszcze znaleźć chwilę na rozwijanie działalności. Dla niego każda dodatkowa czynność, którą musi wykonać po pracy ma znaczenie. Podobnie jak dodatkowe kilkadziesiąt czy kilkaset złotych miesięcznie wydane na obsługę księgową albo oprogramowanie.

Ale przecież jest bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów, więc o co mi chodzi? Tak, ale ona w żaden sposób nie rozwiązuje tego problemu. Nawet jeśli samo wystawienie faktury nic nie kosztuje, to ktoś nadal musi ją przygotować, a później odpowiednio rozliczyć. Czas pracownika nie staje się darmowy tylko dlatego, że zamiast papierowego formularza wypełnia elektroniczny.

Zresztą Bizblog opisywał już konsekwencje końca paragonów z NIP, w tym konieczność dostosowania sprzętu i systemów sprzedażowych. Z punktu widzenia małego przedsiębiorcy to kolejny wydatek, który trzeba będzie ponieść nie po to, żeby firma działała lepiej, ale żeby dalej mogła robić dokładnie to samo.

Nie mam nic przeciwko cyfryzacji, która faktycznie coś upraszcza. Sam chętnie wykorzystuję nowe technologie w swoich punktach. Tworzymy nawet własne programy z pomocą sztucznej inteligencji, żeby ograniczać liczbę zbędnych czynności. Dlatego tym bardziej irytuje mnie sytuacja, w której państwo robi coś dokładnie odwrotnego.

KSeF ma służyć uporządkowaniu obiegu faktur, ograniczeniu nadużyć i usprawnieniu rozliczeń. To sensowne cele. Nie rozumiem tylko, dlaczego realizacja tych celów wymaga wyrzucenia do kosza rozwiązania, które świetnie sprawdzało się przy drobnej sprzedaży.

Przecież paragon z NIP nie był żadną podatkową samowolką. Był legalną, pełnoprawną fakturą uproszczoną. Państwo samo dopuściło taki sposób dokumentowania transakcji. I co śmieszne, dopuściło go zaledwie 6 lat temu! Teraz to samo państwo uznaje, że już nie wystarczy, a przedsiębiorcy mają dostosować się do nowych zasad.

Przeczytaj także:

Najłatwiej powiedzieć, że firmy powinny inwestować w cyfryzację. Trudniej odpowiedzieć na pytanie, skąd mają brać na to pieniądze i czas. Szczególnie gdy mówimy o biznesach, w których zarabia się na niewielkich, często kilkuzłotowych transakcjach.

Mam więc propozycję – skoro państwo tak bardzo chce na siłę cyfryzować przedsiębiorców, to może niech zacznie od zasady, że nowe rozwiązania powinny zmniejszać liczbę obowiązków, a nie ją zwiększać. Naprawdę nie potrzebuję kolejnego systemu, który pozwoli mi wykonać więcej pracy przy identycznej sprzedaży.

Od 1 stycznia będę mógł wystawić fakturę za długopis kosztujący 3 zł i przesłać ją do państwowego systemu. Wszystko cyfrowo, nowocześnie i zgodnie z przepisami. Potem zapłacę za dodatkową obsługę księgową i poświęcę czas na czynność, która wcześniej zajmowała mi kilka sekund. Piękna sprawa. Chyba właśnie tak wygląda cyfryzacja po polsku. Państwo liczy korzyści, przedsiębiorca liczy koszty. Tylko rachunek jak zwykle dostaje ten drugi.

*Źródło grafiki wprowadzającej: AI / Canva Pro