#HomeOffice: Komunikacja przede wszystkim. Z pomocą przychodzą Microsoft Teams i OneDrive
Przymusowy #HomeOffice to dla wielu zupełnie nowa rzeczywistość, na którą nie byli przygotowani. Jak koordynować działania zespołu i współpracowników? Jak wymieniać się informacjami i danymi? Na szczęście są do tego świetne narzędzia.
W niemal każdej organizacji czy przedsiębiorstwie pracujemy zespołowo. Nawet jeśli mamy jakieś wyjątkowe czy specjalistyczne stanowisko w firmie, to przecież i tak efekty naszej pracy z pewnością mają wpływ na jej innych pracowników czy klientów. Wzajemna komunikacja jest kluczowa.
Dopóki pracujemy w biurze, wszystko wydaje się proste. Zespół mamy w odległości pozwalającej na szybkie spotkanie twarzą w twarz i omówienie danego zagadnienia. Nie wszystko przecież da się szybko i efektywnie wytłumaczyć pocztą elektroniczną. Dziś jednak spotkać się jest trudno. Na szczęście nowoczesna technologia już dawno ma odpowiednią odpowiedź na konieczność pracy w wirtualnym biurze. Coś o tym na Spider’s Web wiemy - pracujemy zespołowo od lat nie, posiadając fizycznej redakcji.
Twórcy Microsoft Office przygotowali narzędzie, które idealnie wpasowuje się w bieżący kryzys. Mowa o Microsoft Teams.
No dobrze, żeby była jasność: usługa Teams nie została zbudowana jako odpowiedź na epidemię koronawirusa. Tak w zasadzie to przypadkiem akurat dziś kończy właśnie swoje trzecie urodziny, a i nie jest przesadnie innowacyjna. Microsoft Teams to bowiem kopia usługi Slack, na której od lat polegamy na Spider’s Web.
Wybraliśmy tutaj jednak Teams z dwóch powodów. Po pierwsze, to usługa z rodziny Office 365, więc jest nieco bliższa narzędziom, które większość z nas zna. Po drugie, co wyjaśnimy zaraz szerzej, trzeba przyznać, że Microsoft stosownie zareagował na bieżący kryzys. I szybko przeobraził Teams z komercyjnej usługi do narzędzia, które ma pomóc wszystkim z nas – niekoniecznie tylko klientom tej firmy.
Zanim jednak to zrobimy, warto wyjaśnić, czym właściwie jest Teams. To coś w rodzaju grupowej rozmowy (czy kanału IRC, jeżeli mamy tu starszych Czytelników), którą możemy tak porządkować, by zamiast komunikacyjnego chaosu usprawnić przepływ informacji. Rozmowy możemy dzielić na poszczególne tematy czy te dotyczące tylko danej grupy pracowników. W każdej chwili możemy też posługiwać się załącznikami czy innymi narzędziami znanymi z typowych komunikatorów. Teams obsługuje też grupowe telekonferencje, jeżeli podzielone tematycznie czaty tekstowe okażą się w dane chwili niewystarczające.
Jako użytkownik konkurencyjnego narzędzia mogę potwierdzić, że tak zaprojektowana aplikacja w połączeniu z naszą kreatywnością w stosowaniu jej narzędzi jest czymś absolutnie niezastąpionym. Znacząco usprawnia przepływ informacji w organizacji, zwiększając nasze tempo reakcji na bieżące wydarzenia, a także ułatwia planowanie przyszłej pracy. Korzystając z podobnego do Teams narzędzia, funkcjonujemy jak dobrze naoliwiona maszyna – mimo iż osoby kluczowe do codziennego funkcjonowania naszej firmy na co dzień pracują w #HomeOffice w różnych częściach kraju, a czasem i świata.
Dlaczego Microsoft Teams? Nawet nie chodzi o możliwe integracje z Office 365, a przede wszystkim o to, jak usługa jest prowadzona w związku z epidemią koronawirusa.
Teams, podobnie jak Slack, dostępny jest w darmowej i płatnej wersji z rozszerzoną funkcjonalnością. Nie tylko Microsoft wydaje się dawać więcej w edycji bezpłatnej, ale też na czas kryzysu odblokował płatne funkcje dostępne do tej pory dla klientów korporacyjnych wszystkim użytkownikom. Można więc zaprząc Teams do pracy w pełnej funkcjonalności i bez zobowiązań – jak wszystko wróci do normy, możemy z usługą Microsoftu się pożegnać. No chyba – i na co pewnie sam Microsoft liczy – spodoba nam się na tyle, że zechcemy kontynuować jej użytkowanie, nawet jeśli przyjdzie nam z czasem za to płacić. Darmowy okres ma potrwać pół roku. Ma być też wydłużony, jeśli – nie daj losie – nadal sobie nie poradzimy z COVID-em.
Świat reaguje na tę propozycję. Microsoft zdążył się już pochwalić, że jeden z profesorów słynnego 900-letniego uniwersytetu w Bolonii zaczął prowadzić wraz z resztą ciała lektorskiego wykłady i ćwiczenia za pomocą Microsoft Teams, na które uczęszcza 80 tys. studentów. Swoje wrażenia wykładowca zrelacjonował w tym wątku na Twitterze. Szpital w Pensylwanii uruchomił Teams jako platformę do komunikacji zdalnej z pacjentami. Władze miasta Osaka zdecydowały się w obliczu kryzysu wykorzystać Teams do koordynacji szkoleń nowych pracowników.
Wygląda na to, że to działa. A w zasadzie to już działa, bo przez ostatnie dni zainteresowanie Teamsami wzrosło o taki rząd wielkości, że serwery nie wyrabiały i usługa, zamiast pomagać… nie działała. Na szczęście według zapewnień ta sytuacja ma się już nie powtórzyć. Zresztą niech suche liczby same przemówią: 11 marca usługa Teams odnotowała 32 mln aktywnych użytkowników. 18 marca liczba ta wzrosła do 44 mln.
Microsoft właśnie wprowadza zestaw nowych funkcji, by narzędzie lepiej się sprawdzało w obecnej sytuacji.
Są to:
- Mechanizm aktywnego wyciszania szumów, by nasze domowe hałasy czy pracujący gdzieś w tle odkurzacz nie psuły wszystkim telekonferencji
- Mechanizm rozpoznawania podniesionej ręki, by reszta uczestników telekonferencji dostrzegła, że ktoś chce zabrać głos
- Możliwość rezerwacji spotkania w Teams, dzięki czemu łatwiej wirtualnie spotkać się z naszym klientem, skoro fizyczne spotkanie jest utrudnione
- Tryb offline, jeśli mamy bardzo słabe łącze internetowe. Teams pozwoli nam dalej odczytywać wiadomości, które do nas dotarły i wysyłać nowe i przeglądać pokoje nawet jeśli połączenie z serwerem zostanie zerwane – dla osób, które w domu zamiast światłowodu korzystają z Internetu drogą radiową o słabym sygnale. Po przywróceniu połączenia wiadomości będą zsynchronizowane
- A także kilka innych nowości dla specyficznych branż i potrzeb, niezupełnie związanych z bieżącymi problemami.
Microsoft Teams to potężne narzędzie. Ale warto je uzupełnić OneDrive’em.
Microsoft Teams co prawda pozwala na wysyłanie sobie załączników, jednak usługa ta koncentruje się na porządkowaniu wymiany informacji w rozmowach, a nie wymiany danych. Do uporządkowania i dzielenia się potrzebnymi do codziennego funkcjowania firmy dokumentami czy plikami służy OneDrive.
Niestety, OneDrive dla Firm jest już płatną usługą (dostępna jest też darmowa wersja OneDrive’a, ale do użytku osobistego). Musimy zapłacić 4,2 euro miesięcznie za każdego nowego użytkownika. Biorąc jednak pod uwagę zapewnianą wygodę – a co za tym idzie wydajność pracy – inwestycja ta prawdopodobnie się zwróci.
Każdy z użytkowników OneDrive’a w tej najtańszej wersji otrzymuje jeden terabajt wirtualnej przestrzeni na swoje pliki i dane. Ma do nich dostęp w bezpieczny sposób za pomocą absolutnie dowolnego urządzenia, jakie posiada. Zapewnia też możliwość podstawowej edycji plików Office bez konieczności posiadania licencji na pakiet desktopowych programów – za dopłatą można odblokować i zaawansowaną edycję.
Kluczowa jest jednak możliwość wzajemnego dzielenia się folderami. To oznacza, ze dany pracownik może na przykład w swojej wirtualnej pamięci stworzyć folder Wzory dokumentów i udostępnić je reszcie – części z możliwością edycji, części tylko z funkcją kopiowania lub pobrania, jeżeli jest taka konieczność. Usługa śledzi kto i jakich dokonał zmian we wszystkich współdzielonych plikach i folderach.
Na dodatek, jeżeli korzystamy z komputera z Windowsem lub macOS-em, wirtualna pamięć naszej organizacji w OneDrivie może być widziana przez nasz komputer jako pamięć lokalna- dokładnie tak samo, jak wszystkie inne dane na naszym komputerze.
Szczególnie wrażliwe dane możemy dodatkowo chronić. Ta funkcja jest również dostępna w darmowej wersji OneDrive’a dla konsumentów. Nazywa się Magazyn osobisty.
By dostać się do danych umieszczonych w chronionym folderze OneDrive’a, nie wystarczy tylko podanie loginu i hasła do konta. Usługa poprosi, w zależności od aktualnie wykorzystywanego urządzenia czy innych kryteriów, o prywatny zdefiniowany wcześniej PIN, o odcisk palca czy kod z SMS-a.
Na komputerach z Windowsem 10 OneDrive synchronizuje chronione foldery i pliki, wykorzystując funkcję BitLocker na lokalnym dysku użytkownika. W przypadku każdego pliku w usłudze OneDrive zawartość Magazynu osobistego jest szyfrowana w czasie przechowywania na platformie Microsoft Cloud, a także podczas przesyłania na urządzenie. Magazyn osobisty i jego odpowiednik w OneDrive dla Firm automatycznie blokuje dostęp do folderu po krótkim czasie braku aktywności użytkownika. Wszystkie wcześniej otwarte pliki także są blokowane. Uzyskanie do nich dostępu wymaga ponownego uwierzytelnienia. Wrażliwe dane możemy więc zabezpieczyć przed niepowołanym dostępem z zewnątrz czy z wewnątrz naszego zespołu.
Microsoft Teams i OneDrive to nie są jedyne tego rodzaju usługi a moi faworyci.
Ciekawymi alternatywami dla Teams są Slack i Google Meet. Z kolei OneDrive ma mocną konkurencję ze strony Dysku Google i Dropboxa. Usługi Microsoftu jednak wydają mi się na dziś faworytem i pierwszą z propozycji, jaką bym polecał na #HomeOffice. Nie tylko z uwagi na integrację z usługami i aplikacjami Office 365 – których prawdopodobnie i tak używacie – ale przede wszystkim z uwagi na fakt, że są na bieżąco modyfikowane, by pomóc nam przetrwać ten kryzys. Przecież o to w tym wszystkim chodzi.
