System HR porządkujący procesy HR i operacyjne

Nie jest to wina oprogramowania, tylko skutek pomylenia celu. System HR nie jest bazą danych o ludziach.

Jest szkieletem obiegu spraw w firmie, a obieg nie zatrzymuje się na granicy działu personalnego.

Spójrz na typową sprawę pracowniczą i policz, przez ile działów przechodzi. Zatrudnienie nowej osoby: rekrutacja i dokumenty należą do kadr, ale sprzęt, dostępy i konto w systemach to IT, a limit wynagrodzenia zatwierdza ktoś zupełnie inny.

W firmach od kilkudziesięciu do kilkuset osób te ścieżki działają na pamięci. Kilka osób wie, komu wysłać wniosek i kogo dopytać. Działa, dopóki nikt nie jest na urlopie i dopóki nie trzeba odtworzyć, dlaczego dana decyzja zapadła trzy kwartały wcześniej.

Dlatego przy wyborze narzędzia warto patrzeć szerzej niż na kadry i płace. Rejestr umów z terminami, wnioski o sprzęt, kanał zgłoszeń dla sygnalistów: nic z tego nie jest klasycznym HR, a wszystko przechodzi przez te same ścieżki decyzyjne. System obsługujący wyłącznie urlopy i listę płac zostawia połowę administracji poza porządkiem.

Widać to po tym, kto w takim systemie faktycznie pracuje. Dobrze dobrane narzędzie nie jest programem dla kadr, z którego reszta firmy korzysta z doskoku, tylko wspólnym miejscem pracy działu personalnego, finansów, IT, menedżerów, zarządu i każdego pracownika z osobna. Każda z tych grup przychodzi po co innego i po czym innym pozna, że wdrożenie się opłaciło.

Katalogi dostawców wyglądają podobnie, więc porównywanie ich funkcja po funkcji rzadko prowadzi do sensownej decyzji. Lepiej zacząć od własnej firmy. Wypisz sprawy, które w ciągu miesiąca zdarzają się więcej niż kilkanaście razy i za każdym razem przebiegają tak samo, a przy każdej zaznacz, kto jest w ścieżce, ile osób musi ją zaakceptować i gdzie dziś powstaje zapis. Taka tabela pokazuje więcej niż każde zestawienie modułów: widać, które procesy zjadają najwięcej czasu i gdzie informacja wypada z obiegu.

Zwykle na górze takiej listy lądują wnioski urlopowe i o pracę zdalną, rejestracja czasu pracy i nadgodzin, rozliczenia delegacji i faktury kosztowe. Kolejność bywa różna: w produkcji i handlu pierwsze miejsce zajmuje grafikowanie i czas pracy, w firmach usługowych częściej wnioski i dokumenty.

Cechy wymieniane w materiałach sprzedażowych są do siebie podobne. Poniżej te, które decydują, czy po roku firma pracuje w systemie, czy obok niego.

Modułowość zamiast pakietu na wyrost. Możliwość włączenia tylko tych obszarów, które są dziś potrzebne, i dołożenia kolejnych później, bez migracji na inne rozwiązanie. Tak działa tomHRM: z ponad 20 modułów uruchamiasz te, których faktycznie używasz, i płacisz za nie, a nie za pakiet kupiony na zapas.

Firma, która startuje od ewidencji czasu pracy i wniosków, a po roku dokłada oceny i rekrutację, nie przechodzi za drugim razem całego wdrożenia od nowa.

Dwukierunkowa integracja z systemem kadrowo-płacowym. To najczęstsze miejsce, w którym wdrożenia się przewracają. Jednokierunkowy eksport oznacza, że ktoś dalej przepisuje dane, tylko w innym miejscu niż wcześniej. Sprawdź, czy nieobecności i nadgodziny wracają do systemu płacowego automatycznie i czy działa to z oprogramowaniem, którego używa Twoja księgowość, a nie z jego wersją sprzed czterech lat.

Dostępność dla pracownika i przełożonego, nie tylko dla kadr. System, do którego loguje się wyłącznie dział personalny, nie porządkuje obiegu, bo obieg wymaga udziału wszystkich stron. Samoobsługa jest warunkiem działania, a nie udogodnieniem. Jeśli pracownik albo przełożony wypadnie z systemu, wniosek wróci na maila, a razem z nim cały poprzedni bałagan.

Zgodność z polskimi przepisami i tempo aktualizacji. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z Kodeksu pracy, a przepisy o dokumentacji pracowniczej, pracy zdalnej czy zgłoszeniach wewnętrznych zmieniały się ostatnio kilkukrotnie. Dostawca reagujący z opóźnieniem przenosi ten problem na Twój dział kadr.

Bezpieczeństwo i uprawnienia na poziomie roli. Dane kadrowe to dane szczególnie chronione, więc szyfrowanie, uwierzytelnianie dwuetapowe i regularne kopie są warunkiem wstępnym, a nie przewagą. W codziennej pracy ważniejsze jest, czy przełożony widzi swój zespół zamiast całej firmy i czy każda zmiana w dokumentacji zostawia ślad: kto, kiedy, na jakiej podstawie.

Wdrożenie liczone w tygodniach i konkretna osoba po drugiej stronie. Pytaj nie o to, ile wdrożenie trwa w teori , ale ile trwało u firmy podobnej wielkości i z podobnym zestawem modułów. Dopytaj, kto prowadzi projekt, kto szkoli zespół i pod jaki numer dzwoni kadrowa w dniu zamknięcia listy płac.

Tu dochodzimy do rzeczy, o której w rozmowach o wyborze systemu mówi się najmniej, a która przez najbliższe lata będzie ważyć najwięcej.

Uporządkowany obieg nie tylko oszczędza czas. On produkuje dane. Każda sprawa przeprowadzona przez zdefiniowaną ścieżkę zostawia po sobie zapis: kto złożył, kto zaakceptował, kiedy, na jakiej podstawie, z jakim skutkiem. Dobrze wdrożony system HR jakim jest tomHRM automatyzuje do 80% powtarzalnej pracy administracyjnej działu kadr, ale jego drugim, cichszym efektem jest jedno źródło informacji o pracowniku, powstające samo, w tle normalnej pracy.

Po roku takiej pracy firma ma rzeczy, których wcześniej nie dało się policzyć: rozkład nadgodzin w podziale na zespoły i miesiące, z odróżnieniem sezonowości od trwałego wzrostu, czas reakcji przełożonych na wnioski i miejsca, gdzie akceptacje się zatrzymują, zaległości urlopowe skoncentrowane w działach, widoczne przed grudniem, a nie w grudniu.

Firma bez tego zapisu może kupić dowolne narzędzie analityczne i dowolny moduł ze sztuczną inteligencją, i nie zobaczy różnicy. Modele nie tworzą danych, one na nich pracują. Preselekcja kandydatów bez histori wcześniejszych rekrutacji zwraca ranking słów kluczowych z CV, a przewidywanie rotacji bez spójnej histori nieobecności, ocen i awansów nie prognozuje, tylko wróży.

Nie jest to argument przeciw sztucznej inteligencji. Przeciwnie. Firma, która poważnie planuje jej użycie w procesach kadrowych, ma największy powód, żeby najpierw uporządkować obieg, bo później będzie musiała wykazać, na jakiej podstawie system podpowiedział to, co podpowiedział. Decyzja, której nie potrafisz uzasadnić danymi, jest problemem prawnym, nie przewagą.

Z wdrożeń w firmach tej wielkości wychodzi dość powtarzalny schemat. Najpierw wchodzą procesy o największej częstotliwości i najprostszych regułach, zwykle czas pracy i wnioski urlopowe.

Efekt jest widoczny w pierwszym miesiącu, a zespół uczy się narzędzia na czymś, co robi codziennie. Potem dochodzą obszary powiązane: delegacje, dokumenty, obieg faktur, czyli miejsca styku HR z finansami. Na końcu, kiedy w systemie jest już historia, wchodzą oceny, cele i rozwój, bo one bez danych z poprzednich etapów są tylko formularzem.Firmy, które przeszły tę drogę w takiej kolejności, po dwóch latach nie zastanawiają się, czy warto było.

Zastanawiają się, co jeszcze dołożyć. Te, które zaczęły od najbardziej fundamentalnego modułu, często wciąż mają równolegle działający arkusz, bo podstawowy obieg nigdy nie został domknięty.

Poukładanie procesów jest trudniejsze niż samo uruchomienie oprogramowania i rzadko udaje się w pojedynkę. W tomHRM wdrożenie jest bezpłatne i prowadzi je opiekun, który zna te ścieżki z innych firm i podpowie, gdzie ustawić akceptacje, a gdzie ich nie mnożyć. Dochodzą do tego certyfikowane szkolenia dla kadr, menedżerów i administratorów, więc zespół nie uczy się narzędzia metodą prób i błędów na własnej liście płac.

Materiał przygotowany przez tomHRM, polską platformę do automatyzacji procesów HR i administracyjnych dla firm zatrudniających od 20 do 5000 osób.