Jak założyć działalność gospodarczą? Sprawdź, o czym trzeba pamiętać

Warto więc najpierw przygotować najważniejsze informacje, a dopiero później przejść do rejestracji. Dzięki temu łatwiej uniknąć błędów, które mogą mieć wpływ na późniejsze rozliczenia firmy.

Jednoosobową działalność gospodarczą może prowadzić osoba pełnoletnia, która ma pełną zdolność do podejmowania decyzji. Nie trzeba przy tym posiadać polskiego obywatelstwa. Obywatele państw Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą prowadzić działalność w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele Polski. W przypadku osób spoza UE i EOG znaczenie ma posiadany tytuł pobytowy.

Zanim jednak przedsiębiorca rozpocznie przygotowania do rejestracji firmy, powinien sprawdzić, czy rzeczywiście musi zakładać działalność gospodarczą. W określonych sytuacjach możliwe jest prowadzenie działalności nierejestrowanej, jeżeli spełnione są wymagane warunki.

Nie każda osoba, która chce rozpocząć sprzedaż produktów lub świadczenie usług, musi od razu zakładać firmę. W przypadku niewielkiej działalności zarobkowej możliwe jest skorzystanie z działalności nierejestrowanej, jeśli spełnione zostaną określone warunki.

Działalność gospodarcza to zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Jeżeli planowana działalność ma taki charakter, co do zasady należy zarejestrować ją w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Alternatywą dla założenia firmy może być działalność nierejestrowana. Jest to drobna działalność zarobkowa osoby fizycznej, która nie wymaga wpisu do CEIDG. W 2026 roku przychód należny z takiej działalności nie może przekroczyć 10 813,50 zł w żadnym kwartale.

Samo zmieszczenie się w limicie przychodów nie wystarczy. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie może wykonywać działalności w ramach spółki cywilnej, działalności wymagającej koncesji, licencji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej. Nie może również prowadzić działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy.

Działalność nierejestrowana może być rozwiązaniem dla osoby, która chce sprawdzić swój pomysł na biznes, zdobyć pierwszych klientów lub prowadzić niewielką działalność dodatkową. Jeżeli jednak planujesz regularną sprzedaż produktów lub świadczenie usług na większą skalę, przed rozpoczęciem działalności warto sprawdzić, czy konieczna będzie rejestracja firmy.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nazwa firmy musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Można do nich dodać dodatkowe określenie związane z profilem działalności, nazwę marki, pseudonim lub inne oznaczenie.

Przykładowo przedsiębiorca Jan Kowalski może prowadzić firmę pod nazwą „Jan Kowalski Usługi Informatyczne”.

Warto pamiętać, że jedna osoba fizyczna może mieć tylko jeden wpis w CEIDG. Nie oznacza to jednak, że w ramach tej działalności można wykonywać tylko jeden rodzaj usług. W jednym wpisie można wskazać kilka rodzajów prowadzonej działalności.

Kolejną decyzją jest wskazanie adresów związanych z działalnością. Firma może być prowadzona w biurze, mieszkaniu, lokalu usługowym, biurze coworkingowym, a także bez stałego miejsca, jeżeli charakter działalności jest mobilny.

W CEIDG można wskazać między innymi adres do doręczeń, adres e-Doręczeń oraz stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Jeżeli firma nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności, można wskazać brak takiego miejsca.

Przy zgłoszeniu adresu trzeba jednak posiadać tytuł prawny do nieruchomości. Może nim być między innymi własność, najem, dzierżawa czy użyczenie.

Podczas rejestracji firmy trzeba określić, czym będzie zajmować się przedsiębiorca. Służą do tego kody Polskiej Klasyfikacji Działalności, czyli PKD.

Należy wskazać kod główny, który odpowiada działalności mającej przynosić największe przychody. Można również dodać kody dodatkowe, odpowiadające pozostałym rodzajom wykonywanych usług lub sprzedaży.

Dobór PKD nie powinien być przypadkowy. Kod powinien odpowiadać rzeczywistemu zakresowi działalności, dlatego przed wysłaniem wniosku warto dokładnie sprawdzić dostępne klasyfikacje.

„Zakładanie firmy zaczyna się jeszcze przed wypełnieniem formularza CEIDG. Warto wcześniej przemyśleć, czym dokładnie będzie zajmować się przedsiębiorca, jak będzie rozliczał podatki i jakie obowiązki pojawią się po rozpoczęciu działalności. Dzięki temu sam proces rejestracji jest znacznie prostszy.” – zauważa Monika Salawa z biura rachunkowego Solidna Księgowa.

Nie każda działalność wymaga dodatkowych zezwoleń. Istnieją jednak branże, w których przedsiębiorca musi posiadać określone uprawnienia, spełniać wymagania dotyczące lokalu lub sprzętu albo uzyskać licencję, koncesję czy zezwolenie.

Dlatego przed założeniem firmy trzeba sprawdzić, czy planowana działalność nie jest działalnością regulowaną. Jeżeli dodatkowe wymagania obowiązują, należy uwzględnić je w przygotowaniach do rozpoczęcia biznesu.

Jedną z najważniejszych decyzji przy zakładaniu firmy jest wybór sposobu opodatkowania dochodów. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca może wybrać:

Skala podatkowa jest podstawową formą opodatkowania. Jeżeli przedsiębiorca nie wybierze innej dostępnej formy, jego dochody będą rozliczane właśnie według skali. W przypadku skali podatkowej i podatku liniowego podatek obliczany jest od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodów. Przy ryczałcie podatek naliczany jest natomiast od przychodu. Nie każda działalność może jednak korzystać z ryczałtu, dlatego przed wyborem tej formy trzeba sprawdzić, czy przepisy pozwalają na jej zastosowanie przy danym rodzaju działalności.

„Formy opodatkowania nie warto wybierać tylko dlatego, że takie rozwiązanie stosuje znajomy przedsiębiorca. To, co sprawdza się w jednej firmie, nie musi być korzystne w innej. Przy podejmowaniu decyzji należy wziąć pod uwagę między innymi wysokość przychodów, ponoszone koszty oraz rodzaj prowadzonej działalności.” - podkreśla Monika Salawa.

Założenie działalności gospodarczej nie zawsze oznacza konieczność rejestracji jako podatnik VAT. Przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia, jeżeli spełnia określone warunki, między innymi dotyczące wysokości sprzedaży (240 000 zł) albo rodzaju wykonywanych czynności.

Jeżeli rejestracja do VAT jest wymagana lub przedsiębiorca chce z niej skorzystać, dokonuje jej na formularzu VAT-R. Można zrobić to również podczas rejestracji firmy w CEIDG.

Decyzję dotyczącą VAT warto przeanalizować jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży, ponieważ może mieć wpływ na sposób wystawiania faktur i rozliczania zakupów.

Po rozpoczęciu działalności przedsiębiorca musi zadbać o prawidłowe prowadzenie dokumentacji księgowej. W zależności od wybranej formy opodatkowania może to być między innymi podatkowa księga przychodów i rozchodów albo ewidencja przychodów.

Księgowość można prowadzić samodzielnie lub powierzyć ją biuru rachunkowemu. Decyzję w tym zakresie warto podjąć jeszcze przed rozpoczęciem działalności, aby od początku wiedzieć, jak będą wyglądały obowiązki związane z dokumentowaniem sprzedaży, kosztów, podatków i składek.

Jak sugeruje Monika Salawa, przy zakładaniu firmy warto pomyśleć nie tylko o samym wpisie do CEIDG, ale również o tym, kto i w jaki sposób będzie zajmował się księgowością. Ustalenie tych kwestii przed wystawieniem pierwszych faktur pozwala lepiej przygotować się do obowiązków przedsiębiorcy i uniknąć problemów z bieżącymi rozliczeniami.

Wybierając sposób prowadzenia księgowości, warto uwzględnić między innymi liczbę dokumentów, rodzaj działalności oraz zakres obowiązków, które przedsiębiorca chce wykonywać samodzielnie.

Do samego założenia jednoosobowej działalności gospodarczej nie trzeba posiadać firmowego rachunku bankowego. Numer rachunku można zgłosić później poprzez aktualizację wpisu w CEIDG.

W określonych sytuacjach rachunek firmowy jest jednak potrzebny, między innymi przy niektórych transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami czy w przypadku podatników VAT korzystających z mechanizmu podzielonej płatności.

Dlatego warto zaplanować otwarcie rachunku odpowiednio wcześnie, nawet jeśli nie jest on potrzebny w momencie składania wniosku o rejestrację firmy.

Osoba prowadząca działalność gospodarczą musi rozliczać składki ZUS. Dotyczy to między innymi ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego.

Początkujący przedsiębiorcy mogą w określonych sytuacjach skorzystać z ulg. Jedną z nich jest Ulga na start, która pozwala przez pierwsze 6 miesięcy nie opłacać składek na ubezpieczenia społeczne, jeżeli przedsiębiorca spełnia wymagane warunki. Po tym okresie może być dostępna możliwość korzystania z preferencyjnej podstawy składek przez kolejne 24 miesiące.

Warunki korzystania z ulg warto sprawdzić przed rozpoczęciem działalności, ponieważ nie każdy przedsiębiorca będzie miał do nich prawo.

Rejestrację jednoosobowej działalności gospodarczej można przeprowadzić online za pośrednictwem Biznes.gov.pl. Elektroniczny kreator prowadzi przedsiębiorcę przez kolejne etapy i pozwala przygotować dokumenty związane między innymi z CEIDG, ZUS, urzędem skarbowym oraz e-Doręczeniami.

Przed rozpoczęciem rejestracji trzeba przygotować między innymi dane osobowe i adresowe, nazwę firmy, kody PKD, planowaną datę rozpoczęcia działalności, informacje dotyczące ubezpieczenia oraz dane potrzebne do zgłoszeń podatkowych.

Do elektronicznego podpisania wniosku potrzebny jest Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.

Samo założenie firmy może więc odbyć się bez wizyty w urzędzie. Ważniejsze od technicznego wysłania formularza jest jednak prawidłowe przygotowanie wszystkich decyzji, które trzeba w nim zaznaczyć.

Osoba, która dopiero rozpoczyna działalność, nie musi samodzielnie przechodzić przez wszystkie formalności. Solidna Księgowa oferuje bezpłatną pomoc w założeniu firmy. Podczas konsultacji księgowa może przeprowadzić przyszłego przedsiębiorcę przez proces rejestracji online, wskazać, gdzie wybrać formę opodatkowania, jak zgłosić działalność do ZUS i VAT oraz jak dobrać kod PKD.

Pomoc przy założeniu jednoosobowej działalności gospodarczej jest bezpłatna dla firm z zakresu specjalizacji biura, a konsultacja może odbyć się w całości online.

Do konsultacji warto przygotować dowód osobisty, NIP, jeżeli został już nadany, komputer lub laptop z dostępem do internetu, sprawną kamerę i mikrofon oraz aktywny Profil Zaufany.

Założenie firmy nie sprowadza się do wysłania formularza CEIDG. Przed rejestracją warto odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań: czym dokładnie będzie zajmować się firma, jakie kody PKD należy wskazać, która forma opodatkowania będzie odpowiednia, czy przedsiębiorca będzie podatnikiem VAT oraz w jaki sposób będzie prowadzona księgowość.

Dopiero po podjęciu tych decyzji można przejść do samej rejestracji. Dzięki temu przedsiębiorca nie tylko sprawniej założy działalność, ale również lepiej przygotuje się do obowiązków, które pojawią się wraz z rozpoczęciem sprzedaży.

Jeżeli nie masz pewności, jakie rozwiązania wybrać przy zakładaniu firmy, warto skorzystać z pomocy księgowej jeszcze przed złożeniem wniosku. Odpowiednie przygotowanie na początku może ułatwić późniejsze prowadzenie działalności i ograniczyć ryzyko błędów w rozliczeniach.