Jak skalować automatyzację procesów biznesowych bez technologicznego chaosu?

Bywa, że Automatyzacja procesów biznesowych rozwija się oddolnie. Finanse potrzebują elektronicznej akceptacji faktur, HR cyfryzuje onboarding, a dział zakupów wdraża własny obieg zapotrzebowań. Każdy projekt może przynosić wymierne korzyści, ale wykorzystanie do kolejnych zadań odrębnych narzędzi prowadzi z czasem do fragmentacji środowiska IT.

W takiej sytuacji organizacja utrzymuje zwykle kilka aplikacji rozwiązujących podobne problemy, osobne mechanizmy integracji i różne modele uprawnień. Zmiana systemu ERP albo struktury organizacyjnej wymaga ingerencji w wiele niezależnych rozwiązań. Rosną przy tym wymagania dotyczące administracji i utrzymania.

Problem staje się szczególnie widoczny, gdy procesy zaczynają się ze sobą łączyć. Wniosek zakupowy może uruchamiać zamówienie, jego realizacja prowadzić do obiegu faktury, a dane z każdego etapu powinny trafić do systemów finansowych. Punktowe automatyzacje przestają wówczas wystarczać. Potrzebne staje się wspólne środowisko pozwalające łączyć i rozwijać kolejne procesy bez mnożenia odrębnych narzędzi.

Automatyzacja procesów biznesowych powinna skalować się wraz z organizacją. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest wykorzystanie platform pozwalających obsługiwać wiele procesów w ramach jednego środowiska. Poszczególne rozwiązania mogą odpowiadać potrzebom HR, finansów, sprzedaży czy IT, ale korzystać ze wspólnych mechanizmów workflow, integracji, zarządzania użytkownikami oraz reguł biznesowych.

Takie podejście umożliwia digitalizację procesów z różnych obszarów organizacji bez konieczności budowania dla każdego z nich odrębnego zaplecza technologicznego. Istotna jest przy tym standaryzacja. Jeżeli kolejne aplikacje podlegająpodobnym zasadom projektowania, wykorzystują podobne mechanizmy bezpieczeństwa i są ze sobą , łatwiej nimi zarządzać oraz rozwijać je wraz ze wzrostem skali automatyzacji. Organizacja  zachowuje pełną kontrolę nad rozwijanym środowiskiem i nie musi za każdym razem rozpoczynać projektu wyboru narzędzia i dostawcy od zera.

Skalowanie nie powinno oznaczać wyłącznie zwiększania liczby workflow. Dojrzałe podejście wymaga również wiedzy o tym, jak procesy rzeczywiście funkcjonują. Platforma procesowa może gromadzić dane dotyczące realizowanych zadań, statusów czy czasu obsługi, umożliwiając monitorowanie przebiegu procesów i identyfikowanie obszarów wymagających optymalizacji.

Istotna jest też możliwość integracji z istniejącymi systemami. Platforma automatyzacji nie musi zastępować ERP, CRM czy rozwiązań branżowych. Może pełnić funkcję warstwy procesowej łączącej dane i zadania realizowane w różnych systemach. Tego rodzaju wyzwania coraz częściej rozwiązuje się za pomocą platform do automatyzacji procesów biznesowych, pozwalających rozwijać wiele aplikacji procesowych w jednym środowisku. Ułatwia to integrację, standaryzację oraz zachowanie kontroli nad dalszym rozwojem automatyzacji