Jaka drukarka do firmy? Ta do czerni i bieli, tamta do koloru
Coraz więcej dokumentów obsługujemy cyfrowo, a praca zdalna zyskuje na popularności. Mimo to w biznesie bez papieru ani rusz. Tylko jaką drukarkę wybrać do firmy? Sprawdzamy różne scenariusze użytkowania i polecamy konkretne modele.
Dziś coraz rzadziej mamy potrzebę drukowania papierowych dokumentów. Dziś często faktury za zamówienia wystawiamy w wersji online, a przez internet podpisujemy również umowy z kontrahentami oraz pracownikami zdalnymi. Możliwość archiwizacji w chmurze również pomaga w odwrocie od papieru - nie musimy składować segregatorów w archiwum. To jednak tylko jedna strona medalu.
Drukarka do firmy w 2026
Każdy szef ma świadomość, iż są sytuacje, w których np. fizyczne potwierdzenia transakcji oraz dokumentacja są niezbędne. Do tego jeśli korzystamy regularnie z usług kurierów, to często ci najbardziej opłacalni wymagają samodzielnego drukowania i przyklejania etykiet. Nie powinno być zaskoczeniem, że mimo upływu lat sprzedaż drukarek w Polsce utrzymuje się na stabilnym poziomie.
Ze względu na charakter zmian w świecie biznesu, w tym wdrożenia Krajowego System e-Faktur (KSeF), zmieniły się natomiast oczekiwania firm wobec drukarek, w tym ich wydajności i dodatkowych funkcji. Modele, które sprawdzały się dekadę temu, dzisiaj mogą nie być odpowiednie. Który model drukarki do firmy w takim razie warto wybrać i na co dokładnie warto zwracać uwagę przy zakupie w 2026 r.?
Pytanie o optymalny model drukarki zadaje sobie wielu szefów i zaopatrzeniowców. Sami testowaliśmy w ostatnim czasie dwie z oferty marki HP, którymi są HP LaserJet MFP M234dw i HP Color LaserJet Pro 3202dw. Nie da się jednak polecać takiego sprzętu w próżni. To, która drukarka będzie optymalna, zależy przede wszystkim od tego, ile osób i z jaką częstotliwością będzie z niej regularnie korzystać.
Jaka powinna być nowoczesna drukarka?
Z jednej strony mamy w końcu te większe firmy, które zajmują np. biurowiec lub całe piętro w takowym, w których z firmowej drukarki (lub wręcz kilku drukarek) korzysta co rusz na zmianę i to regularnie cały zespół. Z drugiej są te mniejsze przedsiębiorstwa, w których do biura przychodzi jedynie kilku pracowników, a drukarka jest im niezbędna, ale korzystają z niej jedynie okazjonalnie.
Inne potrzeby mają przy tym wspomniani pracownicy stacjonarni, a inne - zdalni. Ci ostatni zwykle pracują z użyciem narzędzi online, ale w praktyce muszą często drukować dokumenty oraz listy przewozowe, by wysyłać za pośrednictwem kurierów podpisane własnoręcznie papierowe arkusze, czy to bezpośrednio do klientów, czy to do współpracowników bywających w siedzibie firmy.
Niezależnie przy tym od tego, gdzie i jak będziemy korzystać z drukarki, stabilna łączność bezprzewodowa jest kluczowa. Podpięcie drukarki do sieci Wi-Fi pozwala drukować materiały z dowolnego urządzenia - czy to komputerów, czy to tabletów i smartfonów. Warto też się zastanowić, czy potrzebujemy jedynie opcji drukowania, czy też również kserowania i skanowania.
Drukarka w firmie: kolorowa czy monochromatyczna?
Podczas wybierania drukarki do firmy rekomendujemy te z tonerem laserowym, który zapewnia wyższe prędkości drukowania niż modele atramentowe - a to istotne, gdy wiele osób korzysta z nich na zmianę). Nie ma tu też ryzyka zasychania tonera, a wydajność wkładu jest dużo wyższa. Drukarki laserowe zapewniają też niższy koszt wydruku pojedynczej strony oraz wskaźnik TCO (Total Cost of Ownership).
Bez podjęcia kluczowych decyzji się jednak nie obejdzie. Podstawową kwestią jest to, czy planujemy drukować jedynie w czerni i bieli, czy też w kolorze. Modele monochromatyczne są tańsze w zakupie i w eksploatacji i sprawdzają się przy raportach, umowach i fakturach. Drukarki kolorowe cieszą się popularnością tam, gdzie zajmujemy się tworzeniem materiałów marketingowych, ofert handlowych itd.
Jak już zrobimy rachunek sumienia i precyzyjnie określimy potrzeby, bo ta dotychczas używana drukarka się popsuła, zużyła lub nie spełnia oczekiwań, możemy przejść do procesu wybierana konkretnego modelu. Warto postawić na sprzęt renomowanej firmy, a właśnie taką jest HP. Producent ma dekady doświadczenia w tej branży. Przyjrzyjmy się bliżej dwóm drukarkom, które samodzielnie testowaliśmy.
Drukarka monochromatyczna HP LaserJet MFP M234dw
Ta drukarka, a właściwie urządzenie wielofunkcyjne z serii HP LaserJet, kierowana jest do firm, których pracownicy - stacjonarni oraz zdalni - potrzebują zadrukowywać kartki dwustronnie w czerni i bieli. HP LaserJet MFP M234dw z tym zadaniem radzi sobie świetnie, a do tego ten konkretny model pod względem szybkości atomatycznego wydruku dwustronnego (duplex) jest liderem w swojej kategorii.
HP LaserJet MFP M234dw to drukarka kompaktowa (36,8 x 43,37 x 24,14 cm), więc bez problemu uda się ją w odpowiednim miejscu, by mieć do niej później wygodny dostęp. Na wyposażeniu mamy tutaj automatyczny podajnik dokumentów oraz niezawodny moduł łączności bezprzewodowej z opcją automatycznego resetowania. Dzięki temu urządzenie samo poprawi stabilność łącza.
Do tego, jeśli zależy nam przy tym na długotrwałej pracy bez zakłóceń, to w przypadku tego modelu możemy zdecydować się przy tym na opcjonalne wkłady drukujące o dużej pojemności. Zapewni to spokój na długi czas i sprawdzi się przede wszystkim w tych biurach, gdzie z drukarki takiej jak HP LaserJet MFP M234dw korzysta często kilka osób na zmianę.
Nie zabrakło oczywiście portu USB i opcji podłączenia poprzez Ethernet, jeśli układ biura lub mieszkania na to pozwala. Urządzenie ma też funkcję skanowania oraz kopiowania, co przeprowadzane jest sprawnie ze względu na fakt obecności automatycznego podajnika dokumentów (ADF). Do obsługi sprzętu służą inteligentne przyciski, które pojawiają się, gdy akurat są potrzebne oraz apka HP.
A co z firmami, które potrzebują nowego sprzętu tego typu, ale niekoniecznie z aż tyloma dodatkowymi funkcjami, bo i tak by z nich nie korzystały? Dobrym wyborem może być inny, tańszy model z tej samej serii, czyli HP LaserJet M209dw. Nie ma wyświetlacza oraz funkcji skanowania i kopiowania, ale jak już zacznie pracę, to również drukuje w czerni i bieli z prędkością do aż 29 str./min.
Drukarka kolorowa HP Color LaserJet Pro 3202dw
W przypadku większych zespołów, które potrzebują potężniejszego sprzętu, i to w dodatku takiego, który drukuje również w kolorze, dobrym wyborem będzie HP Color LaserJet Pro 3202dw. W przypadku tego modelu możemy liczyć na wydruki świetnej jakości - zarówno klasyczne, jak i dwustronne. Sprawdzi się w tych nieco większych biurach - jej wydajność to do 40 tys. stron miesięcznie.
W przypadku firm bardzo istotne jest bezpieczeństwo, a drukarka HP Color LaserJet Pro 3202dw dostała proaktywne, dynamiczne zabezpieczenia (w tym ochronę Wolf Pro Security). Urządzenie jest w stanie realizować automatyczne dwustronne drukowanie w kolorze z prędkością do 26 str./min. (w formacie letter/A4).
Jakość obrazu jest przy tym przednia, co jest zasługą tonera HP TerraJet nowej generacji. Dzięki temu, iż drukować można przez długi czas bez czynności konserwacyjnych pozwala pracownikom skupić się na prowadzeniu działalności bez niepotrzebnych, kosztownych przestojów.
Rozbudowane funkcje administracyjne z kontrolą dostępu i zabezpieczenia klasy biznesowej to jednak nie wszystko. Również i w tym przypadku mamy intuicyjny panel sterowania, dwuzakresowe Wi-Fi z automatyczną poprawą stabilności połączenia oraz porty Ethernet i USB. Urządzenie nie zużywa przy tym niepotrzebnie prądu, gdyż zużycie energii jest optymalizowane dzięki technologii Auto-On/Auto-Off.
W przypadku firm, które potrzebują drukarki o tak wysokiej wydajności, ale bez funkcji drukowania w kolorze, dobrym wyborem może być inny model z tej samej serii, czyli HP LaserJet Pro 3002dw. W jego obudowie zabrakło co prawda wyświetlacza, ale za to ma większy odbiornik na arkusze (150 szt.) i jeszcze szybciej radzi sobie z drukiem (do 33 str./min.).
Która z drukarek lepiej sprawdzi się w firmie?
To zależy przede wszystkim od tego, czy zajmujemy się drukowaniem dokumentów w czerni i bieli, czy też zależy nam na kolorze, bo np. w dokumentach pojawiają się często wykresy itd. W tym drugim przypadku dobrym wyborem będzie HP Color LaserJet Pro 3202dw. To drukarka o wysokiej wydajności.
Jeśli zainteresowani jesteśmy drukarką monochromatyczną, a mamy duży zespół potrzebujący do niej dostępu, to warto przyjrzeć się modelowi HP LaserJet Pro 3002dw. Jego zaletą jest bardzo duża szybkość wynosząca do 33 str./min. Do tego na pierwszą kartę czekamy zaledwie 7 sekund, a dobrze wiemy, że każda sekunda przed ważnym spotkaniem jest na wagę złota.
W przypadku mniejszych firm oraz pracowników zdalnych, którzy oprócz drukowania potrzebują od czasu do czasu dokument zeskanować i skopiować, warto postawić na urządzenie wielofunkcyjne HP LaserJet MFP M234dw ze względu najwyższą szybkość druku w tej klasie. Jeśli zaś skanowanie oraz kopiowanie potrzebne nie będą, decydując się na HP LaserJet M209dw można nieco zaoszczędzić.
Dlaczego warto wybrać drukarkę HP?
Poza zaletami opisanymi powyżej, mamy tutaj do czynienia z marką, która zdaje sobie sprawę, iż klienci biznesowi bywają sfrustrowani sprzętem kiepskiej jakości o wysokich kosztach eksploatacji. Wiedzą, że w przypadku tego typu sprzętów niska cena nie jest jedyną rzeczą, na którą nabywcy zwracają uwagę. Sprzęt musi być niezawodny - inaczej naraża nas na niepotrzebne koszty.
Do tego dochodzi wspomniana aplikacja o prostej nazwie HP, która jest niezwykle prosta i intuicyjna w obsłudze oraz ułatwia konfigurację sprzętu. Pliki do druku można udostępniać również bezpośrednio z poczty elektronicznej lub chmury, w tym z usług takich jak Google Drive czy Dropbox. Apka wysyła do użytkownika w dodatku powiadomienia podczas drukowania, skanowania lub kopiowania.
W przypadku urządzeń HP, które mieliśmy okazję osobiście testować w redakcji, możemy liczyć na niezawodność, wydajność oraz niski koszt pojedynczego wydruku. Z tego powodu, jeśli planujecie zakup drukarki do firmy, to takie modele HP LaserJet MFP M234dw i HP Color LaserJet Pro 3202dw możemy szczerze polecić - bo sprawdziły się w naszym przypadku.
W ofercie marki znajduje się na szczęście masa innych sprzętów z tej kategorii, w tym tańszych, co dotyczy oczywiście serii 200 i HP 3000, takich jak np. wspomniane HP LaserJet M209dw i HP LaserJet Pro 3002dw. Z pełną ofertą możecie zapoznać się na stronie internetowej HP, gdzie opisano funkcje dostępne w konkretnych modelach, co będzie pomocne przy podejmowaniu decyzji o zakupie.
