Najlepsze metody automatyzacji procesów biznesowych - przegląd nowych funkcji Bitrix24 na przykładach 

Rozwijana dynamicznie w ostatnich latach platforma Bitrix24 wprowadziła szereg innowacyjnych rozwiązań, które znacząco ułatwiają zarządzanie CRM, projektami, zasobami ludzkimi czy komunikacją z klientami. Nawet powierzchowne spojrzenie na funkcje systemu pokazuje, że automatyzacja w Bitrix24 opiera się na trzech filarach: integracji między modułami, elastyczności konfiguracji oraz wykorzystaniu sztucznej inteligencji do personalizacji działań. Przykład?

Mechanizmy RPA (Robotic Process Automation) pozwalają zautomatyzować do 80 proc. rutynowych zadań w obszarze obsługi klienta, podczas gdy zaawansowane reguły workflow w module CRM umożliwiają precyzyjne sterowanie lejkiem sprzedażowym. Warto zwrócić uwagę na nowości wprowadzone w 2024 i 2025 r., takie jak mobilny CRM z trybem fokusu czy zautomatyzowane raporty predyktywne, które znacząco podnoszą efektywność operacyjną.

Najnowsza wersja Bitrix24 wprowadziła pełnoprawny mobilny CRM, który funkcjonuje niezależnie od wersji desktopowej. System umożliwia tworzenie niestandardowych pól w elementach CRM bezpośrednio z telefonu, co szczególnie przydaje się w pracy terenowej przedstawicieli handlowych.

Tryb fokusu automatycznie sortuje deale według ostatniej aktywności, pozwalając szybko reagować na zmieniające się potrzeby klientów. Przykładowo gdy klient zmienia etap w lejku sprzedażowym, system automatycznie generuje zadanie dla odpowiedniego pracownika i aktualizuje prognozy sprzedażowe.

Bitrix24 oferuje zaawansowane reguły automatyzacji w CRM, które pozwalają tworzyć spersonalizowane scenariusze komunikacji. Gdy deal osiągnie etap Wygrana, system może automatycznie wysłać klientowi ankietę satysfakcji z dynamicznym wstawianiem danych z profilu (np. imienia klienta czy wartości transakcji). Jednocześnie w wewnętrznym czacie zespołu pojawia się ukryta wiadomość z analizą rentowności transakcji i sugestiami cross-sellowymi. 

Moduł raportowania w Bitrix24 wykorzystuje algorytmy predykcyjne do automatycznego generowania insightsów ze sprzedaży. System potrafi samodzielnie wykrywać anomalie w danych (np. nagły spadek konwersji w konkretnym regionie) i proponować korekty w procesach sprzedażowych. Co istotne, raporty są dostosowywane do roli użytkownika – menedżerowie widzą strategiczne podsumowania, podczas gdy handlowcy otrzymują konkretne rekomendacje działań.

Moduł RPA w Bitrix24 wprowadził w bieżącym roku funkcję inteligentnego routingu dokumentów. Na przykład wniosek o urlop pracownika jest automatycznie kierowany do przełożonego, a po zatwierdzeniu - do działu kadr. System samodzielnie aktualizuje kalendarze zespołu i generuje potwierdzenia mailowe z uwzględnieniem polityki firmy dotyczącej zastępstw. W przypadku wykrycia konfliktu terminów (np. dwóch kluczowych pracowników na urlopie jednocześnie), RPA uruchamia procedurę negocjacji terminów poprzez czat z botem.

Integracja z systemami magazynowymi pozwala na pełną automatyzację procesu realizacji zamówień. Gdy klient składa zamówienie online, Bitrix24 automatycznie weryfikuje dostępność produktu w czasie rzeczywistym, generuje dokumenty wysyłkowe z dynamicznym dopasowaniem operatora logistycznego, aktualizuje prognozy popytu i wysyła spersonalizowane powiadomienia SMS na każdym etapie realizacji. 

W przypadku braków magazynowych system sam inicjuje proces zamówienia u dostawcy, wykorzystując historyczne dane do optymalizacji wielkości zamówienia. 

Algorytmy Bitrix24 analizują kompetencje pracowników, obciążenie projektowe i terminy, aby automatycznie przydzielać zadania. Tryb Auto-Pilot w zarządzaniu projektami potrafi samodzielnie: 

Przykładowo jeśli system wykryje opóźnienie w dostawie komponentów elektronicznych, automatycznie przegrupuje zadania produkcyjne i powiadomi klientów o korektach terminów.

Co więcej,nowe API REST w Bitrix24 pozwala na automatyczną synchronizację z systemami DevOps jak Jira czy GitHub. Commit w repozytorium kodu może automatycznie aktualizować status zadania w Bitrix24, generując przy tym raport postępu prac dla klienta. W przeciwnym kierunku – zmiana priorytetu zadania w Bitrix24 uruchamia odpowiednie workflow w środowisku developerskim. 

Bitrix24 zunifikował niedawno wszystkie kanały komunikacji w jednym panelu, wykorzystując AI do automatycznej klasyfikacji zgłoszeń, kierowania zapytań do właściwych działów i generowania wstępnych odpowiedzi na podstawie historii interakcji. Ciekawym przykładem jest integracja z WhatsApp Business API, gdzie bot potrafi prowadzić konwersację w 27 językach, rozpoznając nawet dialekty regionalne.. 

System analizuje wzorce zachowań klientów (czas otwarcia ticketów, historię reklamacji) aby przewidywać problemy. Na przykład jeśli klient wielokrotnie otwierał instrukcję konkretnego urządzenia, Bitrix24 automatycznie proponuje przesłanie filmu instruktażowego lub umówienie zdalnego serwisu.

Nawet przy rekrutacji inteligentne narzędzia mogą znacznie usprawnić proces. Moduł HR wykorzystuje przetwarzanie języka naturalnego (NLP) do automatycznej analizy CV, generowania spersonalizowanych ofert pracy czy przeprowadzania wstępnych rozmów kwalifikacyjnych przez chatbota.

Nowością jest integracja z platformami społecznościowymi – system sam znajduje potencjalnych kandydatów pasujących do profilu stanowiska i inicjuje kontakt poprzez spersonalizowane wiadomości.

Po zatrudnieniu nowego pracownika Bitrix24 automatycznie: 

Bitrix24 ewoluuje w kierunku kompleksowej platformy autonomicznej automatyzacji, łączącej tradycyjne workflow z zaawansowanymi technologiami AI. Dla firm, dajmy na to, z sektora elektroniki konsumenckiej szczególnie wartościowe mogą być: 

Kluczowe wyzwanie stanowi prawidłowe mapowanie procesów przed automatyzacją oraz ciągłe monitorowanie efektywności wdrożonych rozwiązań. Zaleca się rozpoczęcie od pilotowych projektów w obszarach o wysokiej powtarzalności, stopniowo rozszerzając zakres automatyzacji na bardziej złożone procesy. Na szczęście Bitrix24 oferuje darmowy okres próbny na przetestowanie jego możliwości. Można sprawdzić wszystkie narzędzia bez żadnych zobowiązań i samodzielnie zweryfikować zawarte w tym tekście sugestie. Do czego państwa mocno zachęcamy, tego typu narzędzia są już wdrażane u państwa konkurencji, dzięki czemu ta zaczyna funkcjonować szybciej i sprawniej. Najwyższa pora by potencjał rzeczonej automatyzacji rozważyli również i państwo.