Prowadź firmę nie tylko z komputera - aplikacja Comarch ERP XT

Jeśli na którekolwiek z tych pytań odpowiedzieliście twierdząco, powinniście (przywołując tekst dawnej reklamy) „podarować sobie odrobinę luksusu” w postaci aplikacji Comarch  ERP XT. Programu, który oferuje komfort prowadzenia własnego biznesu, a jednocześnie nie okazuje się zbytnim obciążeniem dla portfela. Comarch ERP XT to rozwiązanie dedykowane małym firmom i jednoosobowym działalnościom gospodarczym, które już na pierwszy rzut oka prezentuje się bardzo zachęcająco.

Pomijając szereg przydatnych funkcji oraz bonusów, które oferują Comarch  ERP XT trzeba przyznać, że aplikacja jest po prostu… ładna. Nie wygląda jak siermiężna tabela czy okno w prastarej wersji Windowsa, co bywa niestety przypadłością tego typu programów. Oczywiście są na rynku aplikacje, które mogą pochwalić się dobrym designem, ale produkt Comarchu nie odstaje od nich na krok.

Dla współczesnego wymagającego klienta, który ma łatwy dostęp do szerokiej gamy aplikacji, wszystko staje się ważne – również estetyka wykonania. Tworzenie faktur za pomocą Comarch  ERP XT okazało się banalnie proste. Po kliknięciu w kafelek „Nowa faktura sprzedaży” pojawia się czytelne okno z polami „Kontrahent”, w którym wybieramy z listy konkretnego nabywcę, „Data i forma zapłaty” – gdzie ustawiamy pożądane parametry (pomaga nam w tym kalendarz i rozwijana lista z formami płatności (gotówka, przelew, karta – z terminami zapłaty), „Element” – tu zaznaczamy z listy dostępnych produktów te właściwe. System oblicza należność, uwzględniając ewentualne rabaty, a w przypadku faktury w walutach obcych – ich aktualny kurs NBP. Oczywiście takie rozwiązania znajdziemy w konkurencyjnych aplikacjach, ale tutaj Comarch  ERP XT nie tylko do nich równają, ale i prześcigają je dzięki czytelnemu designowi i prostocie nawigacji.

Bardzo wygodny okazuje się mechanizm umożliwiający wysłanie faktury mailem do klienta. Po zatwierdzeniu faktury, jako jedna z dostępnych opcji pojawia się „Wyślij mailem” – po kliknięciu w kafelek system generuje gotową wiadomość z załączoną fakturą. Standardowo w temacie wiadomości pojawia się nr faktury i nazwa nadawcy, w treści – stosowna informacja. Oczywiście w razie potrzeby oba teksty można dowolnie edytować, a kopię maila wysłać również do siebie. Drobnym minusem jest niemożność zapisania na stałe własnego szablonu wiadomości, jeśli akurat ten proponowany przez aplikację nam nie odpowiada.

Program pozwala nie tylko na pobranie danych klienta z bazy GUS (wystarczy wpisać NIP kontrahenta, a program błyskawicznie zasysa niezbędne dane), ale i zamieszczenie zdjęcia (np. logo), które wgrywamy z dysku lub Internetu. Kartę klienta z pobranymi danymi możemy zapisać w naszym systemie i uzupełniać o kolejne, niezbędne informacje (np. adres strony WWW i e-mail, numery telefonów etc.), a także wpisać kwotę ewentualnego rabatu, który kontrahentowi przysługuje. Wprowadzone informacje będą pojawiać się przy wystawianiu faktur na danego klienta, co znacznie ułatwia i przyspiesza cały proces.

Podobne ułatwienia otrzymujemy przy zakładaniu kart dla zatrudnianych przez nas pracowników i dla sprzedawanych produktów – te również możemy wzbogacić o zdjęcie i rozbudowany opis. W przypadku produktów wśród dostępnych parametrów widnieje informacja o wysokości podatku VAT, jakim obciążony jest dany towar czy usługa (do wyboru mamy różne wartości, a także „zwolniony” i „nie podlega”). Natomiast na karcie pracownika, oprócz standardowych pól z danymi typu NIP, Pesel czy adres zamieszkania, znajdziemy również wskaźniki – m.in. kwotę wynagrodzenia, datę zatrudnienia, kod pracy dla Funduszu Emerytur Pomostowych (duży plus: po kliknięciu w to pole rozwija się lista kodów z opisami, zawierającymi również stosowną podstawę prawną).

Co ważne, wprowadzanie wszystkich danych – zarówno tych zasysanych z bazy GUS, jak i z dysku komputera czy z Internetu – odbywa się tak samo łatwo, sprawnie i szybko. Wspominam o tym nie bez kozery, bo moje doświadczenia z innymi aplikacjami służącymi do fakturowania są takie, że opcja pobierania danych z GUS owszem w nich istnieje, działa bez zarzutu, ale… pozostaje tak naprawdę jedyną łatwą w obsłudze funkcją.

Jeśli chodzi o wystawianie towaru na wszystko.pl – choć sam z tej opcji nie skorzystam, bo moja działalność ma zupełnie inny profil, z ciekawości postanowiłem sprawdzić, jak to działa. Okazało się prostsze niż sądziłem. Wszystko.pl wymienia informacje z iFaktury24 – pobiera dane z wizytówki naszej firmy (łącznie z logo), które następnie uzupełniamy o konfigurację pożądanych przez nas form płatności oraz ewentualny dodatkowy opis działalności przedsiębiorstwa.

Gdy wszystkie wymagane dane zostaną wprowadzone i zapisane, następuje automatyczne założenie sklepu (wymagane jest jeszcze skonfigurowanie już na samym wszystko.pl opcji dostawy oraz wgranie regulaminu sprzedawcy). Wystawiając produkty na sprzedaż również zbytnio się nie namęczymy, wszystko odbywa się z poziomu aplikacji – wystarczy na karcie danego produktu zaznaczyć opcję „Sprzedawaj towar w wszystko.pl” i wybrać odpowiednią kategorię z dostępnych na liście (dla niektórych kategorii dodatkowo zdefiniowane są atrybuty ułatwiające wyszukiwanie klientom).

Po zatwierdzeniu, na wszystko.pl po pewnym czasie pojawi się nasz produkt – z gotowym opisem, ceną brutto i zdjęciem (jeśli takowe zechcemy zamieścić). Summa summarum każdy, kto sprzedaje konkretne towary, z radością przyjmie kolejne miejsce, w którym będzie mógł za darmo je eksponować i sprzedawać.

No i najważniejsze: aplikacja dokonuje automatycznego księgowania w księdze podatkowej, cały proces odbywa się w tle, gdy zatwierdzamy faktury. Rewelacyjne rozwiązanie, którego często brakuje w konkurencyjnych narzędziach – z reguły tego typu programy wymagają ręcznego księgowania, co dla osób niemających doświadczenia w prowadzeniu firmy może oznaczać sporo dodatkowych problemów i niepotrzebne tracenie cennego czasu.

Jest i smaczek dla wielbicieli okien – program jest dostępny w sklepie Windows jako aplikacja mobilna na Windows 8/8.1. Design Comarch  ERP XT jest zgodny z ogólną estetyką Windowsa i bardzo zbliżony do jego najnowszej wersji, więc miłośnicy tego systemu operacyjnego z pewnością to docenią.

Na koniec mała dygresja. Być może niektórzy z Was pamiętają ogromny neon zdobiący szczyt budynku stojącego na rogu ul. Świętokrzyskiej i Emilii Plater w Warszawie: „Maszyny do księgowania z NRD” (widać go choćby na starych zdjęciach lub w jednej ze scen kultowego filmu „Nie lubię poniedziałku”)? Urządzenia te uchodziły swego czasu za szczyt techniki i stanowiły przedmiot pożądania wielu księgowych. Wyglądały niczym skrzyżowanie maszyny do pisania z komputerem, były duże, potwornie ciężkie i zapewne niezbyt łatwe w obsłudze…

Comarch  ERP XT łatwo dostosować do swoich potrzeb, niezależnie od tego, czy oferujemy usługi, czy produkty; czy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, czy też zatrudniamy pracowników. Cztery pakiety dostępne w ramach aplikacji to:

Program zapewnia dostęp do szerokiej gamy bardzo istotnych funkcji. Wśród nich znajdują się zarówno te podstawowe (fakturowanie; wystawianie faktur sprzedaży, zakupu, korygujących, pro-forma, zaliczkowych – z możliwością różnorodnego ich filtrowania; ewidencja pracowników i produktów; Księga Przychodów i Rozchodów), jak i te dla zdecydowanie bardziej wymagających użytkowników, np.:

Warto wspomnieć, że każdy użytkownik aplikacji (nawet jej wersji demo) otrzymuje na starcie przejrzysty podręcznik, który krok po kroku wyjaśnia działanie poszczególnych funkcji, a naukę ułatwiają również dostępne w sieci filmiki instruktażowe. W razie problemów można też skorzystać z wielu kanałów pomocy (telefon, formularz ze strony, mail, forum społecznościowe).

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę? 

Wybierz pakiet dla siebie, zarejestruj się i korzystaj pół roku za darmo z Comarch  ERP XT dzięki Spider’s Web!