Sprint.ly - zarządzanie projektem może być łatwe i efektywne

Prace nad projektem trwały od jakiegoś czasu. Rok temu pojawiła się prywatna beta, która następnie zmieniła się w publiczną, by teraz przeistoczyć się w stabilną wersję serwisu. W trakcie tego czasu wprowadzono wiele poprawek i ulepszeń zgłaszanych przez testerów, które mają jeszcze usprawnić korzystanie z Sprint.ly.

A czym w ogóle jest ta usługa? W największym skrócie jest to serwis internetowy, którego zadaniem jest usprawnienie i uczynienie bardziej przejrzystym przepływu informacji w firmie w obrębie pracy nad danym zadaniem, lub projektem (lub jak nazywa to Sprint.ly – produktem). Podczas rejestracji zastanawiałem się, czy możliwe jest zapewnienie tak kompleksowego i intuicyjnego działania serwisu, aby sprostał wymaganiom firm z różnych branż. Nie tylko tych, których pracownicy są power userami w mig łapiącymi technologiczne nowinki. A później rejestracja dobiegła końca i zacząłem się przekonywać, że tak.

Rejestracja trwa wyjątkowo krótko - wystarczą najbardziej niezbędne informacje, takie jak imię, nazwisko, mail i hasło. Nic więcej nie trzeba, a po wprowadzeniu danych i przejścia bardzo krótkiego samouczka od razu trafiamy na ekran główny skupiający wszystkie najważniejsze informacje i z którego możemy eksplorować meandry systemu.

Ich opisywanie zacznę od rzeczy podstawowej, czyli dodawania nowych komunikatów (w oryginale itemów). Każdy członek zespołu może utworzyć cztery rodzaje: story, task, defect i test. Pierwszy rodzaj jest bardzo pomysłowy, bo tworzymy coś w formie historyjki wypełniając tylko pola kim jesteśmy, czego chcemy i w jakim celu. Pozostałe są już bardziej standardowe, można zlecić zadanie, zgłosić błąd lub konieczności sprawdzenia czegoś. Do każdej z tych pozycji można dodać tytuł, opis, odpowiednio otagować, a także sprecyzować do kogo nasz komunikat jest adresowany. Może być do konkretnej osoby, albo do ogółu pracujących użytkowników. Wszystko świetnie opisane, minimum klikania, trudno chcieć czegoś więcej podczas dzielenia się ze współpracownikami informacjami.

Gdy już taki „item” wyląduje w systemie pojawia się w kolumnie „Backlog” na pulpicie członkom zespołu, którzy mogą na niego zareagować. Albo odrzucić (podając jeden ze zdefiniowanych powodów, na przykład że coś takiego już w systemie istnieje, albo nie mają możliwości zrobić danej czynności), albo zaakceptować. Po akceptacji pozycja przechodzi w kolumnę „Current” na czas wykonywania, z informacją dotyczącą czasu reakcji i osoby, która podjęła się zadania. Z niej można ponownie przenieść ją do backlogu jeśli się rozmyślimy, lub po wykonaniu określonej pracy umieścić w kolumnie „Complete”. Każde zadanie można polubić (bez tego już chyba żaden serwis się nie obejdzie), skomentować, wgrać pliki, które mogą być potrzebne do jego realizacji, sprawdzić historię modyfikacji.

Koncept zarządzania zadaniami jest genialny i projektantom Sprint.ly należą się długie i donośne brawa. Działanie najlepiej zobrazuje przykład, w którym w redakcji pewnego bloga technologicznego trzeba napisać tekst. Osoba, która znalazła go tworzy nowe zadanie wrzucając informację o temacie, wskazując kto powinien się nim zająć. W panelu głównym wskazanej osoby pojawia się informacja, że „jest robota”. Wchodzi ona w dane zadanie, stwierdzając, że temat jest dobry i za moment przystępuje do pisania. Informuje wszystkich, że rozpoczyna pracę, dodając komentarz o przewidywanym momencie jej zakończenia. Po napisaniu „przepycha” zadanie do kolumny „Complete”, co informuje szefostwo, że tekst jest gotowy. Jeśli się nadaje zwierzchnik akceptuje wykonanie zleconego artykułu, który następnie znika z listy. Przykładów można by mnożyć, ale ten całkiem nieźle obrazuje jak sprawnie może przebiegać proces realizacji zleconego zadania przy użyciu opisywanej usługi.

Warto powiedzieć też parę słów o możliwościach kontrolnych. Sprint.ly oferuje dostęp do dziennika aktywności, w którym bez problemu można przejrzeć wszystkie aktywności, dowolnie filtrować, monitorować na osi czasu (takiej klasycznej, która istniała przed wprowadzeniem jej na Facebooku) jakie dni owocowały większą, a które mniejszą aktywnością. Dostępne są również diagramy przedstawiające na jakim etapie znajdują się obecnie prace. Filtry konkretnych aktywności można definiować według kilku kryteriów, a następnie zapisywać. Możliwości kontrolne są rozbudowane i nic nie umknie uwadze skrupulatnego szefostwa. Wszystko zależy od punktu patrzenia, ale zapiszmy to jako zaletę. Brakuje jedynie możliwości łatwego eksportowania informacji z dziennika do zewnętrznego pliku, na przykład arkusza kalkulacyjnego. Może w przyszłości…

Sprint.ly może również powiadamiać mailowo o aktualnych wydarzeniach. Zaznaczając „ptaszki” na liście otrzymamy tylko takie wiadomości, jakie potrzebujemy. Usługę można łączyć również z zewnętrznymi serwisami, takimi jak HipChat, Campfire, Webhoooks, Flowdocks za pomocą prostych formularzy.

Na koniec warto wspomnieć o samej warstwie technicznej. Całość działa bardzo sprawnie, wszystkie zmiany dokonywane są w czasie rzeczywistym. Tak jak już wspominałem strona jest świetnie zaprojektowana. Bawiłem się trochę różnymi funkcjami i ani razu nie pojawił się problem, żebym nie wiedział jak wykonać daną czynność, a do pomocy technicznej nie zaglądałem wcale. Stylistycznie projekt nie wyróżnia się niczym szczególnym na plus, ale nie można traktować tego za wadę, bo nikt fajerwerków graficznych nie będzie po takiej usłudze oczekiwał. Jedynce co rzuciło mi się mocniej w oczy to mało „korporacyjny” wygląd serwisu. Wada, zaleta? O gustach się nie dyskutuje, mnie taki design nie przeszkadza.

Mam nadzieję, że żadnego czytelnika nie zemdliło od permanentnego słodzenia, ale o Sprint.ly po prostu trudno pisać inaczej. Dopieszczanie każdego elementu usługi, uczynienie go najbardziej przyjaznym jak tylko można widać niemal gołym okiem. Koncepcja jest doskonała i nie dostrzegam problemów z wprowadzeniem jej do dowolnego przedsiębiorstwa w którym większość pracy wykonywana jest przy komputerach. Nawet jeśli pracownicy nie są specjalnie za pan brat z komputerami. Duże przyciski, zróżnicowane kolory, łopatologiczne nieraz opisy, pomoc zawsze pod ręką – każdy po krótkim czasie powinien być w stanie korzystać z pełni z możliwości Sprint.ly.

A oszczędności czasu i zwiększenie komfortu pracy są niezaprzeczalne. Zadania można precyzyjnie zdefiniować, każdy wie co ma robić, nie ma wymówek i nieporozumień. A jaką cenę przyjdzie zapłacić za dostęp do tych wszystkich „ochów” i „achów”? Przez pierwsze trzydzieści dni żadną, ponieważ tyle wynosi darmowy okres próbny. Po tym czasie każdy zarejestrowany użytkownik to koszt 9$ miesięcznie, a więc nie wygórowana stawka w stosunku do korzyści, jakie można uzyskać. Zwłaszcza, że liczba dodawanych produktów nie jest limitowana.

Żałuję tylko jednej rzeczy – na razie usługa obecna jest wyłącznie w języku angielskim. Zakres słownictwa w niej wykorzystywany nie wymaga posiadania certyfikatu językowego aby sobie z nim poradzić, ale wciąż będzie to bariera dla wielu przedsiębiorstw, które mogłyby zainteresować się tą usługą. Usługa niedawno ruszyła, jeśli się przyjmie to pewnie kiedyś doczekamy się jej w innych językach, kto wie, może nawet w rodzimym. Polecam wszystkim wejście na www.sprint.ly i sprawdzenie jej na własnej skórze.

Nie powinien być to czas stracony, nawet jeśli nie dowodzimy akurat żadnym zespołem.