Sztuczna inteligencja podpowie, ile czasu ma trwać spotkanie i kiedy wysłać mejla. Tak będzie wyglądać twoja praca

Cyfrowa transformacja wlewa się do polskich firm szerokim strumieniem. Coraz częściej umożliwia nam pracę zdalną, komunikację na odległość, a nawet zaczyna nam podpowiadać, jak zorganizować sobie dzień pracy. O tym, jak pod wpływem technologii zmienia się środowisko pracy, rozmawiamy z Barbarą Michalską, odpowiedzialną za Microsoft 365 w polskim oddziale firmy.

Adam Sieńko, Bizblog.pl: O tym, że praca zdalna stanie się powszechna mówi się od dekad. Ta zapowiadana rewolucja pełznie jednak niemiłosiernie długo. Zastawiam się, czy w ogóle nastąpi.

Barbara Michalska, Microsoft: Myślę, że to nie jest rewolucja, a raczej ewolucja. I ona już tu jest, ponieważ wchodzi do naszych biur tylnymi drzwiami. Wynika to z kilku rzeczy. Jakiś czas temu przeprowadziliśmy badania, z których wynika, że polscy pracodawcy nie są przekonani do pracy zdalnej, bo mają potrzebę obserwować, co ich pracownicy robią między 8 a 16. Teraz to się coraz bardziej zmienia. Na rynek pracy weszły nowe pokolenia. Dzisiaj w jednej firmie możemy mieć ich jednocześnie nawet 5.

Najbardziej wokalni są ci młodzi – milenialsi i „zetki”.

Wokalni?

Nie boją się mówić o swoich potrzebach, stawiają pracodawcom wymagania. Chcą, by przełożeni zmienili swoje podejście do pracy zdalnej. Urodzili się w cyfrowej rzeczywistości, mają dużą łatwość w obcowaniu z nowymi technologiami. Dla nich praca zdalna jest czymś normalnym. Do roku 2020 milenialsi będą stanowić połowę rynku pracy.

Bizblog.pl poleca:

Jak to odczujemy?

Pracodawcy będą musieli poluzować swoje podejście, także ze względu na rynek pracownika. Praca z domu może być wykorzystywana np. przez osoby, które są przeziębione i nie chcą zarażać kolegów albo przez pracujące matki, które chcą zająć się swoim dzieckiem. Już teraz mamy wielu klientów, którzy Teamsy (oprogramowanie Microsoftu do pracy zespołowej – przyp. red.) przyjmują z błogosławieństwem.

Na pracy zdalnej cyfryzacja pracy się jednak nie kończy. W jaki sposób nowe technologie mogą nam pomóc w uporządkowaniu dnia?

Dużo czasu tracimy na przeglądnie maili, na siedzenie na przedłużających się firmowych spotkaniach. W usłudze Microsoft 365 to sztuczna inteligencja pomaga nam uporządkować swoją codzienną pracę. Algorytmy analizują, jak pracujemy, uczą się i podpowiadają, jak najlepiej zagospodarować swój czas pracy.

I co radzi?

Na przykład: Te spotkania trwają godzinę, czy dałoby się je skrócić do pół godziny? Regularnie dostajemy raporty, jak wyglądał nasz tydzień pracy. Zawierają one informacje pokazujące, ile czasu spędziłam na pracy indywidualnej, ile na współpracy z innymi, ile na spotkaniach, a ile i kiedy na pisaniu maili. To pomaga w wyciąganiu wniosków. Otrzymujemy też sugestie i rady np. że może nie warto wysyłać do współpracowników maila w niedzielę wieczorem, bo to zakłóci ich wolny czas, a i tak możliwość załatwienia sprawy jest raczej nikła.

A propos rozwlekania spotkań. AI skłania ludzi do większej lakoniczności w komunikacji?

I tak, i nie. Cyfrowa forma komunikacji wymaga pewnej etykiety. To moja nauka płynąca z 8 lat używania Skype’a i Teamsów. Przykład? Gdy rozmawiamy z kimś z zagranicy musimy włączyć wideo. Z tembru głosu nie wyczytamy, czy ktoś chce nam zwrócić uwagę, czy po prostu mocuje się z obcym dla niego językiem. A może taki ma styl komunikacji?

Trzeba sobie takie zasady przyswoić, bo cyfrowej komunikacji nie będzie ubywać. Wręcz przeciwnie, będzie jej coraz więcej. Dzisiaj zamiast jechać z Wrocławia do Warszawy, możemy porozmawiać za pomocą komunikatora.

W ten sposób firmy dostają też narzędzia, by być bardziej ekologiczne.

Bardzo mocno wierzę w to, że będziemy mogli dzięki temu zredukować ilość dwutlenku węgla produkowaną przez samochody czy samoloty. Ale nie chodzi o czysty altruizm. To również oszczędności dla firmy. Bo po co wysyłać pracownika na drugi koniec świata, jeżeli możemy omówić palącą kwestię przed ekranem monitora?

Korzyści jest jednak więcej. Jeżeli część pracowników zacznie pracować poza biurem, szybko okaże się, że nie potrzebujemy już hektarów przestrzeni biurowej, możemy ograniczyć liczbę sprzętów elektronicznych. Oszczędzamy również energię. Cyfryzacja to czysta korzyść.

Może i tak, ale dla pracowników i ich szefów bywa udręką. Tym bardziej, że cyfrowa transformacja dla każdego może oznaczać co innego.

Dla jednej firmy to wdrożenie aplikacji. Dla mnie cyfrowa transformacja oznacza, że żyjemy w czasach przyspieszenia, innowacji technologicznej. Rozwiązań jest tak wiele, że nie wiadomo w czym wybierać. Ale gdy już wybierzemy, to nie możemy odłożyć tej technologii na półkę i o niej zapomnieć. Potrzebne są szkolenia, by pracownicy nauczyli się pracować z tym rozwiązaniem na co dzień i oswoili się z jego obecnością. To kwintesencja patrzenia na cyfrową transformację.

To wymaga przedefiniowania sposobu myślenia każdego pracownika.

Kluczem do sukcesu jest bycie otwartym, posiadanie ciekawości dziecka. Chodzi o to, by nie zakładać z góry, że pracodawca chce mi utrudniać życie i każe uczyć się nowych rzeczy, a raczej podejść do tego na zasadzie: Zobaczmy, jak może mi to przyspieszyć pracę. Dzięki takiemu sposobowi myślenia odkrywamy tę technologię dla siebie.