To kolejna, wielka rewolucja na rynku bankowości internetowej. mKsięgowość - recenzja Spider's Web

Jak wyglądało przygotowanie usługi od strony technicznej? Na początku pracę zaczęto od skromnego zespołu osób odpowiedzialnych za IT, biznes i marketing. W trakcie trwania projektu do ekipy dołączyły osoby zajmujące się bezpieczeństwem, kwestiami prawnymi, a pod sam koniec zaangażowane zostały osoby odpowiedzialne za sprzedaż i telefoniczną obsługę klienta. W rezultacie, w trakcie trwania całego projektu zaangażowane w niego były osoby z praktycznie każdej istotnej komórki mBanku.

Po zalogowaniu do panelu nie widać dużej różnicy w stosunku do standardowego panelu, w którym dotychczas mogliśmy realizować płatności i sprawdzać status naszego firmowego konta. Ten zabieg twórcom aplikacji udał się bardzo dobrze. Przejście pomiędzy standardowym system transakcyjnym mBanku, a systemem mKsięgowości działa bez zarzutu. Co prawda czasem pojawiają się problemy, gdy próbujemy dość szybko przełączyć się pomiędzy systemem księgowości, a systemem płatniczym, ale oprócz tego system działa bezawaryjnie.

Próbowałem go nawet zawiesić przez ciągłe przeklikiwanie się pomiędzy zakładkami, ale mimo wielu prób moja misja nie zakończyła się powodzeniem.

Do rozliczeń własnej spółki i działalności korzystałem dotychczas z ifirma.pl, wcześniej krótko testowałem infakt.pl, a od jakiegoś czasu mam do czynienia z platformą Taxxo. Jednak to, co zaprezentował mBank, to zupełnie inny poziom i zupełnie inne podejście do tematu księgowości online.

To, co faktycznie rzuca się w oczy zaraz po zalogowaniu, to lekka inspiracja Inboxem od Google. Tak jak ekipa z Mountain View podeszła innowacyjnie do obsługi maili, tak zespół mBanku podszedł do rozliczeń firmowych w wydaniu zadaniowym. Jak to działa w praktyce? Jeżeli należysz do tych osób, które z reguły zapominają o tym, że trzeba zapłacić VAT lub podatek dochodowy, to mBank ci o tym przypomni za pomocą specjalnej listy zadań.

Oprócz podatków, naszymi zadaniami do wykonania mogą być przelewy do kontrahentów, rachunki do opłacenia, czy informacje od księgowej, które możemy wykorzystać w celu prawidłowego rozliczenia konkretnego miesiąca. Co ciekawe, jeżeli nie do końca wiemy, co musimy robić jako właściciele firmy lub jesteśmy na początku naszej przedsiębiorczej drogi, system podpowie nam też jak i kiedy składać deklaracje, a specjalnie przydzielona księgowa odpowie na wszystkie najważniejsze pytania związane z prowadzeniem księgowości.

Co istotne, kontakt z księgową mamy równie dobry przez telefon, jak i przez system mBanku. Zaraz po zaakceptowaniu wszystkich warunków i przejściu do mKsięgowości, księgowa skontaktuje się z nami i wyjaśni nam podstawowe kwestie związane z obsługą platformy, rozliczaniem podatków, zbieraniem kosztów i wykonywaniem przelewów do ZUS-u czy Urzędu Skarbowego.

To, co tutaj jest niezwykle ważne to fakt, że do logowania potrzebujemy tylko jednego loginu - wystarczy zalogować się naszym loginem i hasłem z mBanku. Tak samo do sprawdzenia statusu konta, do wykonania przelewu, sprawdzenia terminów płatności, wystawienia faktury, czy zweryfikowania kosztów. Teraz nie musimy przelogowywać się pomiędzy kilkoma platformami, a dodatkowo wymieniać mailami z księgową. Wystarczy zalogować się do jednego kokpitu i z tego miejsca mamy dostęp do najważniejszych informacji.

Takiego modelu nie zaproponował dotychczas żaden inny bank na polskim rynku. Owszem, istnieją rozwiązania zbliżone w funkcjonowaniu, ale nie jest to na tyle wygodne, a tak czy inaczej wymaga z naszej strony poświęcenia czasu na zapoznanie się z dodatkowymi usługami.

Aby wystawić fakturę wystarczy zalogować się do mBanku i przejść do modułu księgowości. Tam na pierwszym planie naszym oczom ukaże się element zatytułowany “Wystaw szybką fakturę” i o ile mamy dodane już dane kontrahenta, to wystawienie faktury odbywa się przez wprowadzenie jego nazwy i wyboru go z listy, o tyle dodawanie nowych kontrahentów mogłoby być lepiej zautomatyzowane, bo np. teraz, by dodać nowego kontrahenta, musimy podać jego pełne dane (nazwę, adres, nr NIP i nr konta), ale nie jest to na tyle uciążliwe, szczególnie w małym i średnim biznesie.

Wybór kontrahenta to krok pierwszy w wystawianiu faktur. Drugim jest uzupełnienie pozycji na fakturze, kwoty, terminu i rodzaju płatności - to wszystko. Po wystawieniu faktury możemy ją automatycznie wysłać do klienta mailem albo pobrać na dysk z w formacie PDF. I tutaj ważne jest to, że faktura jest od razu zaksięgowana w systemie i nie musimy dodatkowo wysyłać jej do naszej księgowej.

Wystawianie faktur to jedno, ale każdy, kto sam próbował rozliczać firmę wie, że faktury trzeba wprowadzać do systemu w formie kosztów. I tu mBank również pokusił się o sprawne rozwiązanie. W menu mamy opcję “Wydatki” i tutaj bez problemu możemy dodać koszty takie jak artykuły biurowe, czy faktury od naszych klientów. Co ważne, nie musimy sami wklepywać różnych kosztów ręcznie. System sam podpowiada najpopularniejsze pozycje, które można wybrać z listy:

To, co mnie zdecydowanie urzekło, to możliwość opłacenia faktury z poziomu panelu. Nie musimy przelogowywać się do systemu płatności. Wystarczy kliknąć w guzik odpowiedzialny za przelew. W dalszej kolejności jesteśmy przekierowywani do znanego z mBanku widoku odpowiedzialnego za realizacje przelewu i tyle. Wystarczy potwierdzić transakcje i sprawa załatwiona.

Wszystkie dane w przelewie będą zgodne z tymi, które są podane w fakturze, ponieważ system automatycznie zapisuje dane i generuje dla nas odpowiedni formularz przelewu. Rozwiązane banalne, ale naprawdę ułatwiające życie. Dodatkowo opcją, która również potrafi być przydatna, jest możliwość oznaczenia, która faktura jest opłacona, zaksięgowana albo skorygowana. Po kilku miesiącach, czy też latach prowadzenia działalności, użytkownicy z pewnością docenią taką opcję.

W systemie możemy wystawiać też faktury zaliczkowe, fakturę proformę, bez problemu zrobimy korektę do błędnie wystawionej faktury. Co prawda do tych opcji dostęp jest już lekko ograniczony, ale sprawne oko bez problemu poradzi sobie z odnalezieniem odpowiednich pozycji w panelu. Dodatkowo może się przydać możliwość ustawienia, by konkretna faktura była fakturą cykliczną. Dzięki tej opcji nie będziemy musieli co miesiąc wystawiać tych samych faktur, a będziemy mogli się skupić na faktycznej pracy dla klientów, których obsługujemy częściej, niż przy okazji jednego zlecenia.

Dla tych, którzy potrzebują rozliczać się z klientami stacjonującymi w innych krajach przygotowano możliwość wystawiania faktur walutowych zarówno po stronie przychodów, jak i kosztów.

Na koniec zostaje nam jeszcze opcja monitorowania naszych klientów w związku z zaległymi płatnościami. Jeżeli klient zalega nam z płatnością, to bez problemu możemy mu wysłać monit mailowy lub SMS-owy, czy wezwanie do płatności z poziomu panelu. Póki co monity nie będą powiązane z KRD lub innym systemem rejestracji dłużników, ale co przyniesie przyszłość? To się dopiero okaże.

Póki co mBank nie chce mieszać się do tematu ściągania należności i woli skupić się na rozwoju usług, które już są wdrożone.

A to wiąże się z tym, że kolejnym etapem rozwoju produktu będzie udostępnienie mKsięgowości w formie aplikacji mobilnej. Póki co taka funkcja nie jest dostępna, ale zapewniono mnie, że będzie to jeden z najważniejszych elementów rozwoju usługi w ciągu najbliższych kilku miesięcy.

To co na dzisiaj jest pewne, to fakt, że aplikacja ta nie będzie w stu procentach odzwierciedlać funkcji mKsięgowości z wersji desktopowej, ale na pewno zostaną do niej wprowadzone wszystkie funkcje o potencjale mobilnym, czyli takie z których klienci będą mogli w prosty i szybki sposób skorzystać. Warto też dodać, że tak jak cały serwis transakcyjny mBanku, aplikacja może być w pełnej wersji wyświetlana na urządzeniach mobilnych, np. na tabletach.

Nie trzeba tego robić. Owszem, każdy klient może zacząć korzystać i przenieść dotychczasowe dokumenty do systemu mBanku, ale nie musi tego robić. Wszystko zależy od tego, z jaką wygodą i komfortem pracy chce prowadzić swoją firmę. W przypadku gdy sami prowadzimy rachunkowość, możemy zlecić zaimportowanie dokumentów Super Księgowej. Tak czy inaczej, na pewno nie musimy wyrzucać naszej księgowej na bruk.

Jeśli nasza firma korzysta z usług biura księgowego, to usługa mBanku w wersji Komfort i Premium oddaje finanse firmy w ręce profesjonalnej księgowej. Te usługi niczym nie różnią się od tradycyjnego biura, z tą przewagą, że w mKsięgowości klient ma na wszystko podgląd on-line.

Jeśli natomiast firma zatrudnia księgowego „na etat” (a nie, jak większość – wynajmuje usługi biura rachunkowego), bardzo często ta osoba pełni dużo szerszą rolę, niż tylko księgowania – monitoruje stan firmy, jest zaufaną osobą właściciela, strażnikiem kosztów i racjonalnego gospodarowania pieniędzmi.

Prowadząc księgowość za pomocą mKsięgowości nie musimy martwić się o to, że księgowane przez system dokumenty będą rozliczane w niewłaściwy sposób. Za część merytoryczną księgowości (zgodność z obowiązującymi regułami, poprawność księgowania systemu, profesjonalną obsługę księgową, ubezpieczenie) odpowiada firma superksięgowa.pl (część konsorcjum Extor. S.A., firmy mającej 10-letnie doświadczenie w obsłudze księgowej na polskim rynku).

Dodatkowo, w przypadku błędów w księgowaniu możemy liczyć na wsparcie. I odbywa się to na kilka sposobów.

Przede wszystkim – system został stworzony tak, by liczbę błędów klienta minimalizować. W tle działa „strażnik” wychwytujący powszechne scenariusze błędnych lub nielogicznych księgowań (i działa on niezależnie od posiadanego przez klienta pakietu, także w opcji zakładającej całkowicie samodzielną obsługę). Kolejnym działaniem prewencyjnym jest możliwość „dołączenia” do usługi samodzielnego księgowania „anioła stróża” – profesjonalna księgowa na koniec miesiąca zaloguje się do konta i sprawdzi rozliczenia. Jeśli coś będzie nie tak, wskaże błędy i wyjaśni, jak należy je poprawić oraz dlaczego coś jest niepoprawne. Jeśli błąd się jednak zdarzy – klient ma możliwość skonsultowania sprawy z infolinią. W płatnych pakietach pełna odpowiedzialność za prowadzenie rozliczeń jest po stronie księgowej

Ci, którym zależy na bezpieczeństwie, również mogą spać spokojnie. Klient loguje się tylko w jednym miejscu, nie mnoży miejsc podawania danych do logowania.

Wszystkie transakcje dotyczące przelewów pieniędzy zawsze realizowane są w serwisie transakcyjnym banku, który jest zabezpieczany zgodnie z najlepszymi standardami. Jeśli chodzi o bezpieczeństwo informacji – w przypadku płatnych pakietów, gdzie rozliczenia wykonuje za klienta księgowa, ważne jest to, że posiada ona jedynie dostęp do informacji księgowych, nigdy nie ma wglądu w dane bankowe klienta.

Klient zabezpieczony jest też w mało prawdopodobnym przypadku popełnienia błędu merytorycznego przez księgową. Wszystkie zatrudnione przez partnera osoby są ubezpieczone od OC – jest to standardowa praktyka na rynku. Biuro w imieniu klienta jest odpowiedzialne za księgowanie dokumentów między innymi przed Urzędem Skarbowym.

Płatności za usługi pobierane są automatycznie z rachunku rozliczeniowego klienta, przy czym płatność pobierana jest na koniec każdego miesiąca - czyli płacimy za faktycznie otrzymaną usługę. Księgowość jest dopięta do firmy – co oznacza, że np. klient może zlecić wykonanie przelewu za fakturę z dowolnego rachunku firmowego, który ma w mBanku.

mKsięgowość Start (0 zł)

mKsięgowość Komfort (150 zł)

mKsięgowość Premium (300 zł)