Jak pracować zdalnie i nie zwariować? Aplikacje, które pomogą zorganizować obowiązki

Od komunikacji zespołowej, przez zarządzenie projektami po… relaks. Na rynku mamy mnóstwo usług i narzędzi pomagających w pracy zdalnej.

Zoom to chyba największy zwycięzca ostatnich tygodni. Przynajmniej, jeśli chodzi o giełdowe notowania. Kalifornijska spółka w ciągu ostatnich dwóch miesięcy prawie podwoiła swoją wartość, kapitalizując sukces na pracy zdalnej. Zoom zajmuje się bowiem dostarczaniem urządzeń i oprogramowania wspierającego wideokonferencje dla firm, ale można się spodziewać, że niedługo na platformie pojawi się również więcej nauczycieli, którzy w ten sposób będą mogli pozostawać w kontakcie ze swoimi uczniami.

Rynek wypełniony jest jednak alternatywami dla Zooma i innymi aplikacjami, które mogą nam wydatnie pomóc, jeśli wybieramy pracę zdalną (albo jeśli ze względu na kwarantannę nie mamy innego wyboru).

Slack

Jedno z narzędzi, które zapoczątkowało modę na IRC-e godne drugiej dekady XXI wieku. Od kilku lat na Slacku działa także redakcja Spider’s Web. Doceniamy szybkie działanie, przejrzysty interfejs, a także multum funkcji, udogodnień czy integracji. Przypomnienia, porządkowanie wątków, szybkie calle i generalna przyjazność użytkownikowi to najważniejsze cechy, które sprawiły, że ze wszystkich komunikatorów to właśnie Slack jest moim ulubionym.

Pracując przy innych projektach miałem okazję wielokrotnie porównywać Slacka do Teamsów. Narzędzie Microsoftu ma jednak nieco inną koncepcję działania – koncentruje się na zespołach projektowych i wymianie plików. Jest również zintegrowane z pakietem biurowym, dzięki czemu arkusze kalkulacyjne czy prezentacje można edytować bezpośrednio z poziomu aplikacji. To bardzo ułatwia współpracę kilku osobom przy jednym dokumencie.

Zespoły projektowe mogą również z powodzeniem działać na Discordzie czy Hipchacie. Pierwszy lepiej sprawdzi się w luźniejszych zadaniach, a drugi w firmach. Wszystkie te aplikacje umożliwiają jakże pomocne w czasach kwarantanny wideo-konferencje czy dzielenia ekranu. Obie funkcje są szczególnie wymagające pod kątem transferu internetowego, co powinniśmy brać pod uwagę przy wyborze dostawcy. Więcej o tym przeczytacie w tym artykule.

Trello

Slack czy Teamsy nie zastąpią jednak oprogramowania do zarządzania projektami. Tu o wiele lepiej sprawdzą się dedykowane aplikacje. Jedną z najprostszych, a przy tym wystarczająco zaawansowanych, jest Trello. Można z jego poziomu szybko przełączać się pomiędzy różnymi tablicami ilustrującymi stopień zaawansowania projektów, a także wchodzić w dyskusje z zespołem. Można załączać pliki, modyfikować deadline’y czy przypisywać ludzi do zespołów i zadań. W moim przypadku Trello sprawdziło się w multum zastosowań: od zarządzania harmonogramem tekstów, przez przygotowanie programu telewizyjnego czy zaplanowanie programu podróży.

Ponownie, alternatyw jest całe zatrzęsienie. Świetnie sprawdzić się mogą Asana czy Basecamp, a w przypadku poważniejszych projektów również Rally czy Jira, wykorzystywane przy produkcji oprogramowania. Dysponują one ciekawym konceptem liczenia czasu spędzanego nad danym zadaniem, co prowadzi nas do kolejnego punktu.

Todoist

Todoist, Microsoft To Do, Things, TickTick, IDoneThis – wszystkie te aplikacje mają jeden cel. Sprawić, że będziemy bardziej produktywni i skoncentrowani na najważniejszych celach danego dnia. W natłoku zadań można bowiem bardzo łatwo zająć się wypełnianiem prostych tasków, zamiast myśleć o tym, co naprawdę istotne.

Podobnie jest zresztą z infrastrukturą. Listy pokazują nam wszystkie rzeczy, na których powinniśmy się skoncentrować, co często przydałoby się również w przypadku dobierania odpowiedniej oferty np. dla internetu. Liczy się bowiem nie tylko prędkość, ale również wsparcie techniczne (np. SLA), możliwość rozszerzenia zasięgu Wi-Fi Boosterami (pracując z domu będziemy się przemieszczali pomiędzy różnymi kątami) czy dostępność opcji backupowych.

Dzielenie się dokumentami

Każdy z nas tworzy coraz więcej treści. Kluczowe staje się więc ich przechowywanie i dzielenie się z innymi. Możemy do tego wykorzystać chmurowe usługi od Google’a czy Microsoftu, ale również Boxa czy Dropboxa. Już za kilka złotych miesięcznie oferują nam przestrzeń w chmurze, którą możemy dowolnie zmniejszać lub zwiększać zależnie od potrzeb.

W przypadku pierwszych dwóch firm możemy jeszcze korzystać z pakietu biurowego w chmurze (lub – w przypadku Microsoftu – na desktopie). Dokumenty Google’a i pakiet Office można również kupić na jednym rachunku z internetem. Tak działa to choćby w przypadku UPC Biznes.

Notatki

Choć sam noszę ze sobą papierowy notes, gdzie mogę zapisywać wszystkie pomysły i rejestrować przebieg spotkań, to nic nie zastąpi dobrej aplikacji, gdzie moglibyśmy przelewać swoje myśli. Evernote czy Google Keep świetnie sprawdzą się jako lista rzeczy do kupienia, miejsce przechowywania hasła do Wi-Fi czy ustaleń w czasie szybkiego calla statusowego.

Synchronizują się pomiędzy urządzeniami, mogą przechowywać obrazki i działają bardzo prosto. Czego więcej wymagać od notatnika?

Koncentracja

Chyba najczęściej pomijalny, a z drugiej strony jeden z ważniejszych elementów pracy zdalnej. Jak odpowiednio ułożyć sobie dzień pracy i kolejne obowiązki, aby być maksymalnie efektywnym? Sam korzystam z techniki Pomodoro, zgodnie z którą spędzam 25 minut w pełnej koncentracji na danym zajęciu, po czym czeka mnie 5 minut rozluźnienia. Czasami sprawdzam powiadomienia, innym razem najnowsze artykuły na Spider’s Webie, a czasami słucham muzyki. Wszystko to pozwala mi powrócić do wcześniejszych obowiązków ze zdwojoną siłą.

Lubię pracować w ciszy, ale jeszcze lepiej mogę się skupić, kiedy w słuchawkach przygrywa mi jednostajny dźwięk. Szum leśnego potoku, padający deszcz lub dźwięk z kabiny pasażerskiej samolotu – wszystko to pozwala mi się uspokoić i odciąć od bodźców ze świata zewnętrznego.

W moim przypadku działa również siła nawyku. Kiedy zakładam słuchawki i włączam dobrze znany dźwięk, mój umysł przestawia się na czas, kiedy będzie musiał zmierzyć się ze skomplikowanym zadaniem.

Cały czas pracuję nad zwiększeniem swojej produktywności, ale utrzymanie koncentracji w ciągu 8 godzin non-stop jest praktycznie niemożliwe. Dlatego doceniam momenty, w których mogę zrelaksować się przy ulubionym serialu czy programie telewizyjnym. Nie da rady być wydajnym cały czas, a takie momenty uspokojenia przynoszą konieczny oddech i pozwalają na zastanowienie się nad nowymi pomysłami, które niekoniecznie muszą być związane z pracą.

Polecam przyjrzenie się usłudze Horizon Go od UPC. To telewizja internetowa dostępna dla abonentów telewizji UPC, którą oglądać możemy na każdym urządzeniu: smartfonie, laptopie czy tablecie. Działa w domu, biurze czy w podróży i oferuje 100 kanałów telewizyjnych, a do tego filmy i seriale na żądanie.

W obecnej sytuacji takie rozwiązanie ma jeszcze jedną, niebagatelną zaletę. Kiedy wszyscy domownicy przechodzą kwarantannę, możemy włączyć dzieciom ich ulubioną bajkę, abyśmy samo mogli skoncentrować się na pracy.

Jeżeli w UPC Biznes posiadamy wyłącznie internet, na brak rozrywki też nie będziemy narzekać. Możemy skorzystać pakietów dostępnych online. Na przykład HBO GO lub FILMKLUB.

Automatyzacja

Jeśli do czegoś można napisać algorytm, to w długim okresie nie ma sensu abyśmy się tym zajmowali. Najprostszy przykład dotyczy skrzynki pocztowej, którą możemy skonfigurować, aby maile z danych domen trafiały od razu do swoich folderów. Na Gmailu możemy dodatkowo skorzystać z adresów mailowych w formacie nick+alias@gmail.com. Rejestrując się z tym adresem w dowolnej usłudze będziemy mogli nie tylko zautomatyzować porządkowanie skrzynki, ale również dowiedzieć się czy serwis dzieli się bazą maili z innymi podmiotami.

W automatyzacji życia w mediach społecznościowych (szczególnie dla social media ninja) pomagać mogą zaś Buffer i Hootsuite. Obie służą do planowania postów i zarządzania komunikacją w zespole marketingowym.

Swoje trzy grosze do automatyzacji dorzuca również Zapier, czyli usługa, którą zintegrować możemy z multum innych narzędzi. Za jej pomocą możemy zdefiniować różne akcje: może chcemy, aby załączniki z Gmaila automatycznie trafiały na Dropboxa, a może wolimy, aby leady z kampanii na Facebooku trafiały do bazy Mailchimpa? Sky is the limit.

To dopiero czubek góry lodowej.

Narzędzia i usługi pomagające nam w pracy zdalnej właśnie przeżywają swój złoty wiek. Można się spodziewać, że po ustąpieniu wirusa wiele firm nauczy się, że praca zdalna nie jest złem koniecznym, a wręcz przeciwnie – podnosi efektywność pracowników. Do internetu przenieść można nawet centralę telefoniczną. Firma nie musi wynajmować biurowców, aby lokować specjalistów we wspólnej przestrzeni. Zamiast tego każdy może łączyć się z centralą w chmurze i odpowiadać na połączenie z poziomu własnego telefonu czy komputera.

Świat przechodzi właśnie eksperyment pracy zdalnej, który zapewne będzie doniosły w skutkach. Choć  ludzie są do niego przygotowani, to gorzej jest z infrastrukturą. Już teraz Komisja Europejska prosi Netfliksa o obniżenie jakości przesyłanych materiałów, aby sprostać popytowi użytkowników. Internet będzie musiał dostosować się do zwiększonego popytu na dane, dlatego ważne, aby wybrać odpowiedniego dostawcę. Więcej dowiesz się z tego artykułu.

Partnerem artykułu jest UPC Biznes.