Paragon z NIP. Wystawisz fakturę do paragonu do 450 zł, możesz wpaść w pułapkę

Od 1 stycznia fakturę można wystawić tylko do paragonu z nabitym numerem NIP. Jeśli paragon jest do 450 zł, to faktury wystawiać nie trzeba, bo taki paragon sam jest fakturą. Dla własnego dobra lepiej „nie trzeba” zamienić na „nie wolno”, bo może się nawet okazać, że VAT trzeba będzie… zapłacić dwa razy. Przepisy dotyczące paragonów z NIP-em są niejasne i na przedsiębiorców czyhają także inne pułapki.

Fot. JB/Bizblog.pl

Wejście nowych przepisów od nowego roku zaskoczyło część przedsiębiorców. Wielu osób nie widziało, że teraz sprzedawca musi wpisać ich numer NIP już na paragonie, a nie zabrakło też takich, którzy nadal faktury wystawiali na podstawie paragonów bez NIP-u.

Bizblog.pl poleca:

Niestety nadal wielu z nich nie wie, że gdy kwota na paragonie nie przekracza 450 złotych brutto, to żadnej faktury nie trzeba wystawiać. Wystarczy wpisany (na kasie!) numer NIP i mamy fakturę uproszczoną – pełnoprawny zamiennik tradycyjnej faktury.

„Faktura uproszczona jest traktowana jak zwykła faktura, która zawiera pełne dane nabywcy. Podatnik może więc w szczególności skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego, jak również zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów” – wyjaśniało Ministerstwo Finansów w komunikacie z 3 stycznia.

Szkoda, że takie rzeczy fiskus tłumaczy w 2020 roku, gdy przepisy o fakturze uproszczonej obowiązują już od 2013 roku. Ile czasu (i ton papieru) zmarnowano na wystawianie faktur w formacie A4, gdy wystarczyło nabić NIP na kasę fiskalną? Chyba da się to z grubsza oszacować, ale może innym razem.

Faktura na podstawie faktury

Tak czy inaczej, gdy ktoś wcześniej znał przepisy o fakturze uproszczonej, po prostu brał paragon z NIP-em i wrzucał do teczki z fakturami. Teraz jednak pojawia się nowy problem – faktury często wystawiane są do paragonów z NIP-em do 450 zł, czyli do faktur uproszczonych.

Faktura na podstawie faktury? To nie brzmi najlepiej, choć z żadnego komunikatu fiskusa nie wynika wprost, że wystawianie zwykłej faktury na podstawie paragonu z NIP-em do 450 złotych to wykroczenie skarbowe.

Wygląda na to, że takie dublowanie faktur jest nie tylko bez sensu, ale też może mieć dla nas mniej lub bardziej przykre konsekwencje.

Jeśli przyjmiemy, że każdy paragon z NIP jest fakturą uproszczoną, przedsiębiorcy powinni się dwa razy zastanowić, wystawiając „tradycyjną” fakturę do paragonu z NIP – może się okazać, że będzie to druga faktura do tej samej transakcji.

– zwraca uwagę w komentarzu dla Bizblog.pl Aleksandra Plichta, doradca podatkowy, manager w firmie Crido.

„Wszyscy wierzymy oczywiście, że fiskus nie wpadnie na karkołomny pomysł żądania od podatników podwójnej zapłaty podatku w takiej sytuacji, szczególnie że w przeszłości NSA dawał znać, że w takiej sytuacji nie widzi szczególnego problemu” – zaznacza ekspertka.

Okazuje się, że niektóre duże firmy na wszelki wypadek zabezpieczają się przed dublowaniem faktur i wprowadza zabezpieczenia przed wystawianiem faktur do paragonów do 450 złotych.

„Część podmiotów realizujących masowy obrót paragonowy już teraz zdecydowała się podejść przezornie do sprawy i nie zezwala na wystawianie faktur do paragonów z NIP nieprzekraczających 450 zł brutto – wiedzą o tym kasjerzy, odpowiednio zaprogramowane zostały fakturomaty. Być może takie wzorce niedługo będą musieli zastosować w praktyce również inni sprzedawcy” – mówi Aleksandra Plichta.

Fiskus milczy, problem narasta

Nie wierzycie, że fiskus dwukrotnie naliczy wam podatek od tej samej transakcji? Aleksandra Plichta ostrzega, że „na horyzoncie widnieje jeszcze jedna pułapka na podatników”. Chodzi o raportowanie finansów firm w postaci plików JPK_VAT, a od lipca w nowszej formie JPK_VDEK, która zastąpi też deklaracje VAT.

Jeśli fikus nie zajmie jasnego, praktycznego stanowiska co do faktur uproszczonych, dyskusja tylko się spotęguje, gdy z paragonów z NIP podatek naliczony zaczną odliczać kupujący

– zwraca uwagę ekspertka podatkowa Crido.

Aleksandra Plichta wymienia tu tyle wątpliwości, że przedstawię je w punktach:

  • Czy organy uznają taki paragon z NIP, czy nie zakwestionują odliczenia z faktury wystawionej do paragonu?
  • Jak dokumentację tak drobnego zakupu pokazać w JPK_VAT?
  • Czy paragony z NIP wyłączać z raportów dobowych i pokazywać jako zwykłą sprzedaż udokumentowaną od razu fakturą?
  • Co stanie się w kwietniu, gdy JPK_VDEK będą musiały być oznaczane pod kątem „wystawienia faktury do paragonu” – faktura do paragonu z NIP też będzie w ten sposób oznaczana?

Aktualnie trwa zamieszanie, a prawdopodobnie wielu sprzedawców nie wie nawet, że dodając NIP do paragonu, być może wystawiają faktury, a fiskus o tę praktykę może dokładniej pytać i poprzez JPK_VDEK łatwo ją sprawdzać

– tłumaczy doradca podatkowy Crido.

Duplikat tylko zwykłej faktury

Jak pisałem w poprzednim tekście, z fakturami na podstawie paragonu z NIP-em wiąże się jeszcze inny rodzaj ryzyka.

Gdy faktura jest wystawiana na podstawie paragonu, to oryginał paragonu powinien być podpięty do faktury, która pozostaje u sprzedawcy. Może więc zdarzyć się, że przedsiębiorca, który wystał na zakupy nieuważnego pracownika, nie będzie wiedział, że faktura została bezpodstawnie wystawiona na podstawie paragonu bez NIP-u. Jedyny dowód – czyli oryginał paragonu – będzie bowiem znajdował się u sprzedawcy. Najgorzej, gdy dowie się tego od samej skarbówki.

Kłopoty nie wynikają jednak tylko z niewiedzy przedsiębiorców. Problemy interpretacyjne sprawiają też same przepisy. Przepisy podatkowe przewidują bowiem wystawianie korekt i duplikatów faktur, ale w przypadku paragonów jest to zakazane. Co zrobić w sytuacji, gdy paragon sam jest fakturą?

Ministerstwo Finansów tłumaczy, że paragon z NIP-em można skorygować notą korygującą, jeśli sprzedawca zrobił drobny błąd, wpisując na kasie fiskalnej nasz NIP.

Gorzej z duplikatem faktury uproszczonej. Polskie prawo podatkowe w ogóle nie przewiduje tworzenia duplikatów paragonów. Co gorsza, Ministerstwo Finansów nie odpowiedziało na moje pytanie o tę kwestię, ograniczając się do stwierdzenia, że „do faktury uproszczonej nie można wystawić faktury zwykłej z dopiskiem duplikat”.

Na koniec dorzucę jeszcze jeden problem z uproszczonymi fakturami. Jak wiadomo, druk termiczny na paragonach jest bardzo nietrwały. Przepisy nie wymagają od podatnika skanowania czy kserowania takich dokumentów, ale co zrobi fiskus, gdy podczas kontroli natrafi na taki wyblakły, nieczytelny wydruk kasowy?

A może po prostu zwykłą fakturę?

Mało kto wie, ale „faktura na podstawie paragonu” to tak naprawdę tolerowane przez fiskusa odstępstwo od standardowego sposobu rejestrowania transakcji między przedsiębiorcami. Co do zasady na kasę fiskalną nabijamy zakupy dokonywane przez osoby fizyczne, a gdy kupuje firma – potwierdzeniem jest faktura.

Wniosek? Można od razu prosić o wystawienie tradycyjnej faktury bez nabijania czegokolwiek na kasę fiskalną i żaden z powyższych problemów nas nie dotyczy.