Wybierz mądrze. Praca zdalna na kiepskim sprzęcie to istna katorga

Ostatnie wydarzenia przyspieszyły przejście polskich firm do cyfrowego świata. Część z nich właśnie teraz organizuje pracownikom narzędzia umożliwiające pracę zdalną. Sukces lub porażka na rynku w tym momencie coraz bardziej zależeć od rozwiązań, na które zdecydują się przedsiębiorcy. Przyjrzyjmy się, co w tym temacie do zaproponowania ma Microsoft.

Migracja danych do chmury obliczeniowej, praca z domu, telekonferencje ze współpracownikami rozsianymi po całym globie – to wszystko już znamy. Światowa sytuacja zdrowotna, która zamknęła nas w mieszkaniach, nie tyle zmienia sposób funkcjonowania przedsiębiorstw, co znacznie przyspiesza pewne procesy.

Obecnie przenoszenie pracy do sieci staje się już nie tyle innowacją, co koniecznością. A to oznacza, że wybór oprogramowania, który zapewni szybką i bezpieczną komunikację między pracownikami staje się na wagę złota. Czymś równie ważnym jak zatrudnienie kompetentnych i efektywnych osób i stworzenie odpowiedniej kultury organizacyjnej.

Świetne oprogramowanie to jedna część medalu – efektywność pracy zdalnej zależy również w dużej mierze od wszechstronności i funkcjonalności sprzętu, na którym pracujemy spoza biura. Microsoft od kilku lat oferuje urządzenia pod marką Surface, które w wersji biznesowej idealnie sprawdzają się właśnie w takim trybie pracy.

Z Surface w trasę

Najnowsza odsłona Surface 7 Pro ma zaledwie 12,3 cala i waży 770 gramów. Można go wykorzystywać w formie tabletu, podpiąć wymienną klawiaturę Surface Type Cover albo obniżyć podstawkę i rysować po ekranie cyfrowym piórem Surface Pen. Z daleka od gniazdka realnie jest w stanie pracować w granicach osiem godzin. Surface posiada również funkcję dyktowania tekstu za pomocą rozpoznawania mowy.

To wszystko sprawia, że komputer od Microsoftu dobrze odnajduje się w zasadzie w każdych warunkach. Zmieścimy się z nim między fotelami ustawimy go na niewielkim stoliku obok kanapy, z łatwością obsłużymy go też „w biegu”, stawiając na stole kuchennym i w międzyczasie parząc kawę. Z drugiej strony mając wiele miejsca i przestrzeni, praca na nim nie będzie wywoływać poczucia dyskomfortu.

To wszystko z pewnością sensowne argumenty, szczególnie w sytuacji, w której ze swoim stanowiskiem pracy chcemy przenosić się kilka razy dziennie z miejsca na miejsce. Ale nie to jest najistotniejsze.

Praca zdalna

Urządzenia z linii Surface współpracują z jedną z kluczowych usług dla pracowników zdalnych – Microsoft Teams. Tysiące polskich pracowników właśnie się o tym przekonuje, bo kierownictwo nakazało im zostać w domach, co sprawiło, że główną formą porozumiewania się stały się właśnie popularne „teamsy”. W zaledwie tydzień liczba użytkowników platformy skoczyła globalnie o 12 mln.

Skąd ta nagła popularność? Mówiąc najprościej, bo teamsy pozwalają zapomnieć o dzielącej nas odległości. Z jednej strony pozwalają pisać do współpracowników na grupach, tworzyć wieloosobowe wideokonferencje, z drugiej – umożliwiają pracę nad tekstami w czasie rzeczywistym w większym gronie osób.

Odpowiadając na zwiększone zapotrzebowanie, Microsoft zniósł tymczasowo opłaty za korzystanie z rozszerzonej funkcjonalności teamsów (wersja podstawowa była i jest za darmo) i wprowadza szereg udogodnień. Możemy wśród nich znaleźć aktywne wyciszanie szumów i rozpoznawanie gestu podniesienia ręki, który jest sygnałem, że jeden z rozmówców chce zabrać głos. Pomocny może się okazać także tryb offline, który pozwala na wysyłanie i odczytywanie wiadomości nawet po zerwaniu połączenia z serwerem.

Microsoft 365

Surface został zaprojektowany z myślą o pracy z ekosystemem narzędzi od Microsoft. Oznacza to, że z miejsca jest gotowy do korzystania z pakietu narzędzi biurowych (jak Word, Excel i PowerPoint). Przede wszystkim jednak, pozwala na skuteczniejsze koordynowanie pracy zespołowej.

A to niezbędny warunek utrzymania płynności i efektywności realizacji zadań, gdy pracownicy rozsiani są w różnych częściach miasta lub kraju.

Bezpieczeństwo w sieci

Przenoszenie pracy do internetu, a danych w chmurę, niesie ze sobą ogromne ryzyko wycieku poufnych informacji. Jak radzi sobie z tym Surface? Wszystkie urządzenia są wyposażone w moduł Trusted Platform Module (TPM), który umożliwia szybkie i łatwe szyfrowanie danych. Co więcej, wszystkie komputery z linii biznesowej posiadają Windows 10 Pro.

Surface został zaprojektowany z myślą o maksymalizacji bezpieczeństwa. Jest wyposażony w przednią kamerę, dzięki czemu użytkownik swobodnie może korzystać z funkcji Windows Hello, która służy do biometrycznej identyfikacji użytkownika.

Brzmi to wszystko bardzo groźnie, w praktyce sprowadza się do skierowania wzroku na ekran. Odblokowanie laptopa nie wymaga dzięki temu najmniejszego wysiłku, a już szczególnie przypominania sobie długich i skomplikowanych haseł.

Administratorzy IT mogą też wyłączać poszczególne elementy sprzętu na poziomie oprogramowania układowego. Mowa tu na przykład o mikrofonach, portach USB, gniazdach kart SD, kamerze i Bluetoothie. Dział IT może też uzyskać zdalny dostęp do urządzenia za pomocą usługi Microsoft Intune. Co więcej, każde z urządzeń Surface posiada Microsoft Surface Data Eraser. Narzędzie to umożliwia skuteczne oczyszczenie zawartości wbudowanego dysku twardego z prywatnych danych np. podczas sprzedaży, bądź kradzieży sprzętu.

Korzyści ze stosowania Microsoft 365

Z badań firmy Forrester Consulting wynika, że korzystanie z Microsoft Surface wraz z Microsoft 365 zwiększa wydajność pracowników. Mówiąc obrazowo –  to tak jakby przeciętny użytkownik tych rozwiązań pracował tygodniowo o pięć godzin krócej. W przypadku osób, które nie mają stałego stanowiska pracy i działają w ciągłym ruchu, korzyści mają zwiększać się nawet do 9 godzin w tygodniu. Zwrot z inwestycji (ROI) wyniósł 112 proc. – zawyrokował Forrester Consulting.

Tak naprawdę przekonywanie za pomocą liczb nie jest już chyba przesadnie potrzebne. Jeżeli część przedsiębiorców nie uświadamiała sobie nawet do tej pory konieczności przenoszenia procesów w świat cyfrowy, pomogła im w tym aktualna sytuacja. Pytanie brzmi nie „czy?”, ale „jak szybko?” i „za pomocą jakich rozwiązań?”.

* Tekst powstał we współpracy z Microsoft Polska